Дата публикации: 23 мая 2026 года
Важно! С 1 сентября 2021 года вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек‚ утвержденные Приказом Минтруда России № 320н. Эти изменения распространяются на все трудовые книжки‚ оформляемые после указанной даты‚ независимо от их формы (бумажные или электронные).
Когда и кому оформляется новая трудовая книжка?
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66)‚ трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Она оформляется:
- При первом трудоустройстве, если у сотрудника ранее не было трудового стажа и трудовой книжки;
- При утере или повреждении существующей трудовой книжки;
- По желанию работника‚ если он переходит на электронную трудовую книжку (ЭТК)‚ но продолжает использовать бумажную;
- При необходимости вкладыша — если все графы в текущей книжке заполнены;
В 2026 году‚ согласно изменениям‚ при первичном трудоустройстве обязательно оформляется только электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако‚ если работник изъявит желание‚ ему могут выдать и бумажную версию.
⚠️ Важные изменения с 2021 года:
- С 1 сентября 2021 года введены новые бланки трудовых книжек;
- Изменены требования к заполнению ьного листа;
- Установлены новые правила внесения записей о приеме‚ переводе и увольнении;
- Работодатель обязан дублировать записи в личную карточку работника (п. 12 Правил ведения трудовых книжек).
Заявление об оформлении новой трудовой книжки, образец 2026
Перед оформлением трудовой книжки работник должен подать письменное заявление. Оно необходимо‚ чтобы подтвердить отсутствие трудовой книжки или указать причину ее отсутствия.
Образец заявления об оформлении новой трудовой книжки (2026 год)
В (наименование организации)
От: (ФИО полностью)
Должность: (если есть)
Заявление
Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с:
- первым трудоустройством;
- утратой ранее выданной трудовой книжки;
- повреждением трудовой книжки;
- иной причиной (указать).
К заявлению прилагаю:
- справку о непричастности к предыдущим трудовым отношениям (при необходимости);
- документы‚ подтверждающие утрату или повреждение (если применимо).
Подпись: ________________
Расшифровка подписи: _______________________
Заявление составляется в свободной форме‚ но должно содержать:
- реквизиты организации;
- личные данные заявителя;
- причину оформления новой книжки;
- дату и подпись.
Скачать образец заявления в формате Word
Заполнение ьного листа — пошаговая инструкция
ьный лист — это первая страница трудовой книжки. Он заполняется ручкой с чернилами темно-синего‚ фиолетового или черного цвета. Исправления не допускаются.
Образец заполнения ьного листа (новый бланк 2021+)
Трудовая книжка
(ФИО полностью)
Дата рождения:
Образование: высшее профессиональное
Профессия‚ специальность: экономист
Дата заполнения:
Подпись владельца: ________________
Серия и номер: ________________
Как заполнить:
- ФИО полностью — без сокращений‚ в именительном падеже;
- Дата рождения, число‚ месяц‚ год;
- Образование, указывается уровень: среднее‚ среднее профессиональное‚ высшее и т.д.;
- Профессия‚ специальность — по диплому или документу об образовании;
- Дата заполнения — день оформления;
- Подпись владельца — ставится лично;
- Серия и номер — указываются после присвоения.
Важно! Если у работника меняется фамилия‚ образование или профессия‚ изменения вносятся в ьный лист на основании документов (свидетельство о браке‚ диплом и т.д.).
Скачать образец ьного листа в формате PDF
Записи в трудовой книжке: прием‚ перевод‚ увольнение
Все записи в трудовой книжке вносятся на основании приказов работодателя и заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (если есть).
Запись о приеме на работу
Пример записи:
Принят на работу в ООО «Свет» в отдел кадров на должность специалиста по кадрам.
Основание: Приказ № 45 от
Как правильно оформить:
- Нумерация записей сквозная;
- В графе 1, номер записи;
- В графе 2 — дата приема;
- В графе 3 — должность и структурное подразделение;
- В графе 4 — реквизиты приказа (дата и номер).
Запись о переводе на новую должность
Пример записи:
Переведен на должность ведущего специалиста по кадрам в связи с реорганизацией отдела.
Основание: Приказ № 52 от
Важно! Если перевод связан с изменением структурного подразделения‚ оно указывается в записи.
Запись об увольнении
Пример записи:
Уволен по собственному желанию‚ пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.
Основание: Приказ № 89 от
Структура записи:
- дата увольнения;
- основание увольнения (пункт статьи ТК РФ);
- реквизиты приказа.
Внимание! При увольнении работник должен расписаться в трудовой книжке. Если он отказывается‚ об этом делается отметка в книге учета.
Вкладыш в трудовую книжку — когда и как оформлять?
Вкладыш оформляется‚ если все графы в разделе трудовой книжки заполнены‚ но нужно внести новую запись.
⚠️ Правила оформления вкладыша:
- Вкладыш выдается только при наличии основной трудовой книжки;
- На ьном листе вкладыша указывается: ФИО‚ дата рождения‚ серия и номер основной книжки;
- Записи вносятся в том же порядке‚ что и в основную книгу;
- Вкладыш не может существовать отдельно от основной трудовой книжки.
Образец оформления вкладыша:
ьный лист вкладыша:
Вкладыш в трудовую книжку № _______
(ФИО полностью)
Дата рождения:
Выдан: (наименование организации)
Дата выдачи:
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — что изменилось в 2026 году?
С 2021 года в России внедряется электронная трудовая книжка. В 2026 году она становится основной формой учета трудового стажа.
📌 Ключевые моменты ЭТК:
- Обязательна при первом трудоустройстве;
- Содержит всю информацию‚ что и бумажная;
- Доступна через Госуслуги или портал ПФР;
- Работодатель вносит записи в ЭТК в течение 3 дней после издания приказа;
- При увольнении работник получает выписку из ЭТК.
Как заполнить ЭТК?
- Работодатель вносит данные о приеме‚ переводе‚ увольнении в личном кабинете на портале;
- Записи заверяются электронной подписью;
- Работник может запросить бумажную выписку в любое время;
- При утере доступа к ЭТК можно восстановить через ПФР.
Образец выписки из ЭТК:
Выписка из электронной трудовой книжки
Иванов Иван Иванович
Дата рождения:
ИНН: 123456789012
Дата выдачи:
Сведения о трудовой деятельности:
- , Принят на должность специалиста по кадрам в ООО «Свет»;
- — Переведен на должность ведущего специалиста;
- — Уволен по собственному желанию.
Частые ошибки при заполнении трудовой книжки и как их избежать
Даже опытные кадровики иногда допускают ошибки. Рассмотрим самые распространенные:
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
|---|---|---|
| Неправильная нумерация записей | Сложности при проверке стажа | Вести сквозную нумерацию с первой страницы |
| Отсутствие основания (приказа) | Запись считается недействительной | Всегда указывать реквизиты приказа |
| Исправления без заверения | Документ может быть признан недействительным | Все исправления заверять подписью и печатью |
| Неправильное указание должности | Сложности при оформлении пенсии | Сверяться с приказом и должностной инструкцией |
| Отсутствие подписи работника | Работник может оспорить запись | Обязательно просить расписаться в книге |
Как исправить ошибку?
- Зачеркнуть неправильную запись;
- Написать: «Запись № __ недействительна‚ см. запись № __»;
- Внести правильную запись;
- Заверить подписью ответственного лица и печатью.
Документы и нормативные акты
При оформлении трудовой книжки необходимо руководствоваться следующими документами:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66‚ 84.1);
- Постановление Правительства РФ № 225 от «О трудовых книжках»;
- Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»;
- Федеральный закон № 436-ФЗ от «О внесении изменений в ТК РФ».
Скачать:
- Приказ Минтруда № 320н (2021)
- Постановление Правительства № 225
- Форма трудовой книжки (Приложение № 1 к Приказу № 320н)
Полезные советы для кадровиков и работников
💡 Для работодателей:
- Всегда требуйте заявление от работника перед оформлением новой книжки;
- Дублируйте записи в личную карточку (форма Т-2);
- Храните трудовые книжки в сейфе или металлическом шкафу;
- При увольнении выдавайте книжку в последний день работы;
- Если работник отказывается получать книжку‚ составьте акт.
💡 Для работников:
- Проверяйте правильность записей в трудовой книжке;
- При смене фамилии или должности своевременно предоставляйте документы для внесения изменений;
- Храните трудовую книжку в надежном месте;
- При утере книжки сразу обращайтесь к работодателю для оформления дубликата;
- Получайте выписки из ЭТК при необходимости.
Где скачать пустые бланки и образцы?
Вы можете бесплатно скачать необходимые формы и образцы:
- Заявление об оформлении новой трудовой книжки (Word)
- Образец ьного листа (PDF)
- Образец записи о приеме (Excel)
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (Минтруд)
- Пустой бланк трудовой книжки (новая форма 2021)
- Образец вкладыша в трудовую книжку
Рекомендуемые ресурсы:
- КонсультантПлюс — нормативные акты;
- Госуслуги, ЭТК;
- Пенсионный фонд РФ, сведения о стаже;
- Кадровое дело — статьи и образцы.
Оформление новой трудовой книжки — это ответственный процесс‚ который требует соблюдения множества правил и нормативов. В 2026 году действуют обновленные требования‚ связанные с переходом на электронные трудовые книжки и новыми формами бланков.
Главное помнить:
- Все записи должны быть заверены подписью и печатью;
- Не допускайте исправлений без соответствующих отметок;
- Дублируйте записи в личную карточку;
- Следите за изменениями в законодательстве;
- При первом трудоустройстве оформляйте ЭТК.
Следуя этим рекомендациям‚ вы сможете правильно оформить трудовую книжку и избежать ошибок‚ которые могут привести к проблемам при оформлении пенсии или трудоустройстве.
Если у вас остались вопросы — задайте их в комментариях!
Дата публикации: 23 мая 2026 года