В 2026 году вопрос оформления кадровых документов остается актуальным‚ несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Бумажный формат все еще в ходу‚ а банки‚ визовые центры и государственные органы часто требуют именно заверенную копию этого документа. Работодатель обязан знать правила заверения‚ чтобы избежать штрафов и не нарушить права сотрудника.
Ниже приведена подробная инструкция‚ основанная на актуальных требованиях ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Трудового кодекса РФ.

Кто имеет право запрашивать копию?

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ‚ работодатель обязан выдавать работнику копии документов‚ связанных с работой (в т.ч. трудовой книжки)‚ по его письменному заявлению.

• Срок выдачи: Не позднее 3 рабочих дней с момента подачи заявления.
• Стоимость: Копии выдаются бесплатно.
• Формат: Независимо от того‚ ведется ли трудовая в бумажном или электронном виде‚ работодатель должен предоставить выписку или копию. Для бумажной версии делается копия‚ для электронной — форма СТД-Р.

Пошаговая инструкция по заверению копии

Процесс заверения строго регламентирован. Ошибка в одной букве или отсутствие печати может сделать документ недействительным для третьих лиц (например‚ для банка при выдаче кредита).

Шаг 1. Получение заявления от работника

Хотя закон допускает устный запрос‚ лучшей практикой (и требованием многих внутренних регламентов) является получение письменного заявления от сотрудника. Это обезопасит компанию в случае споров о сроках выдачи.

Шаг 2. Снятие копии

Копия должна быть полной и читаемой.

Скопируйте все заполненные страницы трудовой книжки.
Обязательно копируйте развороты полностью (обе страницы)‚ даже если запись находится только на одной из них.
Копия должна быть цветной или черно-белой‚ но четко передавать текст и печати оригинала.
Все страницы должны быть пронумерованы и прошиты (если копий много)‚ либо каждая страница заверяется отдельно (менее предпочтительно‚ но допустимо для небольших объемов).

Шаг 3. Нанесение заверительной надписи

Это самый важный этап. На последней странице копии (или на отдельном листе-заверении‚ если страниц много) делается надпись. Она может быть выполнена машинописным способом или от руки.
Обязательные элементы заверительной надписи:
Фраза: «Копия верна».
Должность лица‚ заверившего копию (например‚ специалист по кадрам‚ главный бухгалтер‚ директор).
Личная подпись заверителя.
Расшифровка подписи (Фамилия И.О.).
Дата заверения (в формате ДД.ММ.ГГГГ).
Печать организации (или отдела кадров)‚ если она используется в компании. В 2026 году наличие печати не является обязательным для всех ООО и ИП‚ но если в уставе или локальных актах сказано‚ что печать есть, её нужно поставить.

Шаг 4. Указание места хранения оригинала

Чтобы копия имела юридическую силу для внешних организаций‚ необходимо указать‚ где лежит оригинал. Это подтверждает‚ что копия сделана с действительного документа.

Добавьте фразу:
> «Оригинал трудовой книжки находится в (наименование организации) в деле № ___ за ____ год».

Или более простой вариант:
> «Оригинал трудовой книжки хранится в отделе кадров ООО «Название»».

Образец заверительной надписи (2026 год)

Ниже приведен пример того‚ как должна выглядеть нижняя часть последней страницы копии:

—

Копия верна

Должность: Менеджер по персоналу
Подпись: _(личная подпись)_ /Иванова А.С./
М.П. (место для печати)

Оригинал трудовой книжки хранится в ООО «Вектор» в личном деле сотрудника.

—

Важные нюансы и новые правила 2026 года

Срок действия копии

Законодательно срок действия заверенной копии трудовой книжки не ограничен. Она действительна до момента внесения новых записей в оригинал или до изменения требований организации-запросителя.

• Однако банки и госорганы часто требуют‚ чтобы с даты заверения прошло не более 14 или 30 дней. Поэтому сотруднику лучше уточнять требования принимающей стороны.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Если сотрудник перешел на ЭТК‚ бумажную копию делать не нужно (так как бумажного оригинала у работодателя может не быть).

• В этом случае работодатель формирует выписку по форме СТД-Р.
• Выписка подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или выдается на бумаге с собственноручной подписью и печатью (аналогично бумажной копии).
• Срок выдачи СТД-Р также составляет 3 рабочих дня.

Можно ли заверить копию‚ которую ранее выдали работнику?

Нет. Если сотрудник потерял ранее выданную копию и просит новую‚ процедуру нужно проходить заново: снимать свежую копию с оригинала и заново ставить дату и подпись. Старая дата может не устроить банк.

Шифры и коды

При копировании убедитесь‚ что видны все штампы о приеме на работу‚ переводах и награждениях. Нечитаемые копии могут быть отвергнуты.

Ответственность работодателя

Невыдача копии трудовой книжки в установленный 3-дневный срок грозит работодателю штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц и ИП: от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении штрафы значительно возрастают.

Правильное заверение копии трудовой книжки — это простая‚ но важная процедура. Главное помнить три правила:
Соблюдать срок в 3 рабочих дня.
Содержать все обязательные реквизиты («Копия верна»‚ должность‚ подпись‚ дата‚ расшифровка).
Указывать место хранения оригинала.

Следование этим правилам в 2026 году гарантирует юридическую чистоту документа и защиту интересов как работника‚ так и работодателя.