С 1 января 2020 года в Российской Федерации действует электронных трудовых книжек (ЭТК). Переход на новый формат осуществляется по заявлению сотрудника и сопровождается оформлением бумажного документа на руки. В этой статье подробно рассмотрен порядок оформления копий трудовых книжек при переходе на электронный вид‚ нормативные основания‚ практические рекомендации и ответы на часто задаваемые вопросы.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66.1 (ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде).
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования ведения трудовых книжек» (п. 2‚ п. 3 ст. 2).
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек».
• Письмо Минтруда России от 14‑2/В‑150 – рекомендации по оформлению копий трудовых книжек.

Согласно указанным нормативным актам‚ employer обязан:

1. Получить письменное заявление сотрудника о переходе на ЭТК.
2. В течение трех рабочих дней оформить запись в бумажной трудовой книжке о переходе и выдать её сотруднику на руки.
3. Зарегистрировать факт выдачи в Книге учета движения трудовых книжек (графа 13 – расписка работника).
4. При необходимости снять копию бумажной трудовой книжки для внутреннего использования (например‚ для расчёта стажа при оплате больничного листа).

Как оформить запись о переходе на электронную трудовую книжку

Точная формулировка записи не закреплена в законе‚ но рекомендуется использовать пример‚ приведённый в письме Минтруда:

Подано письменное заявление (Фамилия Имя Отчество) о представлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ).

Запись вносится в графу 3 трудовой книжки (сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении). После записи делается отметка о выдаче книжки сотруднику.

Пример заполнения графы 3

Запись: Подано письменное заявление (Иванов Иван Иванович) о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Закона № 439‑ФЗ от ).
Выдана бумажная трудовая книжка в связи с переходом на электронный вид.
Подпись работника: ______________________

После этого запись регистрируется в Книге учета движения трудовых книжек (графа 13).

Получение и использование копий трудовых книжек

Копия трудовой книжки может понадобиться в следующих ситуациях:

• Для расчёта стажа при начислении больничного‚ пособий по безработице‚ пенсии.
• Для предоставления в сторонние организации (банки‚ нотариусы) при запросе подтверждения трудовой деятельности.
• Для внутреннего архива работодателя (хранение в течение 50 лет после увольнения).

Как правильно снять копию

1. Использовать сканер или копировальное устройство в цветном режиме.
2. Сканировать все страницы трудовой книжки‚ в которые внесены записи‚ соблюдая хронологический порядок.
3. Убедиться‚ что копия чётко читается: серии и номера бланков‚ даты‚ подписи‚ печати.
4. Сохранить копию в электронном виде (PDF/TIFF) и/или распечатать на бумаге для архива.
5. При необходимости заверить копию подписью уполномоченного лица и печатью организации (если требуется нотариальное заверение).

Согласно письму Минтруда от ‚ сканированные копии должны:

• Содержать все страницы с записями.
• Быть пригодными для восприятия содержания (чёткий текст‚ читаемые реквизиты).
• Храниться в условиях‚ исключающих повреждение (например‚ в электронном архиве с резервным копированием).

Порядок действий кадровой службы при переходе сотрудника на ЭТК

1. Получить заявление сотрудника о переходе на электронную трудовую книжку.
2. Проверить наличие уже существующей бумажной трудовой книжки.
3. Внести запись о переходе в графу 3 (см. пример выше).
4. Выдать бумажную трудовую книжку сотруднику под расписку в течение трёх рабочих дней.
5. Зарегистрировать факт выдачи в Книге учета движения трудовых книжек (графа 13).
6. При необходимости снять копию книжки и оформить её согласно требованиям письма Минтруда.
7. Обеспечить формирование электронных сведений о трудовой деятельности в системе Социального фонда (СФР) или через Госуслуги.
8. Уведомить сотрудника о возможности получения справки о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде при личном обращении в СФР.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от ведения электронных трудовых книжек в пользу бумажных?

Нет. Согласно ст. 66.1 ТК РФ‚ отказ от ведения сведений в электронном виде невозможен. Работник может выбрать только один из форматов – бумажный или электронный – но ведение должно вестись в выбранном им формате.

Что делать‚ если сотрудник принёс свою старую бумажную трудовую книжку‚ но хочет перейти на электронный формат?

Нужно оформить запись о переходе в его существующей книжке‚ выдать её ему на руки и более не вести записи в этой книжке. При необходимости можно снять копию для внутреннего использования.

Сколько времени хранится копия трудовой книжки?

Копия хранится столько же‚ сколько и оригинал – 50 лет после увольнения сотрудника (в соответствии с требованиями к хранению трудовых книжек).

Нужно ли заверять копию у нотариуса?

Заверение копии нотариусом требуется только если документ будет использоваться в официальных целях‚ где требуется заверенная копия (например‚ при подаче в суд‚ нотариальные сделки). Для внутренних расчётов достаточно обычной скан-копии.

Как получить справку о трудовой деятельности в электронном виде?

Справку можно получить:

• Через портал Госуслуги – в виде документа‚ подписанного усиленной электронной подписью (УЭП).
• Через МФЦ – исключительно в бумажном варианте.
• При личном обращении в Социальный фонд РФ – по желанию заявителя в бумажном или электронном виде.

Переход на электронные трудовые книжки – обязательный этап модернизации учёта трудовых отношений в России. При этом законодательство чётко регламентирует необходимость выдачи бумажного документа сотруднику и возможность снятия его копии для внутренних нужд работодателя. Соблюдение описанного порядка обеспечивает:

• Соответствие требованиям ТК РФ и Федерального закона № 439‑ФЗ;
• Отсутствие претензий со стороны контролирующих органов;
• Возможность быстрого предоставления подтверждения трудовой деятельности сотруднику и третьим лицам;
• Надёжное хранение данных о стаже для расчёта социальных выплат.

Рекомендуем кадровым службам регулярно обновлять внутренние инструкции в соответствии с последними разъяснениями Минтруда и Социального фонда‚ а также проводить обучение ответственных сотрудников по работе с электронными и бумажными трудовыми книжками.

Следуя этим рекомендациям‚ вы обеспечите корректный и законный переход сотрудников на электронный формат трудовых книжек‚ а также сможете эффективно использовать их копии в текущей деятельности организации.