Оформление на работу по трудовой книжке — это классическая и самая распространенная процедура трудоустройства в России. Несмотря на постепенный переход на электронный формат (ЭТК), бумажная трудовая книжка остается важнейшим документом, подтверждающим стаж и профессиональный путь работника. В этой статье мы подробно разберем все этапы: от предоставления документа работодателю до правильного внесения записей.
Предоставление трудовой книжки при приеме на работу
Согласно законодательству, любой человек при устройстве на основное место работы обязан предоставить трудовую книжку. Если у нового сотрудника она отсутствует, работодатель обязан оформить новую; Важно помнить, что для работы по совместительству трудовая книжка не предоставляется — запись о такой работе вносится по основному месту работы по желанию сотрудника.
Если сотрудник перешел на электронный формат (ЭТК)
Новые правила оформления трудовых книжек действуют с . По ним работодатель обязан вести электронные трудовые книжки (ЭТК) для всего персонала. При приеме на работу сотрудник может сообщить, что он перешел на электронную трудовую книжку и отказался от бумажной. В этом случае:
- Право на дальнейшее ведение бумажной трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
- Сохраняется право в последующем подать заявление о возобновлении ведения бумажной формы.
- Если сотрудник перешел на ЭТК, бумажная книжка ему более не выдается на руки работодателем, а остается у него на хранении.
- Где взять информацию по электронной трудовой? Работодатель получает сведения о стаже сотрудника из выписки из системы персонифицированного учета (СФР/ПФР), которую работник может предоставить, либо работодатель запрашивает ее самостоятельно.
Оформление новой трудовой книжки или дубликата
Если человек устраивается на работу впервые, оформление трудовой книжки ложится на плечи работодателя. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся сведения о сотруднике на титульном листе (ФИО, дата рождения, образование, профессия).
Если документ был утерян или испорчен, при оформлении дубликата трудовой книжки также необходимо внимательно заполнить титульный лист. В дубликат переносятся все сохранившиеся сведения об общем стаже и предыдущих местах работы.
Внесение записи о приеме на работу
Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении должны вноситься строго по правилам. Сведения о принятии работника вносятся с указанием:
- Работы / должности / профессии, в строгом соответствии с классификатором профессий.
- Разряда или квалификации — при их наличии.
- Реквизитов приказа — дата и номер документа, на основании которого внесена запись.
Как заполнить раздел «Сведения о работе»
При приеме на новое место работы в трудовой книжке в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком вносятся данные:
- Графа 1: Порядковый номер записи.
- Графа 2: Дата приема на работу (арабскими цифрами, например: ).
- Графа 3: Непосредственно запись о приеме (например: «Принят в отдел продаж на должность менеджера»).
- Графа 4: Реквизиты приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Особенности оформления в разных обстоятельствах
Процедура внесения записи может незначительно отличаться в зависимости от условий трудоустройства:
Прием по срочному трудовому договору
Если заключается срочный договор, в графе 3 обязательно делается уточнение. Например: «Принят на должность кассира по срочному трудовому договору на период декретного отпуска основного работника». Это важно для соблюдения прав работника и фиксации временного характера работы.
Прием в порядке перевода
Если сотрудник переходит из одной организации в другую по согласованию между работодателями (в порядке перевода), в трудовой книжке делается соответствующая пометка. В графе 3 указывается: «Принят в порядке перевода из ООО «Название» на должность…». Это гарантирует сотруднику сохранение непрерывного стажа и определенных льгот.
Правильное оформление трудовой книжки при приеме на работу — это ответственность работодателя. Важно учитывать новые реалии (сосуществование бумажных и электронных форм), а также строго соблюдать стандарты заполнения граф, классификаторы профессий и особенности формулировок при срочных договорах или переводах. Грамотно заполненный документ, залог спокойствия как сотрудника, так и компании.