Ведение трудовых книжек регулируется Т трудовым кодексом РФ, Приказом Минтруда России от  № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек». На практике работодатели часто сталкиваются с вопросами: как правильно оформить новую трудовую книжку, какие документы нужны, какие особенности есть при переходе на электронный вариант. Ниже – пошаговое руководство, подкреплённое актуальными образцами и рекомендациями.

Виды трудовых книжек в 2026 году

• Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, заполняемый вручную.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – ведётся в электронном виде в личном кабинете сотрудника на портале «Госуслуги» или в системе работодателя.

С 2024 года переход на ЭТК стал обязательным для большинства организаций, однако бумажный вариант может сохраняться, если сотрудник отказывается от электронного оформления.

Когда требуется оформить новую трудовую книжку?

1. Приём на работу впервые (у сотрудника нет ни одной трудовой книжки).
2. Перевод сотрудника на новую должность, если в новой организации не ведётся прежняя книжка.
3. Увольнение и последующий повторный приём (вновь оформляется новая книжка).
4. Смена типа документа: переход от бумажной к электронной форме.

В каждом из этих случаев необходимо оформить новую запись в соответствии с Приказом 320н.

Какие документы нужны для оформления новой трудовой книжки?

• Копия паспорта сотрудника (страницы с данными и пропиской).
• Справка о предыдущем месте работы (если сотрудник уже имел трудовую книжку).
• Трудовой договор (подписанный обеими сторонами).
• Сведения, подлежащие внесению в ПФР (форма СЗВ‑ТД) – они подаются в ПФР в установленном порядке.
• При необходимости – справка о смене фамилии, даты рождения, сведения о семье (для оформления в ЭТК).

Если сотрудник согласен вести только ЭТК, достаточно подписи в электронном виде на портале «Госуслуги».

Пошаговая инструкция по оформлению новой трудовой книжки

Подготовка к записи

• Проверьте, что у сотрудника нет уже существующей трудовой книжки (бумажной или электронной).
• Убедитесь, что в ПФР уже получены сведения о трудовой деятельности (форма СЗВ‑ТД).
• Подготовьте образец записи, используемый в Порядке 320н (см. ниже).

Формирование записи о приёме на работу

Запись вносится в соответствии с пунктом 10 Порядка 320н. Пример оформления:

Запись о приёме на работу:
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Дата приёма на работу: 
Должность: менеджер по продажам
Подразделение: отдел продаж
Трудовой договор № 12 от 

Внесение сведений в книжку

1. Заполняются реквизиты сотрудника (ФИО, дата рождения, паспортные данные).
2. Указывается место и дата начала работы, а также основная должность.
3. Если сотрудник переводится с другой организации, указываются сведения о предыдущей работе (дата начала, должность, основание перехода).
4. В случае перехода на ЭТК – отмечается «Ведётся в электронном виде».

Заверение записи

После заполнения записи её подписывает руководитель организации и сам сотрудник (в бумажном виде – подпись, в электронном – подтверждение через электронную подпись).

Подача данных в ПФР

Работодатель в установленном порядке предоставляет форму СЗВ‑ТД в ПФР. После подтверждения ПФР данные автоматически появляются в ЭТК сотрудника.

Образцы записей в трудовой книжке (2026 год)

Эти образцы можно использовать как шаблон при заполнении любой новой записи.

Электронная трудовая книжка: особенности оформления

• Кто должен вести ЭТК? – работодатель, если сотрудник согласился на электронное ведение.
• Как оформить ЭТК? – через личный кабинет на портале «Госуслуги», где сотрудник подписывает согласие и получает доступ к своей книжке.
• Преимущества ЭТК:
  • Быстрый доступ к информации о трудовых событиях.
  • Отсутствие риска потери бумажного документа.
  • Удобство обновления данных (переводы, увольнения).
• Недостатки и риски:
  • Зависимость от технической инфраструктуры.
  • Необходимость подтверждения подписью в электронном виде.

Для доступа к ЭТК сотрудник может зайти на Госуслуги, выбрать раздел «Трудовая книжка», и там увидеть всю историю своих трудовых событий.

Частые ошибки при оформлении новой трудовой книжки

1. Неправильное указание даты начала работы (вместо фактической – даты подписания договора).
2. Отсутствие подписи руководителя и сотрудника.
3. Неправильное заполнение реквизитов (ошибки в паспортных данных, дате рождения).
4. Неправильное оформление перехода на ЭТК – отсутствие отметки «Ведётся в электронном виде».
5. Отсутствие подачи формы СЗВ‑ТД в ПФР в установленный срок.

Чтобы избежать этих ошибок, рекомендуется:

• Проверять каждый реквизит дважды.
• Сохранять копию готовой записи перед подписью.
• Консультироваться с юристом или специалистом по кадровому делу.

Где посмотреть готовую электронную трудовую книжку?

После того как работодатель внёс сведения в ПФР, сотрудник может увидеть свою ЭТК:

1. Войдите на портал Госуслуги.
2. В личном кабинете выберите раздел «Трудовая книжка».
3. Там будет отображён полный список событий: приём, переводы, увольнения, изменения данных.
4. Можно также запросить выписку в PDF‑формате для печати или передачи в другие организации.

Как заверить копию трудовой книжки в 2026 году

Если требуется предоставить копию (бумажную или электронную) в сторонние организации, её можно заверить:

• Сам работодатель – ставит печать и подпись.
• Через Госуслуги – выбираете «Заверить копию», система генерирует электронную подпись.

Заверившуюся копию можно использовать в банках, при оформлении кредитов, при поступлении в учебные заведения и т.д.

Краткое резюме

Оформление новой трудовой книжки – это процесс, требующий внимания к деталям и соблюдения установленных норм. Главное:

1. Определить, нужна ли бумажная или электронная форма.
2. Собрать необходимые документы (паспорт, договор, справки).
3. Заполнить запись в соответствии с Приказом 320н.
4. Подать данные в ПФР (форма СЗВ‑ТД).
5. Завершить запись подписью и печатью.
6. При необходимости – оформить ЭТК через Госуслуги.

Соблюдая эти шаги, вы гарантируете корректность оформления и избежите возможных проблем в будущем.

Автор статьи: кадровый консультант, 2026 год.