Цель статьи – дать практический пошаговый алгоритм оформления нового сотрудника в соответствии с Трудовым кодексом РФ и актуальными нормативными актами 2026 года. Рассмотрим‚ какие документы должен предоставить работник‚ какие формальности обязан выполнить работодатель‚ как правильно оформить приказ о приёме‚ трудовой договор и запись в трудовую книжку (бумажную и электронную).

Общие требования законодательства

Оформление приёма на работу регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (ТК РФ);
• Постановлением Минтруда РФ от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
• Федеральным законом № 439‑ФЗ от «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ» (пункт 8 ст. 2‚ касающийся электронных трудовых книжек);
• Приказом Минтруда РФ от № П-2024‑03 «Об утверждении формы приказа о приёме на работу».

С  г. обязательным считается использование электронной трудовой книжки (ЭТК)‚ однако в большинстве организаций сохраняются и бумажные версии для архивных целей.

Документы‚ которые обязан предоставить работник

Список обязательных бумаг (оригиналы) при приёме на работу:

1. Паспорт гражданина РФ (страница с фотографией и страница с регистрацией).
2. СНИЛС – подтверждение страхового номера.
3. ИНН (при наличии).
4. Военный билет (для мужчин‚ подлежащих воинскому учёту) или справка о воинском учёте.
5. Трудовая книжка (если у работника уже есть запись о предыдущих местах работы). При первом месте работы в бумажном виде запись не делается (ч. 8 ст. 2 439‑ФЗ).
6. Справка о состоянии здоровья (для должностей‚ требующих медицинского осмотра‚ в т.ч. подземные работы).
7. Образовательные документы (диплом‚ сертификаты) – по требованию работодателя.
8. Согласие на обработку персональных данных (по форме‚ утверждённой ФЗ‑152).
9. При необходимости – документы‚ подтверждающие право на работу иностранного гражданина (виза‚ разрешение на работу).

Все оригиналы передаются в кадровую службу‚ а копии хранятся в личном деле сотрудника.

Документы‚ которые оформляет работодатель

Кадровый отдел готовит следующий пакет бумаг:

• Трудовой договор (по образцу‚ утверждённому Минтрудом). Договор может быть бессрочным‚ срочным‚ на проект‚ по совместительству и т.д.
• Приказ о приёме на работу – основной документ‚ фиксирующий факт начала трудовых отношений. В приказе указываются:
  • ФИО работника;
  • дата и номер приказа;
  • дата начала работы;
  • должность‚ структурное подразделение;
  • условия оплаты труда;
  • испытательный срок (если предусмотрен).
• Личная карточка сотрудника (внутренний документ организации).
• Сведения о постановке на воинский учёт (для мужчин).
• Электронная запись в ЭТК (при наличии).
• При необходимости – документы о допуске к работе (разрешения‚ сертификаты‚ аттестации).

Пошаговый алгоритм приёма на работу

Приказ о приёме на работу – образец

Приказ № 27/2026
От г.

О приёме Иванова Ивана Ивановича на работу

В соответствии со ст. 67 ТК РФ
приказываю:

Принять Иванова Ивана Ивановича на должность инженера‑технолога в отдел производственного планирования с г.
Оформить с работником трудовой договор от г. № 12/2026.
Установить испытательный срок – 3 (три) месяца‚ с г. по г.
Установить размер заработной платы – 85 000 ₽ (восемьдесят пять тысяч рублей) в месяц‚ выплачиваемой 2‑м числом следующего месяца.
Внести запись в трудовую книжку (ЭТК) о приёме на работу с указанием даты‚ должности и номера договора.

Контроль исполнения: начальник отдела кадров – Петров П.П.

Подпись ______________________ (директор ООО «Пример»)

Оформление записи в трудовую книжку

Бумажная трудовая книжка

Запись вносится в раздел «Сведения о работе в организации» (страница 2–3). Обязательные реквизиты:

• Дата приёма (дд.мм.гггг);
• Наименование организации (полное официальное название);
• Трудовой договор (номер и дата) или приказ о приёме (номер и дата);
• Должность‚ разряд (если есть);
• Ставка (оклад) и условия оплаты.

Пример записи (по образцу Минтруда):

 ООО «Пример» Трудовой договор № 12/2026 от Инженер‑технолог‚ 1 разряд Оклад 85 000 руб.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК заполняется в системе ФГИС «Трудовые книжки» через портал etk.gov.ru. Требования:

• Авторизация работодателя (ЭЦП);
• Ввод тех же реквизитов‚ что и в бумажной версии;
• Приём подтверждается цифровой подписью работника.

ЭТК автоматически формирует историю записей и позволяет просматривать её в любой момент.

Испытательный срок: правовые нюансы 2025‑2026 гг;

С 2025 года в ТК РФ внесены уточнения:

• Продолжительность испытательного срока не может превышать 3 мес. (исключения – руководящие должности‚ где срок может быть до 6 мес.).
• Работодатель обязан оформить акт о прохождении испытательного срока в письменной форме.
• Если работник отказывается от продолжения работы после испытательного срока‚ он считается уволенным по инициативе работодателя‚ и ему полагаются все выплаты‚ предусмотренные законом.

Для совместителей испытательный срок обычно не устанавливается‚ если иное не предусмотрено коллективным договором.

Специальные случаи

Приём на работу по совместительству

Трудовая книжка заполняется отдельной записью‚ в которой указывается «по совместительству». При этом:

• Не требуется отдельный приказ‚ если совместительство оформляется в рамках одного предприятия.
• Запись в книжке делается одновременно с записью об увольнении из основной организации (можно в виде блока).

Приём на работу без трудовой книжки (первая работа)

Согласно ч. 8 ст. 2 439‑ФЗ‚ при первом месте работы в бумажной форме запись в книжке не делается. Работодатель выдаёт ьный лист и вкладыш (если требуется)‚ а в электронном реестре фиксирует сведения о приёме.

Приём на работу в условиях удалённого формата

Для удалённых сотрудников:

• Трудовой договор и приказ оформляются в электронном виде с использованием электронной подписи.
• ЭТК является единственным официальным документом‚ в котором фиксируются записи о приёме и увольнении.
• Необходимо оформить договор об оказании услуг по ИТ‑поддержке (если работа связана с обработкой персональных данных).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли оформить трудовой договор без приказа о приёме? Да‚ если в организации предусмотрена прямая привязка к договору. Однако приказ остаётся обязательным документом для внесения записи в трудовую книжку.
2. Что делать‚ если у работника нет трудовой книжки? Работодатель выдает ьный лист и‚ при необходимости‚ вкладыш. В ЭТК запись делается сразу.
3. Сколько времени у работодателя на внесение записи в трудовую книжку? По закону – в течение 5 рабочих дней с момента начала работы.
4. Можно ли оформить испытательный срок в договоре‚ но не в приказе? Нет. Оба документа должны содержать одинаковую информацию о сроке испытания.
5. Какие штрафы предусмотрены за нарушение порядка оформления трудовой книжки? Штрафы для работодателя – от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ) за каждое нарушение.

Оформление приёма на работу – процесс‚ требующий строгого соблюдения нормативных актов. Чтобы избежать штрафов и конфликтов‚ рекомендуется:

• Создать чек‑лист для кадровиков‚ включающий все обязательные документы (паспорт‚ СНИЛС‚ трудовая книжка‚ медицинская справка и т.д.).
• Использовать шаблоны приказов и трудовых договоров‚ утверждённые юридическим отделом.
• Переходить на электронную трудовую книжку – это упрощает контроль и ускоряет процесс внесения записей.
• Контролировать сроки: запись в книжку – в течение 5 дней‚ оформление приказа – в тот же день‚ когда подписан договор.
• Вести журнал испытательных сроков‚ чтобы своевременно оформлять акты о прохождении или о прекращении трудового договора.

Тщательное соблюдение указанных шагов гарантирует законность трудовых отношений и создаёт прозрачную кадровую документацию‚ полезную как для работодателя‚ так и для сотрудника.

Дата публикации: