Оформление копии трудовой книжки — процедура, которая часто вызывает вопросы у работников и кадровиков. Одним из ключевых моментов является вопрос о том, где и чья подпись должна стоять на таком документе. Давайте разберемся в деталях, основываясь на действующем законодательстве РФ.
Что такое копия трудовой книжки и когда она оформляется?
Копия трудовой книжки, это официальный документ, который выдается работнику при утрате оригинала. Оформляется она на основании заявления работника и приказа (распоряжения) работодателя. Копия имеет юридическую силу, равную оригиналу, но только в случае, если она надлежащим образом заверена.
Обязательные реквизиты копии
Помимо всех записей об трудовой деятельности, на копии должны быть:
- «Копия трудовой книжки».
- Дата выдачи копии.
- Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) и его расшифровка (ФИО).
- Печать организации.
Подпись работника на копии: нужна ли?
Здесь существует важное различие, которое часто путают.
На ьном листе (первой странице)
Подпись самого работника на ьном листе копии трудовой книжки НЕ ТРЕБУЕТСЯ. Её наличие не предусмотрено ни Трудовым кодексом РФ, ни Порядком ведения трудовых книжек (Приказ Минтруда №320н). На ьном листе оригинала работник ставит подпись при первом оформлении документа; Но при выдаче копии этот шаг не повторяется. Подписывает только представитель работодателя.
В тексте записей (например, при увольнении)
В каждой записи об увольнении (или ином событии) в графе «Подпись работника» ставится подпись самого работника. Это подтверждает, что он ознакомлен с записью. На копии эта подпись также должна быть воспроизведена. То есть, если в оригинале была подпись Иванова И.И., то и в копии в соответствующей графе должна стоять эта же подпись (как факсимиле).
Кто и как подписывает копию со стороны работодателя?
Заверение копии — это прерогатива работодателя. Подпись ставит:
- Руководитель организации (генеральный директор, ректор и т.д.).
- Лицо, уполномоченное приказом (распоряжением) работодателя (например, начальник отдела кадров).
Подпись должна быть с расшифровкой (ФИО полностью). Обязательна печать организации (обычно круглая с наименованием и ОГРН).
Частые ошибки и заблуждения
- Ошибка: Требовать от работника ставить подпись на ьном листе копии.
Правило: Не требуется. Подписывает только работодатель. - Ошибка: Делать копию без печати или с печатью, но без подписи уполномоченного лица.
Правило: Без подписи и печати копия не имеет юридической силы. - Ошибка: Воспроизводить в копии только записи, без ьного листа и заверяющих реквизитов.
Правило: Копия должна быть полной, включая все страницы и ьный лист с заверением.
Образец оформления заверяющей надписи на копии
На последней странице копии (или на отдельном листе) размещается надпись следующего содержания:
Копия верна
_______________________ / Фамилия И.О. /
(подпись)
Печать организации
«___» _____________ 20__ г.
Таким образом, при оформлении копии трудовой книжки:
- Работник не ставит подпись на ьном листе.
- Подписи работника в графах записей (об увольнении и др.) должны быть точно воспроизведены.
- Работодатель (его уполномоченный представитель) ставит подпись с расшифровкой и заверяет документ печатью на последней странице.
Соблюдение этих простых правил гарантирует, что копия трудовой книжки будет принята любыми государственными и частными организациями без вопросов.
Примечание: Статья подготовлена на основе анализа актуальных нормативных документов (ТК РФ, Приказ Минтруда №320н). Для особых случаев (например, при оформлении копии в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью) действуют дополнительные правила.