Оформление нового сотрудника в программах 1С требует скрупулезного внимания к деталям. Юридически процедура приема на работу регулируется статьей 68 ТК РФ: необходимо заключить трудовой договор, оформить личную карточку, внести корректные данные в программу учета и правильно указать сведения для трудовой книжки. В этой статье мы подробно разберем, как оформить прием сотрудника на работу в конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:ЗУП 3.1, уделив особое внимание выбору способа ведения трудовой книжки.
Общие принципы оформления приема в 1С
Прием на работу в 1С 8.3 оформляется одноименным документом. Он создает кадровую запись, рассчитывает оклад и аванс, а также формирует основу для будущих начислений. Перед тем как начать внесение данных, необходимо убедиться в наличии всех требуемых настроек в программе и документов от будущего сотрудника.
Для создания документа нужно перейти в раздел меню:
- Зарплата и кадры → Кадровые документы
В открывшемся списке создаем новый кадровый документ — «Прием на работу»». В форме документа указываем должность, на которую принимается новый сотрудник, и переходим к заполнению важных вкладок.
Заполнение вкладки «Трудовой договор»
На вкладке «Трудовой договор» вносятся реквизиты заключенного трудового договора. Здесь же задаются условия оплаты труда, размер оклада и другие важные параметры, влияющие на расчет аванса и зарплаты.
Как указать способ ведения трудовой книжки
Одним из ключевых изменений в кадровом учете последних лет стал переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). В 1С предусмотрен удобный функционал для отражения этих данных, а также специальный сервис 1С:Электронные трудовые книжки, который помогает формировать отчетность в Пенсионный Фонд России (СЗВ-ТД) и вести кадровый учет небольшой фирмы.
При заполнении документа «Прием на работу» выбор способа ведения трудовой книжки зависит от используемой конфигурации:
В 1С:ЗУП 3.1
В конфигурации «Зарплата и управление персоналом» для отражения способа ведения трудовой книжки необходимо:
- Перейти в раздел «Сведения о трудовой деятельности» (или на соответствующую вкладку внутри документа).
- Установить флажок «Отразить в трудовой книжке».
- Выбрать нужную «Трудовую функцию» из справочника.
- Указать способ ведения: бумажная, электронная или совмещение обоих вариантов (если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК).
В 1С:Бухгалтерия 8.3
В бухгалтерской конфигурации кадровый учет несколько упрощен, однако указание способа ведения трудовой книжки также является обязательным для корректной сдачи отчетности. В карточке сотрудника или непосредственно в документе приема необходимо выбрать соответствующий статус:
- Бумажная трудовая книжка — для сотрудников, которые впервые устроились на работу или сохранили бумажный формат.
- Электронная трудовая книжка — если сотрудник написал заявление об отказе от бумажного формата.
От этого выбора зависит, какие данные будут передаваться в ПФР при формировании отчетов.
Важные нюансы кадрового учета
Работая в программах 1С, важно помнить о нескольких правилах:
- Дистанционная занятость и совмещение — при оформлении таких сотрудников в документе приема устанавливаются особые флажки и условия, которые влияют на отражение их трудовой деятельности.
- Исправление ошибочных записей — если вы некорректно указали способ ведения трудовой книжки или должность, в 1С можно оперативно исправить ошибку с помощью документа «Перевод» или «Изменение условий труда» (в ЗУП), либо создать исправление исходного документа.
- Автоматическое формирование отчетности — на основе введенных данных о приеме и способе ведения трудовой книжки программа автоматически формирует отчет СЗВ-ТД, который в обязательном порядке сдается в Пенсионный Фонд.
Корректное оформление приема на работу и правильное указание способа ведения трудовой книжки в 1С 8.3 — залог безошибочного кадрового учета и своевременной сдачи отчетности. Следуя нашей пошаговой инструкции, вы сможете легко создавать карточки сотрудников, заполнять реквизиты трудовых договоров и учитывать все требования трудового законодательства. Для более глубокого изучения темы рекомендуем ознакомиться с видеоинструкциями по работе в сервисе «1С:Электронные трудовые книжки».