Копия трудовой книжки — это официальный документ, который часто требуется при трудоустройстве, оформлении кредитов, получении различных льгот и в других жизненных ситуациях. Однако, чтобы копия имела юридическую силу, она должна быть правильно оформлена и заверена. В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать и заверить копию трудовой книжки в 2026 году, предоставим образцы оформления и укажем на типичные ошибки.

Почему важно правильно оформить копию трудовой книжки?

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина. Копия этого документа может понадобиться:

• при устройстве на новую работу;
• для оформления пенсии;
• при получении кредита или ипотеки;
• для участия в государственных программах;
• в судебных разбирательствах.

Если копия оформлена с нарушениями, она может быть признана недействительной, что приведет к задержкам или отказу в предоставлении услуг.

Основные правила заверения копии трудовой книжки в 2026 году

Согласно действующим нормативным актам и ГОСТу, при заверении копии трудовой книжки необходимо соблюдать следующие требования:

Что должно быть указано на заверенной копии

На каждой странице копии (или на последнем листе, если документ прошит) должна быть проставлена отметка:

• Верно или Копия верна;
• Должность лица, заверившего копию;
• Фамилия, имя, отчество (полностью) лица, поставившего подпись;
• Дата заверения;
• Название организации, где хранится оригинал трудовой книжки (если копия предоставляется не по месту работы);
• Если копия прошита — количество пронумерованных и прошитых листов.

Порядок оформления копии

Процесс создания и заверения копии трудовой книжки включает несколько этапов:

1. Снятие копий: Сканируйте или фотографируйте все страницы трудовой книжки, включая ьный лист, все записи о приеме, переводах, увольнениях и другие отметки.
2. Печать копий: Распечатайте все копии на листах формата А4. Убедитесь, что текст читаем и не обрезан по краям.
3. Прошивание (при необходимости): Если копия предоставляется в прошитом виде (например, для госорганов), прошейте все листы ниткой или степлером, пронумеруйте страницы.
4. Заполнение заверяющей надписи: На каждой странице или на последнем листе прошитой копии напишите от руки или напечатайте:

Копия верна

Всего прошито, пронумеровано и заверено 15 листов

Оригинал хранится в ООО "Ромашка", г. Москва, ул. Ленина, 10

Должность: Специалист по кадрам

Иванов Иван Иванович

Подпись: ________________
Подпись и печать: Лицо, заверившее копию, ставит свою подпись и, при наличии, печать организации.

Где должна храниться оригинальная трудовая книжка?

Оригинал трудовой книжки хранится:

• у работодателя (в отделе кадров или бухгалтерии);
• в архиве организации;
• в государственном архиве (если организация ликвидирована).

В заверенной копии обязательно указывается, где хранится оригинал.

Образец оформления копии трудовой книжки

Ниже представлен образец правильно оформленной копии трудовой книжки. Вы можете использовать его как шаблон при создании своей копии.

Примечание: Если копия не прошита, то отметка "Верно" или "Копия верна" ставится на каждой странице внизу.

Типичные ошибки при заверении копии трудовой книжки

Часто встречаются следующие нарушения, которые делают копию недействительной:

• Отсутствие заверяющей надписи — копия без отметки "Верно" не имеет силы;
• Неполная информация, не указано количество листов, должность или Ф.И.О. заверяющего;
• Ошибки в дате или подписи — если допущена ошибка, лист нужно переделать;
• Отсутствие указания места хранения оригинала, без этой информации копия может быть признана неполной;
• Нечитаемые копии, если текст размыт или обрезан, копию придется переделывать;
• Использование неправильной формулировки — например, "Сверено с оригиналом" вместо "Верно".

Часто задаваемые вопросы

Можно ли заверить копию трудовой книжки у нотариуса?

Да, вы можете заверить копию у нотариуса. В этом случае нотариус ставит свою подпись, печать и указывает, что копия верна. Однако, это платная услуга, и обычно достаточно заверения работодателем.

Нужно ли заверять каждую страницу копии?

Если копия предоставляется в прошитом виде, то отметка "Верно" ставится на последнем листе с указанием количества прошитых листов. Если копия не прошита, то отметку нужно поставить на каждой странице.

Можно ли сделать копию трудовой книжки самому и заверить ее?

Нет, заверить копию может только уполномоченное лицо организации, где хранится оригинал трудовой книжки (например, сотрудник отдела кадров). Самостоятельное заверение не имеет юридической силы.

Что делать, если организация, где хранится трудовая книжка, ликвидирована?

В этом случае копию трудовой книжки можно получить в государственном архиве, где хранится архив ликвидированной организации. Заверение производится архивариусом с указанием архива.

Правильное оформление копии трудовой книжки, это залог того, что ваши трудовые права будут защищены, а документы будут приняты всеми инстанциями. Следуйте приведенным правилам, используйте образцы и избегайте типичных ошибок. Помните, что копия должна быть заверена уполномоченным лицом, а оригинал храниться в надлежащем месте.

Если у вас остались вопросы по оформлению копии трудовой книжки, обратитесь в отдел кадров по месту вашей работы или к специалистам по трудовому праву.