Оформление нового сотрудника — ответственный процесс для любой организации и индивидуального предпринимателя․ Одним из ключевых этапов приёма на работу является ведение трудовой книжки․ В 2026 году порядок оформления и ведения этого документа строго регулируется трудовым законодательством и имеет ряд важных особенностей, о которых должен знать каждый работодатель и кадровик․

Обязанность работодателя: кому и когда заводить трудовую книжку

Согласно действующему законодательству, работодатель обязан вести трудовые книжки на основных сотрудников, которые проработали в организации свыше пяти дней (то есть шесть и более дней)․ Это правило актуально как для бумажных, так и для электронных трудовых книжек (ЭТК)․

Если сотрудник устраивается на работу впервые и у него нет никакого стажа, работодатель обязан завести ему трудовую книжку․ В 2026 году это можно сделать в двух форматах:

• В электронном виде (ЭТК) — данные направляются в Социальный фонд России (СФР)․
• В бумажном виде, если сотрудник выбрал ведение бумажной трудовой книжки или вообще не подавал заявления о выборе электронной формы․

Электронная или бумажная: что выбрать в 2026 году?

В 2026 году трудовые книжки ведутся в двух видах: бумажном или электронном (ст․ 66 и 66․1 ТК РФ)․ Выбор формы зависит от решения работника:

1. Электронная трудовая книжка (ЭТК): сотрудник подает заявление о переходе на ЭТК․ В этом случае бумажная книжка выдается на руки работнику, а работодатель прекращает ее ведение․ Сведения о трудовой деятельности направляются в СФР․ Сотрудник получает доступ к своей ЭТК через портал Госуслуг или личный кабинет СФР․
2. Бумажная трудовая книжка: применяется для сотрудников, которые подали заявление о выборе бумажной трудовой книжки, а также для тех, кто вообще не писал заявления о выборе․

Важные нюансы при приеме на работу

При трудоустройстве нового специалиста работодатель (кадровик) должен учитывать следующие моменты:

• Если сотрудник ранее перешел на ЭТК, у него на руках может не быть формы СТД-Р или СТД-СФР․ Также этих сведений не будет у сотрудника без опыта работы и может не быть у совместителя (ст․ 65 ТК РФ)․
• Несмотря на наличие ЭТК, работодатель вправе попросить предоставить бумажную трудовую книжку при приеме на работу․ Это необходимо, чтобы проверить наличие закрывающей записи о переходе на электронный формат․
• Обратный переход с электронной трудовой книжки на бумажную законодательством не предусмотрен․

Как оформить бумажную трудовую книжку впервые

Если новый сотрудник устраивается на работу впервые, оформление трудовой книжки ложится на плечи работодателя․ Порядок заполнения строго регламентирован Приказом Минтруда № 320н․

Заполнение ьного листа

На ьном листе указываются:

• Фамилия, имя, отчество работника (полностью, без сокращений)․
• Дата рождения․
• Образование, профессия, специальность (на основании предоставленных документов)․
• Дата заполнения трудовой книжки․
• Подписи работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печать организации (при наличии)․

Запись о приеме на работу

В разделе «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации․ Затем вносится запись о приеме:

• Графа 1 — порядковый номер записи․
• Графа 2 — дата приема на работу․
• Графа 3 — запись о приеме на работу с указанием должности, профессии или специальности․ Важно: должность в трудовом договоре и штатном расписании должна совпадать․
• Графа 4 — наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ или распоряжение работодателя, дата и номер)․

Взаимодействие кадровика и бухгалтерии

При оформлении нового сотрудника кадровик передает в бухгалтерию комплект документов․ Это необходимо для правильного начисления заработной платы, уплаты налогов и страховых взносов․ Важно следить за тем, чтобы в штатном расписании были корректно указаны:

• Количество штатных единиц (сколько сотрудников планируется нанять на эту должность)․
• Размер оклада и надбавки (если она предусмотрена)․

Выдача бумажной трудовой книжки на руки

В 2026 году сотрудник может запросить у руководства выдать бумажную трудовую книжку на руки․ Для этого ему необходимо подать письменное заявление․ Это происходит, как правило, при переходе на электронную трудовую книжку или в случае увольнения․ При выдаче книжки на руки работодатель делает соответствующую запись о том, что работник выбрал ведение ЭТК․

Ответственность за ошибки

Работодатель несет ответственность за правильность ведения и сохранность трудовых книжек․ Ошибки в записях могут привести к проблемам для сотрудника при оформлении пенсии или подтверждении стажа; При необходимости внесения изменений делается корректировочная запись, а исправления заверяются подписью и печатью․

Краткие итоги

Заведение трудовой книжки новому сотруднику, это не просто формальность, а важная юридическая процедура․ В 2026 году необходимо учитывать статус выбора сотрудника (ЭТК или бумажный формат), строго следовать правилам заполнения по Приказу Минтруда № 320н и обеспечивать своевременную передачу данных в бухгалтерию и СФР․ Грамотное оформление документов с самого начала поможет избежать штрафов и конфликтов в будущем․