Приём на работу – один из ключевых этапов ведения бизнеса. Правильное оформление трудовых отношений защищает права как работодателя, так и сотрудника, а также избавляет от штрафов и проблем с контролирующими органами. Ниже представлена актуальная по состоянию на 22 мая 2026 г. пошаговая инструкция, где указано, куда именно нужно обращаться при оформлении нового работника.

Подготовительный этап: сбор документов от кандидата

Прежде чем подавать заявления в государственные органы, работодатель должен получить от будущего сотрудника следующий пакет документов:

• Паспорт (страница с фото и пропиской);
• СНИЛС (или выписка из личного кабинета СФР);
• ИНН (при отсутствии – заявление на получение);
• Военный билет или справка о призыве/отсрочке (для мужчин до 27 лет);
• Трудовая книжка (или электронная трудовая книжка – ЭТК);
• Согласие на обработку персональных данных (форма, утверждённая Роскомнадзором);
• Медицинская справка (по требованию профессии, например, для работы с пищевыми продуктами);
• Образование/квалификация (дипломы, сертификаты, если требуются по должности).

Все копии заверяются подписью работодателя и печатью организации (если она есть).

Оформление внутренних кадровых документов

После получения пакета документов необходимо:

1. Составить трудовой договор (или договор ГПХ, если работа не постоянная).
2. Издать приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или Т‑1а).
3. Завести личную карточку сотрудника (форма Т‑2) – ведение необязательно, но рекомендуется.
4. Ознакомить сотрудника с внутренними локальными актами (должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка, политика конфиденциальности) под подпись.
5. Если требуется – установить испытательный срок (не более 3 мес., за исключением отдельных категорий).

Все документы хранятся в личном деле сотрудника не менее 50 лет после увольнения;

Куда обращаться для подачи сведений в государственные органы

С 2023 года в России функционирует единый Социальный фонд России (СФР), который объединил функции Пенсионного фонда и Фонда социального страхования. Поэтому подача сведений о newly hired сотруднике осуществляется в следующие инстанции:

Социальный фонд России (СФР)

Куда обращаться:

• Личный кабинет работодателя на портале Госуслуги (раздел «Работодатели» → «Сведения о сотрудниках»);
• Через специализированные сервисы электронного документооборота: СБИС, Контур.Экстерн, 1С:ЭДО и др.;
• При отсутствии возможности электронной подачи – в территориальное отделение СФР по месту регистрации организации (или по месту жительства сотрудника, если работодатель – ИП без отделения).

Что подавать:

• Сведения о приёме на работу (форма СЗВ‑ТД, передаётся автоматически при формировании приказа в СБИС/Контур);
• Информация о застрахованном лице (СНИЛС, ФИО, дата рождения);
• Данные о трудовом договоре (дата начала, должность, оклад).

Срок подачи – не позднее пяти рабочих дней с даты начала работы.

Военный комиссариат (военкомат)

Куда обращаться:

• В комиссариат по месту жительства сотрудника (указывается в военном билете или справке о призыве).
• Приём документов возможен лично, через представителя или в электронном виде через портал Госуслуги (раздел «Воинский учет»).

Что подавать:

• Уведомление о приёме на работу гражданина, состоящего на воинском учёте (форма Уведомление о приёме на работу);
• Копия трудового договора (или выписка из приказа).

Срок – в течение двух недель с момента приёма на работу.

Налоговая служба (ФНС)

Куда обращаться:

• Через личный кабинет налогоплательщика на Госуслугах или сайте ФНС;
• Через сервисы ЭДО (СБИС, Контур.Экстерн) – они автоматически формируют извещение о начале трудовых отношений.

Что подавать:

• Извещение о приёме на работу (форма СЗВ‑М в случае необходимости уплаты страховых взносов);
• Данные для расчёта и удержания НДФЛ (ставка, вычеты).

Срок – не позднее дня выплаты первой заработной платы.

Фонд социального страхования (в рамках СФР)

Поскольку функции ФСС переданы СФР, отдельная подача не требуется. Все сведения о страховых взносах на случай временной нетрудоспособности и материнства включаются в отчётность, сдаваемую в СФР.

Электронные сервисы, упрощающие процесс

Для удобства работодателей рекомендуется использовать следующие сервисы:

• СБИС – формирует приказ, трудовой договор, отправляет сведения в СФР, ФНС и военкомат одним кликом;
• Контур.Экстерн – аналогичный функционал, интеграция с 1С;
• Госуслуги – личный кабинет работодателя, возможность подачи уведомлений и получения выписок ЭТК;
• 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия – автоматизация расчёта зарплаты, налогов и формирования отчётности.

Эти платформы также предоставляют готовые чек‑листы и шаблоны документов, что минимизирует риск ошибок.

Что делать, если права работника нарушены

Если при оформлении возникли споры (например, не оформлена трудовая книжка, не перечислены взносы), сотрудник может обратиться:

• В трудовую инспекцию (федеральную службу по труду и занятости) – через портал Госуслуги или лично;
• В прокуратуру – при системных и грубых нарушениях;
• В суд – для восстановления нарушенных прав и взыскания компенсации.

Работодатель, в свою очередь, может защищать свои интересы в тех же инстанциях, предоставив доказательства соблюдения процедуры оформления.

Краткий чек‑лист для ИП и ООО

1. Собрать документы от кандидата (паспорт, СНИЛС, ИНН, военный билет, трудовая книжка/ЭТК, согласие на обработку ПДН, мед. справка при необходимости).
2. Подготовить и подписать трудовой договор, приказ о приёме, ознакомить с локальными актами.
3. Завести личное дело и личную карточку сотрудника (Т‑2).
4. В течение 5 рабочих дней подать сведения в СФР (через Госуслуги, СБИС, Контур.Экстерн или лично).
5. В течение 2 недель уведомить военкомат о приёме на работу (если сотрудник состоит на воинском учёте).
6. Перед первой выплатой зарплаты направить извещение в ФНС (НДФЛ и взносы).
7. Хранить все документы личного дела не менее 50 лет.
8. При возникновении споров – обращаться в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд.

Соблюдение данной последовательности гарантирует легальность трудовых отношений, своевременное уплачивание налогов и взносов, а также защищает обе стороны от возможных правовых рисков. Актуальная информация проверена на дату 22 мая 2026 г. и соответствует действующему законодательству РФ (ТК РФ, Федеральный закон «О Социальном фонде России», Федеральный закон «О воинской обязанности и военной службе»).