Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих стаж работы, квалификацию и право на социальные выплаты. Ошибки при её заполнении могут привести к задержкам в выплатах, проблемам при трудоустройстве и даже к юридическим конфликтам. В этой статье мы подробно разберём, как оформить трудовую книжку в соответствии с действующим законодательством, какие существуют образцы (старый и новый), как правильно вносить записи и как оформить дубликат в случае утери.

Содержание статьи

1. Правовая база и актуальные нормативные акты
2. Типы трудовых книжек: старый и новый образцы
3. Оформление первой трудовой книжки
4. Пошаговая инструкция по внесению записей
5. Образцы типовых записей (приём, увольнение, перевод, награждение)
6. Оформление дубликата и копии трудовой книжки
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая база и актуальные нормативные акты

Основные документы, регламентирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек:

• Постановление Правительства РФ от № 735 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России от № 588н – перечень изменяющих документов к Положению о трудовых книжках.
• Пункт 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждённый Приказом Минтруда РФ от № 313н).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, опубликованная на портале КонсультантПлюс.

Эти документы определяют, какие сведения обязаны быть внесены, в какой форме и в какие сроки.

Типы трудовых книжек: старый и новый образцы

С 2018 года в России вводятся новые бланки трудовых книжек, однако заменять старые книжки на новые не обязательно. Если сотрудник пришёл на работу с книжкой старого образца, работодатель продолжает вести её в обычном порядке.

При оформлении дубликата можно использовать как чистый бланк старого, так и нового образца – главное, чтобы он соответствовал требованиям Положения.

Оформление первой трудовой книжки

Если сотрудник получает трудовую книжку впервые, работодатель обязан оформить её в присутствии работника не позднее 5 рабочих дней с момента начала работы.

Необходимые документы

• Заявление работника о выдаче трудовой книжки (по образцу, размещённому на сайте Социального фонда России (СФР)).
• Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
• Трудовой договор.

Порядок действий

1. Заполнить ьный лист: ФИО, дата рождения, пол, гражданство, место рождения, дата выдачи, номер книги.
2. Внести запись о приёме на работу (см. образец ниже).
3. Поставить подпись работодателя, расшифровку должности и печать организации.
4. Работник подписывает запись и ставит печать (если требуется).

Пошаговая инструкция по внесению записей

Запись о приёме на работу

Дата Наименование организации Должность Ставка Основание
 ООО «Ромашка» Инженер 1,5 Трудовой договор № 12/2026 от 

После записи ставится подпись руководителя, расшифровка должности и печать.

Запись о переводе (внутреннем перемещении)

Дата Наименование организации Должность Ставка Основание
 ООО «Ромашка» (отдел продаж) Менеджер 1,0 Приказ № 45/2026 от 

Запись о приостановке работы (отпуск без сохранения заработной платы)

Дата Наименование организации Должность Ставка Основание
 ООО «Ромашка» Инженер 1,5 Приказ № 78/2026 от 

Запись об увольнении

Дата Наименование организации Должность Ставка Основание
 ООО «Ромашка» Инженер 1,5 Приказ № 102/2027 от 

Запись о награждении

Дата Наименование организации Награда Основание
 ООО «Ромашка» Грамота Министерства труда Приказ № 150/2028 от 

Все записи делаются чернильной ручкой, печатными буквами, без исправлений. Если ошибка произошла, запись считается недействительной и вносится новая запись с пометкой «ошибочно» и указанием причины.

Образцы типовых записей (2026 год)

Приём на работу (по срочному трудовому договору)

Скачайте готовый образец записи от экспертов «Актион Кадры и HR».

Увольнение по собственному желанию

Дата Наименование организации Должность Ставка Основание
 ОАО «ТехноПлюс» Специалист 1,0 Заявление работника от 

Перевод в другую организацию (перемещение по приказу)

Дата Наименование организации Должность Ставка Основание
 ОАО «ТехноПлюс» → ОАО «ЭкоСервис» Оператор 1,0 Приказ № 33/2026 от 

Награждение за трудовые заслуги

Дата Наименование организации Награда Основание
 ОАО «ТехноПлюс» Медаль «За трудовую доблесть» Приказ № 77/2026 от 

Оформление дубликата и копии трудовой книжки

Дубликат (в случае утери, порчи или уничтожения)

1. Работник подаёт письменное заявление о выдаче дубликата.
2. Работодатель оформляет чистый бланк (старого или нового образца) в присутствии работника.
3. Заполняются все записи, которые были в утерянной книжке (по справкам из отдела кадров, копиям приказов).
4. На дубликате ставится отметка «Дубликат» в правом нижнем углу первой страницы.
5. Подписывается и печатается как обычная книжка.

Копия трудовой книжки (для банков, миграционных служб и т.п.)

Для заверения копии необходимо:

• Сделать чистовую копию всех страниц оригинала.
• На первой странице копии написать «Верно», указать ФИО, должность лица, заверяющего копию, подпись, расшифровку и дату.
• Поставить печать организации.

Образец заверения копии (2026 год):

Верно
ФИО: Иванов Иван Иванович
Должность: главный бухгалтер
Подпись: ____________
Печать: ____________

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли платить за новый бланк, если книжка испорчена по вине работодателя?

Нет. Работодатель обязан за свой счёт заменить испорченный документ (см. пункт 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Можно ли использовать электронную трудовую книжку вместо бумажной?

Да, с 2024 года в России действует система Электронной трудовой книжки (ЭТК). Оформление происходит через портал Госуслуги и требует согласия работника.

Как оформить запись о работе по совместительству?

В разделе «Сведения о работе» указывается отдельная запись с указанием:

• Дата начала и окончания совместительства;
• Наименование организации‑работодателя;
• Должность и ставка;
• Основание (договор подряда, соглашение о совместительстве).

Что делать, если в книжке допущена ошибка?

Запись считается недействительной. Нужно сделать новую запись с пометкой «ошибочно» и указать причину исправления. При этом оригинальная запись не стирается, а перечёркивается одной линией.

Правильное оформление трудовой книжки – это вопрос точного соблюдения нормативных требований и внимательности к деталям. Следуйте приведённым инструкциям, используйте образцы записей, проверяйте каждую запись на наличие подписи, печати и даты. При возникновении вопросов обращайтесь к юристу по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.

Если вам нужен готовый образец заполнения трудовой книжки в формате .docx или .pdf, скачайте его по этой ссылке.