Копия трудовой книжки, подписанная работодателем, часто требуется при оформлении Various официальных процедур: приёма на работу, оформления пенсионного стажа, получения выплаток от Фонда обязательного пенсионного страхования и др. В этом материале мы разберём, как правильно заверить копию трудовой книжки, какие требования предъявляет ГОСТ Р 7.0.97‑2016, какие ошибки часто допускают кадровые специалисты и как оформить документ в 2026 году.

Нормативные основания

ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Копии документов. Общие технические требования»

В этом ГОСТе указаны требования к оформлению копий официальных документов, в т.ч. трудовой книжки. Ключевые пункты:

• Копия должна быть снабжена отметкой «Копия верна»;
• Подпись и расшифровка подписи ответственного лица;
• Печать организации (если таковая имеется);
• Указание места хранения оригинала (наименование организации, дело, номер, год).

Трудовой кодекс РФ

Согласно ст. 65 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки и предоставлять их копии по требованию работников и органов государственной власти. Копия считается действительной, если она подписана и заверена в соответствии с ГОСТ.

Приказы Минтруда

Последние изменения, касающиеся оформления копий, были внесены Приказом № 125 от  «Об утверждении формы и содержания копий трудовой книжки». В нём указано, что в 2026 году используется новый штамп «Копия верна» с обязательным указанием даты выдачи.

Как правильно оформить копию

Требования к оформлению каждой страницы

Если копия состоит из отдельных листов (не прошитых), на каждой странице необходимо:

1. Сделать отметку «Копия верна»;
2. Поставить подпись руководителя организации или уполномоченного лица;
3. Расшифровать подпись;
4. Указать дату выдачи копии;
5. В конце документа добавить запись «Работает по настоящее время» с датой выдачи.

Шаблон подписи и штампа

Копия верна
_____________________ (подпись)
Иванов Иван Иванович
Руководитель отдела кадров

Штамп «Копия верна» должен содержать:

• Наименование организации;
• Номер и дату выдачи;
• Место хранения оригинала (например, «Дело № 12‑345/2026, отдел кадров»).

Пример полного оформления последней страницы

На последней странице трудовой книжки (или на отдельном листе, если копия разъединена) размещают следующую информацию:

Копия верна
Подпись: _______________________
ФИО и должность: Петров П.П., главный бухгалтер
Дата выдачи:
Место хранения оригинала: ОАО «Ромашка», дело № 7‑89/2025, отдел кадров
Работает по настоящее время с .

Частые ошибки при заверении копий

• Отсутствие даты выдачи. Без даты документ считается недействительным.
• Неправильный штамп. Штамп должен быть «Копия верна», а не «Копия заверена» или «Копия проверена».
• Отсутствие подписи руководителя. Подпись может ставиться только руководителем или уполномоченным лицом, указанном в локальных нормативных актах.
• Неуказание места хранения оригинала. Это обязательный реквизит согласно ГОСТ.
• Неправильный порядок подписи и расшифровки. Сначала подпись, затем её расшифровка под подписью.

Ошибки в оформлении могут привести к возврату копии в кадровый отдел, задержкам в оформлении пенсионных выплат и другим проблемам.

Как получить электронную копию трудовой книжки через Госуслуги

С 2024 года в России действует электронный формат трудовой книжки. Чтобы получить её копию в электронном виде:

1. Войдите на портал Госуслуги;
2. Выберите раздел «Трудовые книжки»;
3. Подтвердите личность через СМЭВ;
4. Скачайте документ в формате PDF;
5. При необходимости распечатайте и заверите копию в отделе кадров.

Электронная копия имеет ту же юридическую силу, что и бумажная, если она подписана уполномоченным лицом и снабжена штампом «Копия верна».

Пошаговая инструкция для HR‑специалистов

Подготовка оригинала

• Соберите все страницы трудовой книжки, которые подлежат копированию;
• Убедитесь, что оригинал находится в деле (указать номер, серию, дату поступления).

Снятие копий

1. Сделайте копии всех страниц на копирном аппарате или отсканируйте их;
2. Если копии разъединены, разместите их в отдельном конверте.

Оформление листа «Копия верна»

• На первом листе (или на каждом листе, если копии разъединены) разместите штамп «Копия верна»;
• Под штампом подпишите руководителя или уполномоченного;
• Расшифруйте подпись и укажите дату выдачи;
• В конце документа добавьте запись «Работает по настоящее время» с датой.

Проверка и подпись

После заверения копий проведите проверку:

• Все ли страницы снабжены отметкой «Копия верна»;
• Подписи и расшифровки соответствуют должностям;
• Наличие печати организации (если используется).

Передача копии работнику

Копию передайте работнику в двух экземплярах: один остается в деле, второй передаётся работнику для дальнейшего использования.

Примеры оформления (2025‑2026 гг.)

Образец 2026 года (текстовое)

Копия верна
_____________________ (подпись)
Сидоров С.С.
Главный специалист по персоналу
Место хранения оригинала: ОАО «Небесный», дело № 5‑12/2025, отдел кадров
Работает по настоящее время с .

Образец заявления о выдаче копии

Заявление employee может выглядеть так:

Заявление
Я, ______________________ (ФИО), прошу выдать мне копию моей трудовой книжки, заверенную работодателем, для дальнейшего использования в __________ (указать цель).

---

Оформление копии трудовой книжки требует соблюдения строгих требований ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и актуальных приказов Минтруда. Правильный штамп «Копия верна», подпись руководителя, расшифровка подписи, дата выдачи и указание места хранения оригинала – обязательные элементы, без которых копия будет признана недействительной.

Следуя описанному выше пошаговому алгоритму, HR‑специалисты смогут без ошибок заверить копии трудовых книжек, избежать возвратов от работников и обеспечить своевременное выполнение всех процедур, связанных с трудовым статусом сотрудника.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться к юридическому отделу компании или проконсультироваться с экспертом в системе «КонсультантПлюс».