Вопрос о том, можно ли завести новую трудовую книжку при наличии старой, возникает у сотрудников и работодателей довольно часто. Причинами могут стать утеря документа, его порча или просто желание начать «с чистого листа». Однако российское трудовое законодательство содержит строгие правила на этот счет. В этой статье мы подробно разберем, когда оформление нового бланка правомерно, а когда, является нарушением закона.
Общие правила: одна трудовая — один стаж
Самое главное правило: у работника может быть только одна бумажная трудовая книжка. Заводить вторую просто потому, что старая закончилась или хочется скрыть какой-то период работы, категорически запрещено. Если при приеме на работу выяснится, что у сотрудника уже есть действующая трудовая книжка, работодатель обязан продолжить ведение именно этого документа.
Однако из этого правила есть законные исключения, когда новая трудовая книжка все-таки оформляется.
Когда можно завести новую трудовую книжку?
Утрата или порча старого документа
Если работник заявляет, что его трудовая книжка утеряна или пришла в негодность (например, порвана, испачкана, залита водой), работодатель обязан оформить ему новый бланк. Но для этого недостаточно просто купить чистую книжку и начать заполнять.
Чтобы процедура была законной, необходимо:
- Получить письменное заявление от работника. В заявлении сотрудник должен указать, что у него ранее имелся трудовой стаж, и объяснить причину отсутствия документа (утрата, порча и т.д.).
- Оформить новую трудовую книжку. На ьном листе нового бланка указываются актуальные данные сотрудника.
- Внести записи о предыдущем стаже. В раздел «Сведения о работе» вносится итоговая запись об общем стаже до поступления в данную организацию. Документы, подтверждающие этот стаж (справки от прежних работодателей, выписки из архивов, договоры), должен предоставить сам работник.
Прием на работу впервые
Если человек устраивается на работу впервые в жизни и никогда раньше не вел трудовую книжку, работодатель заводит для него новый документ. В 2026 году оформление впервые имеет свои особенности (об этом ниже).
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и бумажная: как они совмещаются?
С введением электронных трудовых книжек ситуация несколько изменилась. Многие ошибочно полагают, что ЭТК полностью заменяет бумажную, но это не так.
Если бумажная трудовая книжка у сотрудника уже есть, электронная всё равно должна быть заведена на него. Однако, если работник не написал заявление о полном переходе на электронный формат, работодателю придется вести обе трудовые книжки одновременно — дублировать записи и в бумаге, и в электронной системе.
Если же сотрудник перешел на ЭТК и написал соответствующее заявление, его бумажная книжка выдается на руки и больше не ведется. В этом случае электронная база становится основным документом о стаже.
Трудовые книжки нового образца: что изменилось к 2026 году?
С 1 января 2023 года в России введены в действие трудовые книжки нового образца (утверждены Приказом Минтруда России от № 320н и Постановлением Правительства РФ от № 1250). Новая форма будет действовать до 1 сентября 2027 года.
Главные изменения:
- Обновленный ьный лист. Добавлено уточнение, что отчество указывается при наличии (это важно для граждан, у которых отчество отсутствует по национальным или иным причинам).
- Использование старых бланков. Чиновники разрешили продолжать использовать старые бланки трудовых книжек, пока они не закончатся в компании. После того как запасы старых бланков будут исчерпаны, работодателю придется докупать только новые.
Особенности оформления трудовой книжки впервые в 2026 году
В 2026 году оформлять трудовые книжки впервые нужно по новым правилам. Согласно Федеральному закону от № 439-ФЗ, организации полностью перешли на электронные трудовые книжки.
Что это значит для новых сотрудников?
- Если человек устраивается на работу впервые и никогда раньше не вел трудовую книжку, по умолчанию сведения о его стаже будут вестись только в электронном виде (ЭТК).
- Однако сотрудник имеет право подать работодателю заявление на оформление бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель обязан завести для него бумажный бланк нового образца и вести его параллельно с электронной базой.
Можно ли купить новую трудовую, если старая просто не нравится?
Иногда работники просят «потерять» старую трудовую и завести новую, чтобы скрыть неудачный опыт увольнения по статье или частую смену работы. Делать этого категорически нельзя.
Во-первых, работодатель не имеет права выдавать новую трудовую книжку работнику, у которого уже есть действующий документ — это прямое нарушение Трудового кодекса РФ. Во-вторых, с введением системы ЭТК скрыть стаж стало практически невозможно: все данные с 2020 года хранятся в базе Пенсионного фонда (СФР), и при малейшем расхождении между бумажной книжкой и электронной базой возникнут вопросы.
Завести новую трудовую книжку при наличии другой можно только в двух случаях: если старая безвозвратно утеряна (или испорчена) и если сотрудник устраивается на работу впервые. Во всех остальных случаях необходимо продолжать ведение действующего документа. Помните, что в 2026 году актуальны бланки нового образца, а ведение бумажной книжки впервые осуществляется только по заявлению работника параллельно с электронной системой учета стажа.