В России переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал возможным благодаря новым нормативно‑правовым актам, в частности приказу Минтруда РФ от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»․ В ЭТК сведения о награждениях и поощрениях оформляются аналогично бумажной трудовой книжке, но с учётом особенностей электронного документооборота․
Что такое награждение в трудовой книжке?
Награждение, это официальное признание заслуг работника, оформленное в виде грамоты, медали, диплома, сертификата и т․д․ В трудовой книжке фиксируется:
- Организация, вручившая награду;
- Дата вручения;
- Кем вручено и за какие достижения;
- Документ, на основании которого внесена запись (приказ, решение, акты)․
Правовые основания
Согласно статье 12 Трудового кодекса РФ и приказу Минтруда № 320н, сведения о награждениях работника в трудовой книжке являются обязательными․ При переходе на ЭТК эти сведения сохраняют ту же юридическую силу, но в электронном виде․
Порядок внесения сведений о награждении в ЭТК
- Подготовка документа: Приказ, решение, акт о вручении награды․ В документе должна быть дата, номер, подпись уполномоченного лица․
- Заполнение раздела «Сведения о награждении»:
- Графа 1 – порядковый номер записи (нарастающая нумерация)․
- Графа 2 – дата вручения награды․
- Графа 3 – кем вручено, за какие достижения и какой наградой․
- Графа 4 – наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер․
- Проверка корректности: Сравните введённые данные с оригиналом документа․ Убедитесь, что все поля заполнены, даты совпадают, нет опечаток․
- Подтверждение записи: После внесения запись подтверждается электронным подписанием уполномоченного лица (сотрудника отдела кадров)․
- Сохранение в системе: Запись сохраняется в базе ЭТК и автоматически синхронизируется с федеральной системой «Кадры»․
Ключевые моменты при заполнении
- Полное и сокращённое наименование организации должно быть указано в графе 3․
- Порядковый номер записи должен быть уникальным и увеличиваться по мере добавления новых записей․
- В графе 4 обязательно указать точный номер и дату документа, который является основанием для записи․
- Если запись о награждении была сделана в бумажной трудовой книжке, но работник отказался от неё, то запись в ЭТК считается недействительной и не должна быть перенесена․
Пример записи о награждении в ЭТК
Графа 1: 12
Графа 2:
Графа 3: Работник Иванов И․И․ награждён орденом «За заслуги в развитии промышленности» за выдающиеся результаты в проекте «Энергосбережение 2024»․
Графа 4: Приказ Минтруда РФ от № 112/П, дата выдачи – ․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли перенести запись из бумажной трудовой книжки в ЭТК? Нет․ Согласно приказу Минтруда № 320н, запись о награждении, сделанная в бумажной книжке, не переносится в ЭТК, если работник отказался от неё․
- Что делать, если запись о награждении сделана в ЭТК, но позже была отменена? В ЭТК необходимо внести запись о отмене с указанием причины и даты отмены․ Такая запись будет иметь статус «отменена» и не будет учитываться при расчёте трудового стажа․
- Какие документы нужны для внесения записи о награждении? Приказ, решение, акт о вручении награды, а также подтверждающие документы (свидетельство о вручении, фото награды и т․д․)․
- Можно ли внести запись о награждении в раздел «Сведения о работе»? Нет․ Запись о награждении должна быть внесена в отдельный раздел «Сведения о награждении»․
Ссылки на нормативные акты и справочники
- Приказ Минтруда РФ от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»․
- Трудовой кодекс РФ (статья 12)․
- Справочник «Кадры» – раздел «Сведения о награждении»․
- Портал Роструда «Онлайн инспекция» – раздел «Награждение работников»․
Внесение сведений о награждении в электронную трудовую книжку — это важный этап, подтверждающий официальное признание заслуг работника․ Соблюдение правильного порядка заполнения и использования корректных документов обеспечивает юридическую силу записи и позволяет избежать конфликтов при проверках и аудите․ При переходе на ЭТК работодатели и работники должны внимательно изучить требования, чтобы каждая запись была точной, достоверной и полностью соответствовала законодательству․
Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому учёту или в службу поддержки портала «Кадры»․