Дата подготовки статьи:

Правовые основы

Заполнение трудовой книжки регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (статьи 66‑66․1‚ 67‑68);
• Приказом Минтруда России № 225н от  г․ «Об утверждении формы трудовой книжки‚ вкладышей к ней и дубликатов»;
• Инструкцией по ведению трудовых книжек (пункты 69‑70‚ 22‚ 23);
• Постановлением Правительства РФ № 1112 от  г․ о переходе на электронную трудовую книжку․

Все записи в бумажной трудовой книжке обязаны вноситься вручную уполномоченным лицом (начальником отдела кадров‚ бухгалтером и т․п․) в присутствии работника и под подпись обеих сторон․

Подготовка бланка и учет движения бланков

Перед началом работы необходимо:

1. Получить чистый бланк трудовой книжки утверждённого образца 2014 года․
2. Внести сведения о серии и номере бланка в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей․
3. Записать дату получения бланка‚ а также данные владельца (наименование организации‚ ИНН‚ ОКПО)․
4. Убедиться‚ что на ьном листе имеются печать организации и подпись ответственного лица․

Заполнение ьного листа (первая страница)

ьный лист заполняется один раз – в момент выдачи книжки работнику․

• Фамилия‚ имя‚ отчество работника;
• Дата рождения (число‚ месяц‚ год);
• Серия и номер трудовой книжки;
• Дата заполнения ьного листа (не позднее 7 дней со дня приёма на работу);
• Подпись работника (подтверждает правильность внесённых данных);
• Подпись и печать уполномоченного лица организации․

Запись о приёме на работу

Эта запись делается в раздел «Запись о приёме на работу» (страницы 2‑3)․ Обязательно указываются:

1. Дата приёма на работу (дд․мм․гггг);
2. Наименование организации‑работодателя‚ её ИНН и ОКПО;
3. Должность‚ профессия‚ разряд (при наличии) – в соответствии с классификатором профессий;
4. Основание приёма (трудовой договор‚ приказ‚ решение суда и т․д․);
5. Ставка‚ тарифный разряд‚ график работы (если они фиксированы в договоре);
6. Подпись и печать лица‚ вносящего запись․

Записи о переводе‚ повышении квалификации и стажировке

Для каждой из этих операций создаётся отдельная запись․

5․1 Перевод на другую должность или в другое подразделение

• Дата перевода;
• Новая должность/профессия‚ разряд;
• Основание (приказ‚ распоряжение);
• Подпись и печать․

5․2 Повышение квалификации‚ переподготовка‚ стажировка

• Дата начала и окончания обучения;
• Наименование учебного заведения‚ курс‚ вид квалификации;
• Документ‚ подтверждающий завершение (сертификат‚ диплом);
• Подпись ответственного лица․

Запись о прекращении трудового договора (увольнении)

Эта запись оформляется в разделе «Запись об увольнении» (страницы 4‑5)․ Необходимо указать:

1. Дата увольнения;
2. Основание прекращения (по взаимному согласию‚ по инициативе работодателя‚ по инициативе работника‚ по истечении срока договора и т․д․);
3. Вид увольнения (по собственному желанию‚ по сокращению‚ по ликвидации организации и др․);
4. Ссылка на приказ об увольнении (номер‚ дата);
5. Подпись и печать лица‚ вносящего запись․

Оформление дубликата трудовой книжки

Дубликат выдаётся в случаях утраты‚ порчи или невозможности использования оригинала․

1. На ьном листе в правом верхнем углу ставится отметка «Дубликат» (штамп или надпись)․
2. Заполняются все сведения о работнике «на основании действующих документов» (паспорт‚ СНИЛС‚ ИНН)․
3. Все записи‚ которые были в оригинале‚ переносятся в дубликат в том же порядке․
4. Подписывается и печатается как обычная трудовая книжка․

Оформление вкладыша (дополнительной части)

Если в основной книжке закончились страницы‚ выдается вкладыш того же образца․

• Вкладыш пронумеровывается и проставляется отметка о его присоединении к основной книжке․
• Если в основной книжке уже стоит запись «Книга закрыта»‚ вести её дальше нельзя – в этом случае выдается новая трудовая книжка (или дубликат) и делается запись о закрытии старой․

Переход на электронную трудовую книжку

С 1 января 2021 года работники‚ принятые в штат до этой даты‚ могут отказаться от бумажного варианта и перейти на электронный․

1. В бумажной трудовой делается отметка: «Перевод в электронную форму» со ссылкой на статью 66․1 ТК РФ․
2. В системе «Электронная трудовая книжка» создаётся электронный профиль работника․
3. Работнику предоставляется доступ к личному кабинету‚ где он может просматривать и скачивать записи․
4. Все последующие записи вносятся в электронный реестр автоматически‚ но бумажный вкладыш сохраняется в архиве организации․

Исправление и дополнение записей

Ошибки допускаются‚ но их исправление должно соответствовать пункту 22 Инструкции:

• Если ошибка допущена до подписи работника‚ запись может быть исправлена чисто (зачёркивание‚ подпись и печать ответственного)․
• Если запись уже подписана‚ вносятся дополнительные строки с указанием причины исправления‚ ссылки на оригинальный документ и подпись ответственного․
• Запрещается вносить сведения «со слов работника» без подтверждающих документов․

Хранение и учёт трудовых книжек

Организация обязана вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей:

1. Регистрация получения нового бланка (серия‚ номер‚ дата)․
2. Запись выдачи книжки работнику (ФИО‚ дата выдачи‚ подпись работника)․
3. Регистрация возврата (при увольнении‚ переводе в электронный вариант)․
4. Учёт дубликатов и вкладышей․

Выдача трудовой книжки работнику

После заполнения ьного листа и первой записи работнику выдаётся книжка․ На выдаче необходимо:

• Попросить работника подписать ьный лист (подтверждая правильность данных);
• Выдать копию первой записи (приём на работу) в виде справки‚ если это требуется;
• Объяснить порядок обращения с книжкой (не передавать третьим лицам‚ хранить в безопасном месте)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

13․1 Можно ли использовать черные чернила вместо синего?

Трудовая книжка заполняется черными или синими чернилами‚ но предпочтительно – синие‚ так как они лучше различимы на копиях․

13․2 Что делать‚ если в книжке закончились страницы‚ а запись о закрытии ещё не стоит?

Выдайте вкладыш и продолжайте вести запись в нём․ Запись о закрытии ставится только после полного износа последней страницы․

13․3 Можно ли подписать электронную трудовую книжку от имени работника?

Нет․ Электронная запись формируется автоматически системой‚ а работник подтверждает её своей ЭЦП (электронной подписью) в личном кабинете․

Правильное заполнение трудовой книжки – важный элемент кадрового учёта‚ от которого зависит начисление пенсии‚ расчёт отпускных и подтверждение трудового стажа․ Соблюдая законодательные требования‚ фиксируя все изменения в установленном порядке и учитывая особенности дубликатов‚ вкладышей и перехода на электронный вариант‚ работодатель обеспечивает законность трудовых отношений и защищает интересы как себя‚ так и своих сотрудников․

Источник: Приказ Минтруда РФ № 225н‚ Трудовой кодекс РФ‚ Инструкция по ведению трудовых книжек‚ материалы Системы «Кадры»‚ актуальные на ․