В 2026 году порядок оформления и заполнения трудовой книжки остаётся важным элементом трудовых отношений. Правильное оформление документа помогает избежать ошибок при приёме на работу, переводе, совместительстве и увольнении. Ниже – подробный алгоритм действий, основанный на рекомендациях Роструд, КонсультантПлюс и новых нормативных актов.
Когда вносить запись о приёме на работу
- Запись в книжку делается, если сотрудник проработал более 5 дней.
- Если трудовой договор расторгается в течение первых 5 дней, запись в книжку не вносится, но документ о расторжении всё равно оформляется.
- Записи о приёме, переводе, увольнении могут вноситься в хронологическом порядке или блоками сразу после увольнения из предыдущей организации.
Запись о приёме в 2026 году оформляеться в течение 5 рабочих дней после издания приказа о приёме.
Какие документы требуются для заполнения
Для корректного оформления в книжку необходимо собрать следующие документы:
- Паспорт работника.
- СНИЛС.
- Трудовая книжка (бумажная или электронная).
- Справка с места предыдущего места работы (если есть).
- Приказ или распоряжение о приёме на работу.
- Для электронной трудовой книжки – СТД‑Р или СТД‑СФР (подтверждение перехода на электронный формат).
Эти документы позволяют подтвердить законность начала трудовых отношений и правильно оформить соответствующую запись.
Как оформлять запись в книжке
Общие требования к оформлению
- Запись должна быть выполнена чётким шрифтом (обычно – печатный Times New Roman, 12 пт).
- Все сведения указываются в строгом хронологическом порядке.
- При оформлении блоков (приём + увольнение) указывается дата увольнения и ссылка на соответствующий приказ.
Пример записи о приёме
Запись о приёме на работу Дата приёма: Должность: Менеджер по продажам Подразделение: Отдел продаж Трудовой договор № 123 от
В новых бланках (2026 год) увеличено количество страниц в разделе «Сведения о работе», но содержание остаётся прежним.
Особенности заполнения для разных случаев
Совместительство
При совместительстве в книжку вносятся записи о приёме и об увольнении одновременно, после подписания приказа о переходе на новую должность.
Перевод
Перевод оформляется отдельным пунктом, где указываются:
- Дата перевода.
- Новое подразделение.
- Новая должность.
- Приказ о переводе.
Увольнение
Запись об увольнении делается после получения приказа об увольнении и указывает:
- Дата увольнения.
- Причину увольнения (по желанию работника, по сокращению и т.д.).
- Номер и дату приказа.
Электронная vs бумажная трудовая книжка
С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка. Приём на работу оформляется так же, но вместо бумажного документа вносятся данные в электронную систему (ФНС, ПФР). При этом:
- Для подтверждения перехода на электронный формат работник предоставляет СТД‑Р или СТД‑СФР.
- Бумажная книжка может потребоваться только в качестве дубликата или в случаях, когда работодатель требует её наличие.
Часто задаваемые вопросы
- Как убедиться, что у кандидата действительно электронная трудовая книжка? – При приёме кандидат предъявляет паспорт, СНИЛС и электронный документ (СТД‑Р/СТД‑СФР).
- Можно ли вносить записи в книжку после истечения 5‑дневного срока? – Да, но лучше соблюдать установленный срок, чтобы избежать вопросов у инспектората.
- Что делать, если запись была допущена ошибочно? – Ошибку можно исправить, оставив в книжке отметку о корректировке и приложив подтверждающий документ (приказ об исправлении).
Правильное принятие и заполнение трудовых книжек – это обязательный процесс, который регулируется ТК РФ и нормативными актами Министерства труда. Соблюдая указанные выше правила, вы:
- гарантируете законность оформления трудовых отношений;
- упрощаете работу с кадровыми инспекциями;
- снижаете риск ошибок при переводе, совместительстве и увольнении.
Для более удобного оформления рекомендуется использовать готовые образцы записей из раздела «Примеры заполнения трудовых книжек 2026» (см. приложение в конце статьи).
Приложение: Образцы записей
Пример 1. Приём на работу (бумажная книжка)
Запись о приёме на работу Дата приёма: Должность: Бухгалтер Подразделение: Финансовый отдел Трудовой договор № 45 от
Пример 2. Перевод
Запись о переводе Дата перевода: Новое подразделение: Отдел маркетинга Новая должность: Специалист по рекламе Приказ № 78 от
Пример 3. Увольнение
Запись об увольнении Дата увольнения: Причина: Сокращение штата Приказ № 102 от
Эти образцы можно использовать как шаблон для оформления всех необходимых записей.