С 1 июля 2018 года в России вступили в силу новые требования к оформлению и заверению копий трудовых книжек‚ установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016 — «Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу. Оформление документов. Общие требования». Несмотря на то‚ что стандарт был принят еще в 2016 году‚ его обязательное применение началось только с 2018-го. На сегодняшний день‚ в 2026 году‚ этот стандарт остается актуальным и единственно законным регулятором процедуры заверения копий трудовых книжек. Ниже — полное‚ структурированное и практичное руководство для кадровых служб‚ бухгалтерий и руководителей организаций.
Почему важно соблюдать ГОСТ Р 7.0.97-2016?
Несоблюдение требований ГОСТа при заверении копий трудовых книжек может привести к:
- отказу в принятии документа в государственных органах (Пенсионный фонд‚ суд‚ миграционная служба);
- проблемам при оформлении льгот‚ пенсий‚ пособий;
- штрафам со стороны трудовой инспекции;
- дисциплинарным последствиям для ответственных сотрудников.
Важно понимать: ГОСТ Р 7.0.97-2016 — это не рекомендация‚ а обязательный стандарт‚ применяемый при оформлении всех официальных копий документов‚ включая трудовые книжки. Даже если ведомство не требует строгого соблюдения‚ наличие правильного заверения повышает юридическую значимость документа и снижает риски.
Два варианта заверения копии трудовой книжки
Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016‚ существует два варианта заверения копии трудовой книжки‚ которые различаются в зависимости от цели её предоставления. Ни один из них не предполагает использования штампа «ВЕРНО» — он устарел и не соответствует новым требованиям.
Вариант 1: Копия для представления в государственные органы (ПФР‚ ФСС‚ суд‚ миграция и т.д.)
Если копия трудовой книжки выдается сотруднику для подачи в государственные учреждения‚ заверение оформляется следующим образом:
- На последней странице копии (или на отдельном листе‚ если копия многостраничная) в правом нижнем углу размещается надпись:
Копия верна
- Ниже — должность лица‚ заверившего копию (например: «Начальник отдела кадров»‚ «Главный бухгалтер»).
- Затем — личная подпись заверяющего (не печать‚ не оттиск‚ а именно рукописная подпись).
- Под подписью — расшифровка подписи: инициалы и фамилия (например: «И.И. Иванов»).
- Обязательно — дата заверения в формате: «ДД.ММ.ГГГГ» (например: «»).
Пример правильного заверения:
Копия верна Начальник отдела кадров _________________ И.И. Иванов
Вариант 2: Копия для внутреннего использования (например‚ для подтверждения стажа в рамках компании)
Если копия трудовой книжки выдается сотруднику для использования внутри организации — например‚ для расчета отпуска‚ премии‚ повышения или внутреннего аудита — применяется другой вариант:
- На копии ставится надпись:
Копия выдана для предъявления
- Затем — должность заверяющего.
- Личная подпись.
- Расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
- Дата заверения.
Пример:
Копия выдана для предъявления Начальник отдела кадров _________________ И.И. Иванов
Что запрещено делать при заверении копий трудовой книжки?
Вот основные ошибки‚ которые делают даже опытные кадровики:
- Использование штампа «ВЕРНО» — устаревший и недопустимый вариант. Он не соответствует ГОСТу и может быть отклонен.
- Постановка только печати без подписи — печать не заменяет личную подпись. Подпись обязательна!
- Отсутствие даты, без даты заверение считается недействительным.
- Неполная расшифровка подписи, только фамилия недостаточно. Требуются инициалы и фамилия.
- Заверение копии без указания цели — нельзя использовать одинаковый текст для всех случаев. Выбор формулировки зависит от назначения копии.
- Заверение копии от имени неуполномоченного лица — заверять могут только сотрудники‚ уполномоченные приказом по организации (обычно кадровик‚ бухгалтер‚ руководитель).
Кто имеет право заверять копии трудовой книжки?
Право заверять копии трудовых книжек предоставляется только тем сотрудникам‚ которые:
- имеют соответствующие полномочия‚ закрепленные в приказе по организации (например‚ приказ о делегировании полномочий по работе с трудовыми книжками);
- непосредственно отвечают за ведение и хранение трудовых книжек (кадровый работник‚ специалист по кадрам‚ главный бухгалтер).
Руководитель организации также может заверять копии‚ если это предусмотрено внутренними документами. Однако на практике чаще всего эту функцию выполняет кадровый работник.
Как оформить приказ о заверении копий?
Для легитимности процедуры рекомендуется издать внутренний приказ‚ в котором:
- указываются сотрудники‚ уполномоченные заверять копии трудовых книжек;
- определяется порядок выдачи копий;
- закрепляется ответственность за соблюдение ГОСТа.
Пример формулировки в приказе:
Пункт 3. Уполномочить начальника отдела кадров Иванову И.И. и главного бухгалтера Петрову П.П. заверять копии трудовых книжек в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016‚ в зависимости от цели предоставления документа: «Копия верна» — для представления в государственные органы‚ «Копия выдана для предъявления» — для внутреннего использования.
Как правильно заверить копию трудовой книжки: пошаговая инструкция
- Сделайте копию всех заполненных страниц трудовой книжки (включая титульный лист‚ разделы о работе и наградах‚ последнюю запись).
- Соедините листы скрепкой‚ степлером или сшитым бланком (не используйте скотч или клей).
- Определите цель предоставления копии — для ПФР или для внутреннего использования?
- Выберите формулировку: «Копия верна» или «Копия выдана для предъявления».
- Напишите формулировку в правом нижнем углу последней страницы копии.
- Укажите должность заверяющего.
- Поставьте личную подпись (не оттиск‚ не печать‚ не электронную подпись — только рукописная).
- Расшифруйте подпись — инициалы и фамилия.
- Укажите дату заверения в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Сделайте отметку в журнале выдачи копий (если в организации ведется такой журнал).
Что делать‚ если копия состоит из нескольких листов?
Если трудовая книжка имеет более одной страницы с записями:
- Копии всех страниц скрепляются вместе (степлером‚ шпилькой‚ сшивкой).
- Заверительная надпись ставится только на последней странице.
- На скрепке или шпильке можно прикрепить запечатывающую этикетку с надписью: «Скреплено и заверено» и подписью заверяющего.
Это предотвратит подмену страниц и повысит надежность документа.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 и электронные копии
На 2026 год ГОСТ не регулирует заверение электронных копий (PDF‚ сканы). Однако:
- Если копия передается в электронном виде (например‚ через портал Госуслуг или ведомственную систему)‚ то она должна быть заверена электронной подписью уполномоченного лица.
- Если требуется бумажная копия — она должна быть заверена по ГОСТу‚ как описано выше.
Важно: электронная подпись не заменяет бумажное заверение‚ если орган требует оригинал с подписью и печатью.
Частые вопросы и ответы
Вопрос 1: Можно ли использовать штамп «ВЕРНО»?
Ответ: Нет. Штамп «ВЕРНО» устарел и не соответствует ГОСТ Р 7.0.97-2016. Его использование — нарушение.
Вопрос 2: Нужно ли заверять копию трудовой книжки‚ если сотрудник уволился?
Ответ: Да. Даже после увольнения работодатель обязан выдать копию трудовой книжки по запросу бывшего сотрудника в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ). Копия должна быть заверена по ГОСТу.
Вопрос 3: Можно ли заверить копию без печати?
Ответ: Да. Печать не является обязательной. Достаточно подписи‚ расшифровки и даты. Однако‚ если в организации есть печать, её можно использовать дополнительно‚ но не вместо подписи.
Вопрос 4: Есть ли новый ГОСТ 2025 года?
Ответ: Нет. На 2026 год действует только ГОСТ Р 7.0.97-2016. Информация о «ГОСТ Р 7.0.97-2025» — ошибочна или фейковая. Никаких изменений в стандарт не вносилось.
Заверение копии трудовой книжки — это не формальность‚ а важный юридический акт‚ обеспечивающий защиту прав работника и законность действий работодателя. С 2018 года все организации обязаны следовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Несоблюдение требований стандарта может привести к серьезным последствиям — от отказа в пенсии до штрафов.
Ключевые правила на 2026 год:
- Никаких штампов «ВЕРНО» — только текст «Копия верна» или «Копия выдана для предъявления».
- Обязательна личная подпись‚ расшифровка и дата.
- Печать — необязательна‚ но может использоваться дополнительно.
- Выбор формулировки зависит от цели предоставления копии.
- Заверять могут только уполномоченные сотрудники.
Рекомендуем всем кадровым службам провести внутренний аудит процедур заверения копий трудовых книжек и обновить инструкции‚ шаблоны и приказы в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это сэкономит время‚ нервы и деньги вашей организации.
Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Все ссылки на нормативные акты соответствуют действующему законодательству РФ.