Оформление копий трудовой книжки — процедура, требующая строгого следования нормам трудового законодательства и ГОСТ. Ошибки при заверении могут привести к тому, что документ не будет принят по назначению (например, в банк, Pension Fund или новому работодателю). Данное руководство объединяет актуальные требования Трудового кодекса РФ, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и практические рекомендации на 2026 год.

Юридическая основа: что говорит закон?

Ключевые нормативные акты, регулирующие выдачу копий:

• Статья 62 Трудового кодекса РФ: Работник имеет право на получение по письменному заявлению копий документов, связанных с работой, включая трудовую книжку. Работодатель обязан выдать их не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Делопроизводство и архивное дело. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Он устанавливает правила оформления и заверения копий.
• Приказ Минтруда России от № 320н: Утверждает новую форму трудовой книжки и порядок ее ведения. С применяется только новая форма.

Пошаговая инструкция: как правильно оформить и заверить копию

Шаг 1: Получение письменного заявления от работника

В заявлении работник должен указать, какие именно документы ему нужны (например, «копия трудовой книжки» или «выписка из трудовой книжки»), и для каких целей. Образец заявления приведен ниже.

Шаг 2: Копирование документа

Необходимо сделать ксерокопии всех листов трудовой книжки, включая обложку и все страницы с записями.

• Копии должны быть полными, четкими, без полос, подчисток и исправлений.
• Можно использовать любое копировальное оборудование, главное — качество.

Шаг 3: Оформление заверения на КАЖДОМ листе

Это ключевое требование ГОСТа для бумажных трудовых книжек. На каждой копии страницы (внизу) необходимо разместить следующую надпись:

Пояснения к полям:

• «Копия верна», стандартная фраза заверения.
• «Подлинник документа находится в…» — указывается полное наименование организации-работодателя, номер дела (если оно присвоено) и год, к которому приобщен оригинал. Если номер дела не присваивается (например, оригинал хранится в сейфе), эту часть можно опустить или указать «в архиве (сейфе) организации».
• Должность, подпись, Ф.И.О. — ставит уполномоченное лицо (обычно начальник отдела кадров или его заместитель, иное лицо, на которое возложены эти обязанности приказом).
• Дата заверения — дата, когда была изготовлена и заверена копия.
• Расшифровка подписи — пишется разборчиво Ф.И.О. лица, поставившего подпись.

Шаг 4: Сшивание и нумерация

Все заверинные листы копий необходимо сшить (например, скрепить степлером) и пронумеровать. На первой странице (обложке) ставится отметка о количестве листов в копии.

Шаг 5: Оформление последней страницы (важный нюанс)

Если на момент выдачи копии сотрудник продолжает работать в организации, на копии последней страницы трудовой книжки (где есть последняя запись) необходимо сделать дополнительную запись:

Эта запись подтверждает актуальность информации на момент выдачи документа.

Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 2021 года ведение ЭТК является обязательным для большинства работодателей. В этом случае:

• Оригинал (электронный) хранится в базе данных работодателя или в информационной системе Пенсионного фонда.
• По заявлению работника выдается документ, оформленный по форме СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности — Распечатка), которая является официальным аналогом выписки из бумажной трудовой книжки.
• Документ СТД-Р не требует дополнительного заверения подписью и печатью на каждом листе, так как он формируется автоматически из официальной базы и имеет электронную подпись (ЭП) или QR-код для проверки подлинности. Однако по запросу сторонних организаций (например, банков) может потребоваться его заверение печатью организации и подписью уполномоченного лица на последнем листе.

Образец заявления работника

Типичные ошибки, которых следует избегать

1. Заверение только на последнем листе. ГОСТ требует заверения на каждой странице копии.
2. Отсутствие надписи «Подлинник документа находится…». Без этой фразы копия может быть признана недействительной.
3. Заверение копии, сделанной с неразборчивого или исправленного оригинала. Копия должна быть точным воспроизведением.
4. Выдача копии без письменного заявления. Нарушение процедуры, которое может быть оспорено.
5. Использование штампов вместо рукописной подписи и расшифровки. Подпись должна быть собственноручной, а не факсимиле (если иное не предусмотрено локальными актами, но даже тогда требуется расшифровка).
6. Для ЭТК: выдача распечатки без отметки о соответствии форме СТД-Р или без необходимого заверения, если того требует получатель.

Сроки и стоимость

Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать документ в течение 3 рабочих дней с даты подачи заявления.

Заверение копии трудовой книжки (как и других документов) является бесплатной обязанностью работодателя. Взымание платы за эту услугу не допускается.

Правильное оформление копии трудовой книжки — это сочетание юридической точности и технической аккуратности. Основные принципы: полная копия всех листов, заверение на каждом листе по форме ГОСТ, четкая ссылка на место хранения оригинала, своевременное исполнение (3 рабочих дня) и бесплатность. При работе с электронными трудовыми книжками следует руководствоваться формой СТД-Р и требованиями конкретного получателя документа. Соблюдение этих правил защищает как права работника, так и работодателя от возможных споров.