В 2026 году работодатели часто сталкиваются с вопросом, как правильно оформить нового сотрудника: через трудовой договор с записью в трудовой книжке или без неё. Ниже – подробный гид, который поможет понять, какие документы нужны, в каких случаях можно обойтись без записи в трудовой книжке и как правильно оформить все процедуры.
Трудовой договор: основные понятия
Трудовой договор – это основной документ, который фиксирует условия العمподства, права и обязанности сторон. По ТК РФ он может быть оформлен в любой форме, но для большинства категорий работников требуется запись в трудовой книжке (бумажной или электронной);
Виды трудового договора
- Договор на основной ставке – основной трудовое отношение.
- Договор при совместительстве – когда сотрудник работает одновременно в нескольких организациях.
- Договор на временный период (до 6 месяцев, 6‑12 месяцев и т.д.).
- Договор с физическим лицом‑работодателем без статуса ИП.
Когда можно не оформлять запись в трудовой книжке?
Согласно практике и разъяснениям Контур.Экстерн, запись в трудовой книжке не обязана делаться в следующих случаях:
- При работе по совместительству – запись делается только в основном месте труда.
- Если сотрудник впервые поступает в организацию, но уже имеет сведения о трудовой деятельности (электронный эквивалент трудовой книжки).
- При оформлении копии приказа о приеме на работу или справки со второго места работы, где указаны все необходимые реквизиты.
Тем не менее, даже если запись в книжке не делается, трудовой договор всё равно должен быть заключён и подписан обеими сторонами.
Перечень обязательных документов при приёме на работу
Для оформления сотрудника необходимо предъявить следующие документы (по состоянию на 2026 год):
- Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
- Справка о предыдущем месте работы (если уже было).
- Трудовая книжка (бумажная) или сведения о трудовой деятельности в электронном виде (форма СТД‑Р, СТД‑СФР).
- Сведения об образовании (при необходимости).
- Водительское удостоверение (для некоторых позиций).
- Документы, подтверждающие участие в профсоюзе или профобучении (если требуется).
Все оригиналы, кроме трудовой книжки, после завершения кадровых процедур возвращаются работнику.
Электронная vs бумажная трудовая книжка
С 2024 года в России действует система электронных трудовых книжек. Они оформляются в виде сведений о трудовой деятельности по форме СТД‑Р (или СТД‑СФР). При этом:
- Электронная книжка считается законным документом, если её можно открыть через официальный портал.
- При приёме на работу работник обязан предоставить трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (п. 2 ст. 67 ТК РФ).
- Если у кандидата нет ни книжки, ни электронных сведений, работодатель может оформить договор, но в дальнейшем требуется собрать необходимую информацию.
Специфика совместительства и краткосрочной работы
Для сотрудников, работающих на совместительстве или менее 6 дней в месяц, часто используют договор без записи в книжке. При этом:
- Оформление происходит только по трудовому договору.
- Запись в книжке делается в организации‑работодателе, где сотрудник работает основной ставкой.
- Если совместительство переходит в постоянную работу, необходимо обновить запись в книжке.
Как оформить приказ о приеме на работу
После того как собраны все документы, кадровый отдел оформляет приказ о приеме на работу. В нём указываются:
- ФИО сотрудника.
- Должность и подразделение.
- Дата начала работы.
- Условия трудового договора (срок, ставка, режим).
- Отметка о предоставлении (или не предоставлении) трудовой книжки.
- Подписи сторон и дата.
Этот приказ служит основанием для внесения записи в трудовую книжку (или в электронные сведения).
Что делать, если трудовая книжка потеряна или повреждена?
Потеря или порча трудовой книжки – частая ситуация. Решение выглядит так:
- Подача заявления о потере в HR‑отдел.
- Оформление заявления о выдаче копии или выдаче новой книжки.
- Возможность оформить электронную запись вместо бумажной.
- Если запись уже была внесена в книжку, её копию можно использовать как подтверждение.
Суд, как отмечает MuнТруд ЧР, может обязать работодателя внести соответствующую запись в трудовую книжку, даже если оригинал потерян.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли работать без трудовой книжки в 2026 году? – Да, но только в исключительных случаях (совместительство, первое место работы). Обязательно оформить трудовой договор.
- Какие сведения вместо книжки считаються достаточными? – Сведения о трудовой деятельности по форме СТД‑Р/СТД‑СФР, подтверждающие предыдущий опыт работы.
- Нужна ли подпись работодателя в договоре? – Да, подпись обеих сторон обязательна, а также дата заключения.
- Как оформить договор с физическим лицом‑работодателем без ИП? – Договор оформляется в обычном порядке, но в нём указываются реквизиты работодателя (ФИО, адрес) и требуются те же документы, что и при работе с юрлицом.
Трудоустройство в 2026 году требует внимательного подхода к оформлению трудового договора и трудовой книжки. Хотя в некоторых случаях запись в книжке может быть заменена электронными сведениями или вовсе не производиться, сам договор должен быть подписан и зафиксирован. Правильная подготовка документации и соблюдение сроков позволяют избежать юридических рисков и обеспечить корректное оформление отношений с персоналом.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обратитесь в кадровый отдел или к юристу по трудовому праву.