В рамках делопроизводства в кадровой службе часто возникает вопрос оформления невостребованных трудовых книжек. Правильная описная запись (опись дел) позволяет не только соблюсти требования законодательства, но и обеспечить удобный доступ к документам в случае их последующего архивирования или передачи в государственный архив.

Правовое основание

Согласно п. 681 Перечня 140 (утверждённому приказом Росархива), невостребованные трудовые книжки подлежат хранению в архиве не менее 50 лет. После истечения этого срока они могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.

Внутренний документ Опись Р‑192 (ЦГАЛС СПб, фонд Р‑192, опись 6) фиксирует:

• серии и номера каждой книжки;
• вкладыши;
• фамилию, имя, отчество владельца;
• дату увольнения (год увольнения).

Как сформировать отдельную опись

Опись должна быть составлена в виде дела по личному составу. При этом:

1. Год увольнения указывается как основной критерий группировки.
2. В реестре (приложение № 1 к акту) перечисляются все серии, номера, вкладыши и ФИО работников.
3. В акте передачи указывается количество передаваемых книжек, их вкладыши и ссылка на реестр.

Пример оформления записи в итоговой номенклатуре:

• Дело № X – Трудовые книжки работников (невостребованные).
• Срок хранения – до востребования (по правилам, минимум 50 лет).
• Включается в сводную номенклатуру дел организации.

Примеры оформления (образцы)

Внутренняя опись может выглядеть так:

ОПИСЬ № 4Л
ФОНД 114
ОПИСЬ 4Л – Невостребованные трудовые книжки фонда
Крайние даты: – 
Состав: 45 ед. хр., включая выбывшие 6, 30, 45 отделов кадров.

В архиве Санкт‑Петербурга (фонд Р‑192, опись 6) указаны:

• «Невостребованные трудовые книжки» – основной раздел.
• Крайние даты: – .
• Номера листов: 1‑48.

Как оформить акт передачи

При передаче дел между кадровыми работниками акт должен содержать:

• Кол-во передаваемых трудовых книжек.
• Перечень вкладышей, находящихся в каждой книжке.
• Указание, что точный перечень определён в приложении‑реестре.
• Подписи ответственных лиц и печать организации.

После подписания акт считается доказательством того, что работнику (или его законным наследникам) была предложена возможность забрать книжку.

Сроки и условия хранения

Согласно п. 449 Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. 236):

• Срок хранения невостребованных трудовых книжек – не менее 50 лет.
• После истечения срока они могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.

Внутри годового раздела описи документы размещаются в следующем порядке:

1. Приказы и другие распорядительные документы.
2. Списки, книги, карточки учёта личного состава.
3. Контракты (трудовые договоры), не вошедшие в состав личных дел.

Практические рекомендации для компании

Чтобы избежать ошибок при оформлении описи, рекомендуется:

• Назначить ответственного за хранение архивных документов.
• Вести отдельный реестр, где фиксируются:
• Номера и серии книжек;
• Дата увольнения;
• ФИО работников;
• Сведения о вкладышах.
• Регулярно проверять актуальность данных (обновлять реестр при поступлении новых книжек).
• Обеспечить хранение в специальном архивном помещении, где соблюдаются условия микроклимата.

Что делать, если книжка потеряна или утеряна?

Если трудовая книжка не может быть передана работнику, необходимо:

1. Отправить работнику письмо заказным письмом с уведомлением о вручении и приложить к нему опись вложений.
2. Сохранить копию письма и подтверждение отправки как доказательство того, что работнику была предоставлена возможность забрать документ.
3. В случае полной потери – оформить акт о невозможности возврата и включить его в опись.

Правильное оформление описи невостребованных трудовых книжек – важный элемент эффективного управления персональными документами. Соблюдая требования законодательства, используя einheitliche реестры и акты передачи, вы обеспечите:

• Прозрачность хранения;
• Соблюдение сроков archiving;
• Упрощённую работу с архивом при необходимости передачи в государственный архив.

При необходимости, для более детального ознакомления с образцами и формами, рекомендуется обратиться к системе КонсультантПлюс, где доступны готовые шаблоны и разъяснения.