Дата актуальности:

Содержание статьи

1. Правовая база
2. Когда необходимо оформлять новую трудовую книжку
3. Требования к заявлению
4. Образцы заявлений
5. Порядок подачи заявления
6. Контрольный список для работодателя
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Оформление новой трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ):

• Часть 4 статьи 65 ТК РФ – работодатель обязан завести новую трудовую книжку при заключении трудового договора впервые.
• Часть 5 статьи 65 ТК РФ – в случае утраты, повреждения или иной причины, по которой у работника нет трудовой книжки, работодатель обязан оформить новую книжку по письменному заявлению работника с указанием причины отсутствия.

Согласно пункту 8 Правил оформления трудовой книжки (утв. приказом Минтруда России), оформление новой книжки должно происходить в присутствии работника.

Когда необходимо завести новую трудовую книжку

Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку в двух основных ситуациях:

1. При приёме на работу впервые (первая запись в ТК РФ).
2. Если у соискателя/работника отсутствует трудовая книжка в связи с:
   • утратой (потерей);
   • повреждением (разрыв, влага, огонь и т.п.);
   • иными причинами (например, сдача книжки в архив, её изъятие в связи с судебным разбирательством).

Во всех перечисленных случаях работник обязан предоставить письменное заявление о заведении новой трудовой книжки.

Требования к заявлению

Заявление должно соответствовать следующим требованиям:

• Формат – обычный деловой документ (шапка с датой, адресом работодателя, подпись).
• Содержание:
  • Наименование организации (работодателя).
  • ФИО работника.
  • Трудовая функция (должность, подразделение).
  • Указание причины отсутствия прежней трудовой книжки (утрата, повреждение и т.п.).
  • Точная формулировка просьбы «прошу оформить новую трудовую книжку».
  • Дата и подпись работника.
• Язык – русский, без орфографических и стилистических ошибок.
• Дополнительно – при утере рекомендуется приложить справку из полиции (если есть) или иной документ, подтверждающий факт утраты.

Образцы заявлений

Заявление в связи с утерей трудовой книжки

«_____» __________ 2026 г.

Руководителю ________________________________
(наименование организации)

от _________________________________
(ФИО работника, должность)

Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с тем, что я
утратил(а) свою трудовую книжку при переезде на новое место
жительства. Причина отсутствия: утеря.

Дата _________ Подпись ___________

Заявление в связи с повреждением трудовой книжки

«_____» __________ 2026 г.

Руководителю ________________________________
(наименование организации)

от _________________________________
(ФИО работника, должность)

В связи с тем, что моя трудовая книжка повреждена (разорвана,
покрыта пятнами) и непригодна к использованию, прошу оформить мне
новую трудовую книжку.

Дата _________ Подпись ___________

Заявление при приёме на работу впервые

«_____» __________ 2026 г.

Руководителю ________________________________
(наименование организации)

от _________________________________
(ФИО работника, должность)

В соответствии с ч. 4 ст. 65 ТК РФ прошу оформить мне новую трудовую
книжку, так как я принимаюсь на работу в вашей организации впервые.

Дата _________ Подпись ___________

Все образцы можно адаптировать под конкретные условия, изменив только детали (дата, название организации, причина).

Порядок подачи заявления

1. Подготовка заявления – работник заполняет форму, ставит подпись.
2. Подача в кадровую службу – заявление передаётся в отдел кадров (или непосредственно руководителю).
3. Проверка документов – кадровик проверяет наличие:
   • заявления;
   • документов, подтверждающих причину (если требуется);
   • паспортные данные работника.
4. Оформление новой книжки – в присутствии работника вносятся первые записи (дата приёма, должность, ставка и т.п.).
5. Выдача работнику – работнику вручается новая трудовая книжка, подписывается акт приёма‑передачи.
6. Хранение заявления – оригинал заявления хранится в личном деле сотрудника.

Контрольный список для работодателя

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли предоставлять копию заявления в отдел кадров?

Да. По правилам кадрового делопроизводства оригинал сохраняется в личном деле, а копия – в отделе кадров для оперативного доступа.

Можно ли оформить новую книжку без заявления, если работник утратил её?

Нет. Статья 65 ТК РФ ч. 5 чётко предписывает наличие письменного заявления с указанием причины.

Как быстро работодатель обязан выдать новую книжку?

Трудовое законодательство не устанавливает конкретный срок, однако в практике большинства организаций книжка выдаётся в течение 1‑3 рабочих дней после получения всех необходимых документов.

Что делать, если у работника нет возможности написать заявление (например, он нездоров)?

В таком случае заявление может быть составлено в присутствии свидетеля (например, представителя профсоюза) и подписано работником в виде рукописного подписи или печати, подтверждающей согласие.

Оформление новой трудовой книжки – обязательный процесс, который регулируется чёткими нормами Трудового кодекса РФ. Правильно составленное заявление является ключевым документом, без которого работодатель не имеет права выдавать новую книжку. Следуя приведённым образцам и контрольному списку, вы гарантируете законность процедуры и избежите возможных трудовых споров.

Помните: храните оригиналы заявлений в личных делах сотрудников и проверяйте их наличие при каждом заведении новой трудовой книжки.

Источник информации: HR‑OK, КонсультантПлюс, Кадровик‑Практик.