Оформление нового сотрудника – один из самых важных процессов в любой организации․ От правильного выполнения всех этапов зависит не только юридическая защита работодателя, но и комфорт нового работника․ В этой статье подробно разберём, какие действия необходимо выполнить при приёме на работу и как правильно внести запись в трудовую книжку․

Подготовительный этап

Сбор необходимых документов от кандидата

1. Трудовая книжка (если имеется) или её копия․
2. Паспорт (страница с фотографией и страница с регистрацией)․
3. СНИЛС․
4. ИНН (при наличии)․
5. Военный билет (для мужчин, подлежащих воинскому учёту)․
6. Документы об образовании (диплом, сертификаты)․
7. Справка о состоянии здоровья (форма 086/у) – обязательна для большинства должностей․
8. Согласие на обработку персональных данных (по закону ФЗ‑152)․

Оформление приказа о приёме на работу

Приказ – основной документ, фиксирующий факт трудоустройства․ В нём указываются:

• ФИО сотрудника․
• Должность и структурное подразделение․
• Дата начала работы․
• Условия труда (график, ставка, испытательный срок)․
• Основание приёма (договор, конкурс, рекомендация)․

Подготовка трудового договора

Трудовой договор подписывается двумя сторонами и должен соответствовать Трудовому кодексу РФ․ В договоре обязательно указываются:

• Стороны договора (наименование работодателя, ФИО работника)․
• Должность, место работы, оклад, премии․
• Условия труда (режим рабочего времени, отпуск, командировки)․
• Срок действия договора (бессрочный, срочный, на период испытания)․
• Права и обязанности сторон․
• Условия расторжения и прекращения договора․

Оформление приёма на работу

Подписание документов

После согласования всех условий сотрудник подписывает:

1. Трудовой договор․
2. Приказ о приёме на работу (подписывается руководителем)․
3. Согласие на обработку персональных данных․
4. При необходимости – соглашение о неразглашении (NDA)․

Внесение записи в трудовую книжку

Запись в трудовую книжку делается в соответствии с пунктом 2;1․1 Положения о трудовых книжках․ Ниже – пошаговая инструкция․

Шаг 1․ Подготовка формы записи

Запись делается в специальном графе «Запись о приёме на работу»․ Необходимо заполнить следующие поля:

• Дата приёма на работу – указывается фактическая дата начала исполнения обязанностей․
• Наименование организации – полное официальное название работодателя․
• Код ОКВЭД – код вида экономической деятельности (по классификатору)․
• Должность – точное наименование должности․
• Ставка (оклад) – размер заработной платы в рублях․
• Срок трудового договора – «бессрочно» или указание даты окончания (для срочных договоров)․

Шаг 2․ Подпись и печать

Запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и ставится печать организации․ Если запись делается в электронном виде (в случае электронных трудовых книжек), подпись ставится электронной подписью․

Шаг 3․ Выдача трудовой книжки сотруднику

После внесения записи работнику вручается трудовая книжка с подписью и печатью․ Работник обязан хранить её в надёжном месте и своевременно возвращать в случае увольнения․

Последующие обязательства работодателя

Регистрация в государственных органах

• Постановка на учёт в Пенсионном фонде (ПФР)․
• Регистрация в Фонде социального страхования (ФСС) – обязательна для всех работодателей․
• Уведомление налоговой службы о приёме на работу (форма 2‑НДФЛ)․

Оформление страховых полисов

Для сотрудников, работающих в условиях повышенной опасности, необходимо оформить полис обязательного страхования от несчастных случаев на производстве․

Проведение вводного инструктажа

Согласно Трудовому кодексу, каждый новый сотрудник обязан пройти вводный инструктаж по технике безопасности и охране труда․ Инструктаж фиксируется в журнале инструктажей․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать, если у сотрудника нет трудовой книжки?

Работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с момента начала работы․ При этом запись в книжку вносится сразу после подписания трудового договора․

Можно ли вносить запись в электронную трудовую книжку?

Да․ С 2022 года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки (ЭТК)․ Запись вносится через портал Госуслуг с использованием квалифицированной электронной подписи․

Как оформить запись, если сотрудник находится в отпуске в первый день работы?

Запись в трудовую книжку делается в первый рабочий день, когда сотрудник фактически приступает к исполнению обязанностей․ Дата приёма указывается именно так․

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Ошибка исправляется в присутствии сотрудника и его подписи․ В графе «Примечание» указывается «Исправление», а рядом ставится подпись и печать работодателя․

Оформление приёма на работу и внесение записи в трудовую книжку – процесс, требующий внимательности и строгого соблюдения нормативных требований․ Правильное выполнение всех пунктов гарантирует:

• Юридическую защиту работодателя от трудовых споров․
• Социальную защищённость сотрудника․
• Корректный учёт в государственных фондах․
• Прозрачность и порядок в кадровой документации․

Помните: любой пропуск или ошибка в оформлении может привести к штрафам и судебным разбирательствам․ Поэтому рекомендуется вести чёткую проверку всех документов и записей․

Автор статьи: Ваш HR‑консультант․ Дата публикации: 21 мая 2026 г․