Процесс увольнения сотрудника — это всегда комплекс процедур‚ требующих внимания со стороны кадрового отдела. Одним из важных аспектов документооборота является формирование личного дела работника. Часто у кадровиков возникает вопрос: нужно ли подшивать копию трудовой книжки в личное дело при увольнении‚ как правильно её оформить и какие нюансы учесть в 2026 году? В этой статье мы подробно разберем все аспекты данной темы.

Зачем нужна копия трудовой книжки в личном деле?

Личное дело сотрудника — это совокупность документов‚ содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности в организации. Копия трудовой книжки‚ подшитая в личное дело‚ выполняет сразу несколько важных функций:

• Информационная справка: позволяет быстро подтвердить стаж сотрудника‚ его предыдущие места работы и квалификацию без запроса оригинала документа из архива.
• Контроль корректности записей: помогает отследить наличие или отсутствие записи об увольнении с прошлого места работы.
• Архивная ценность: после увольнения сотрудника оригинал трудовой книжки выдается ему на руки‚ а в личном деле остается копия‚ отражающая весь период работы в данной организации‚ включая запись об увольнении.

Что делать‚ если в трудовой книжке нет записи об увольнении с прошлой работы?

На практике встречаются ситуации‚ когда новый сотрудник приносит трудовую книжку‚ в которой отсутствует запись об увольнении с предыдущего места работы. Это серьезное нарушение‚ которое необходимо исправить.

Согласно установленным правилам‚ такая ошибка исправляется работодателем по новому месту работы или по месту работы‚ где была внесена последняя запись. Однако‚ чтобы подтвердить‚ что предыдущий работодатель действительно прекратил свое существование (был ликвидирован или реорганизован)‚ соискатель обязан предоставить подтверждающие документы. К ним относятся:

1. Копия приказа об увольнении.
2. Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР.

Именно копия приказа об увольнении с прошлого места работы или выписка из электронной трудовой книжки становятся теми документами‚ которые обоснованно подшиваются в личное дело и позволяют кадровику внести пропущенную запись.

Оформление копии трудовой книжки для личного дела

Чтобы копия трудовой книжки имела юридическую силу и могла храниться в личном деле‚ она должна быть оформлена надлежащим образом:

• Копируются все заполненные страницы трудовой книжки‚ включая ьный лист.
• На последней странице копии делается запись: «Работает по настоящее время» (если копия снимается в период работы) или «Трудовой договор расторгнут [дата]» (если копия формируется при увольнении).
• Запись заверяется подписью уполномоченного сотрудника (обычно кадровика) и печатью организации (при наличии).

Особенности заверения записи об увольнении

Запись об увольнении в трудовой книжке заверяет подписью сотрудник‚ которого руководитель организации уполномочил вести трудовые книжки. При оформлении копии для личного дела важно убедиться‚ что сама запись в оригинале сделана корректно.

Например‚ при увольнении по собственному желанию следует внести следующую запись: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника‚ пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Только после правильного внесения записи в оригинал можно снимать заверенную копию для подшивки в личное дело.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и личное дело

С переходом на электронные трудовые книжки процедура формирования личного дела также претерпела изменения. Если сотрудник перешел на ЭТК‚ бумажная трудовая книжка ему больше не выдается на руки при увольнении‚ однако работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности.

При увольнении сведения по форме СТД-Р предоставляются в последний день работы в обязательном порядке. Этот документ распечатывается‚ заверяется работодателем и подшивается в личное дело сотрудника взамен (или в дополнение) копии бумажной трудовой книжки.

Если работник не забрал трудовую книжку при увольнении

Иногда в день увольнения сотрудник отсутствует на рабочем месте или отказывается забирать документы. В таком случае оригинал трудовой книжки остаеться у работодателя‚ и возникает вопрос о формировании личного дела.

Согласно актуальным требованиям 2026 года‚ на следующий день после увольнения сотрудника работодатель обязан отправить ему уведомление. Форма уведомления свободная‚ оно составляется на бланке организации и должно включать:

• Указание на то‚ что трудовой договор расторгнут.
• Необходимость явиться за трудовой книжкой и другими документами.
• Информирование о возможности получения документов по почте (с предложением дать согласие на отправку трудовой книжки заказным письмом с описью вложения и уведомлением о доставке).

Важно: к уведомлению обязательно прикладывается копия приказа об увольнении. Экземпляр этого уведомления с копией приказа подшивается в личное дело. Что касается самой трудовой книжки‚ ее невостребованный оригинал хранится в специальном сейфе работодателя отдельно от личных дел‚ пока сотрудник за ней не явится.

Список документов при увольнении в 2026 году

Формируя личное дело при увольнении‚ кадровик должен помнить о полном пакете документов‚ которые работодатель обязан выдать сотруднику в последний рабочий день. Для дополнительной защиты работодателя можно попросить сотрудника написать расписку о получении трудовой книжки и всех причитающихся документов.

В последний рабочий день сотруднику выдаются:

1. Оригинал бумажной трудовой книжки (или сведения по форме СТД-Р для ЭТК).
2. Копия приказа об увольнении (выдается по требованию работника‚ но на практике часто предоставляется по умолчанию);
3. Справка о сумме заработка за два календарных года‚ предшествующих году прекращения работы.
4. Иные документы‚ связанные с работой‚ или их копии (по письменному заявлению сотрудника).

Все выданные на руки документы фиксируются в журнале учета и в личном деле сотрудника (в виде копий выданных справок и расписок в их получении).

Копия трудовой книжки при увольнении‚ подшиваемая в личное дело‚ — это важный документ‚ который обеспечивает полноту архивной информации о сотруднике. При ее оформлении необходимо строго следить за правильностью записей в оригинале (особенно формулировок увольнения и ссылок на ТК РФ)‚ соблюдать правила заверения копий‚ а также учитывать специфику работы с электронными трудовыми книжками (форма СТД-Р). Грамотное ведение личного дела и своевременное информирование сотрудника о необходимости забрать оригинал трудовой книжки защитят работодателя от возможных штрафов и трудовых споров.