Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж гражданина. Однако бывают ситуации, когда работнику требуется заверенная копия этого документа: при утере оригинала, при предоставлении в другие организации, для личного архива и т.д. Оформление такой копии регламентировано строгими правилами; Несоблюдение этих правил лишает документ юридической силы.

В данной статье подробно разберем, как правильно оформить запись на копии трудовой книжки, какие обязательные элементы должны быть, как ее заверить и какие ошибки допускают чаще всего.

Правовая основа: на что ориентироваться

Основными документами, регулирующими порядок, являются:

• Трудовой кодекс РФ (Статья 62), обязывает работодателя по письменному заявлению работника выдать ему трудовую книжку или ее заверенную копию в течение 3 рабочих дней.
• Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает правила ведения и хранения трудовых книжек. Именно в нем подробно описан порядок оформления копий.

Пошаговая инструкция: как сделать и заверить копию

Копирование документа

Копируется вся заполненная часть трудовой книжки: от ьного листа до последней страницы, на которой есть записи о трудовой деятельности. Важно:

• Все листы должны быть пронумерованы (как в оригинале, так и в копии).
• Копия должна быть полной и точной, без пропусков, помарок и искажений текста.

Способ заверения: два варианта

По закону существует два равнозначных способа заверить копию:

Вариант А: Прошивка с отметкой на корешке

• Скопированные листы прошиваются в единый блок.
• На корешке прошивки ставится заверительная надпись и подпись уполномоченного лица (обычно руководителя или секретаря).
• Обязательно оттискается печать организации.

Вариант Б: Заверение на каждой странице (без прошивки)

• Если копия не прошивается, то на каждой странице внизу (обычно справа) делается одинаковая заверительная запись.
• Запись должна содержать: «Копия верна», должность, личную подпись, расшифровку подписи (ФИО) и печать организации.
• Печать должна быть четкой, не закрашивать текст и содержать полное наименование организации.

Обязательная запись после последней записи

На первой пустой строке после последней записи о трудовой деятельности (на последнем листе или на отдельном листе, если места нет) обязательно делается запись:

Работает по настоящее время.

Эта фраза подтверждает, что на момент выдачи копии трудовые отношения с работником не прекращены. Если отношения прекращены (есть запись об увольнении), эта фраза не ставится.

Заверение для внешних пользователей

Если копия предоставляется не самому работнику, а в инстанцию (например, в ПФР, банк, новому работодателю), на ней (обычно на последнем листе) указывается:

• Наименование организации, где хранится оригинал.
• Номер дела (или номера страниц), из которого изготовлена копия.
• Год, к которому относится дело.

Образец заверительной записи (на каждой странице)

Текст должен быть единообразным на всех листах:

 _________________________ (подпись)
 (должность)
 _________________________ (ФИО)
 М.П.
 

Примечание: М.П., место для печати.

Типичные ошибки, которые делают копию недействительной

1. Неправильное расположение печати. Печать накладывается так, чтобы ее оттиск не закрашивал текст записей. Частая ошибка — печать ставится поверх важных данных (должность, даты, основания увольнения).
2. Неразборчивая печать или ее отсутствие. Печать должна быть четкой, с полным наименованием организации. Старые, стертые или «смазанные» печати недопустимы.
3. Отсутствие должности и ФИО подписывающего. Подпись без расшифровки (ФИО) и указания должности имеет низкую доказательственную ценность.
4. Заверение только подписью без печати. Требуется и то, и другое.
5. Оформление копии «как попало». Например, копия сброшюрована в скрепку, без прошивки и без заверительных надписей на страницах.
6. Неполная копия. Пропуск ьного листа или промежуточных страниц.
7. Отсутствие записи «Работает по настоящее время» (если это актуально).

Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 2021 года ведение ЭТК стало обязательным для большинства работодателей. Если у работника электронная трудовая книжка, то по его запросу работодатель обязан выдать:

• Выписку из электронной трудовой книжки по форме СТД-Р (унифицированная форма).

Эта выписка, как и бумажная копия, должна быть заверена усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя. Прошивка и рукописные надписи в этом случае не требуются.

Как получить копию: образец заявления

Для получения заверенной копии необходимо написать письменное заявление. Его можно составить в свободной форме, но лучше указать:

• ФИО и паспортные данные заявителя (работника).
• Номер трудовой книжки (если есть).
• Четкую просьбу: «Прошу выдать мне заверенную копию моей трудовой книжки».
• Дату и подпись.

Работодатель обязан выдать документ в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления.

Заверенная копия трудовой книжки — это юридически значимый документ, равный по силе оригиналу при предъявлении в государственные и иные органы. Чтобы избежать проблем, необходимо:

1. Сделать полную и точную копию всех заполненных страниц.
2. Выбрать один из двух законных способов заверения (прошивка с отметкой на корешке ИЛИ заверительная надпись на каждой странице).
3. Обязательно поставить печать и подпись с должностью и ФИО.
4. Не забыть о записи «Работает по настоящее время», если это актуально.
5. Убедиться, что печать не закрашивает текст и разборчива.

При наличии сомнений в правильности оформления копии, стоит обратиться за консультацией в бухгалтерию организации или в государственную инспекцию труда (Роструд).

Статья составлена на основе действующего законодательства РФ (ТК РФ, Приказ Минтруда № 320н) и актуальной практики на 2025-2026 годы.