Трудовая книжка (бумажная или электронная) – основной документ, подтверждающий трудовой стаж, сведения о местах работы, повышениях, переводах и основаниях увольнения. В случае её отсутствия, утраты или повреждения работодатель обязан оформить работнику новую книжку. Ниже подробно рассмотрены правовые основы, порядок оформления, необходимые документы и особенности ведения электронных трудовых книжек.

Правовая база

• Статья 65 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) – устанавливает обязанность работодателя оформить новую трудовую книжку, если у работника её нет.
• Статья 66 ТК РФ – определяет форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от – регламентирует электронную трудовую книжку (ЭТК) и порядок её ведения.
• Федеральный закон № 436‑ФЗ от – обязывает работодателей представлять сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ.

Согласно вышеуказанным нормативным актам, обязанность работодателя возникает независимо от причины отсутствия книжки (утрата, порча, отсутствие с момента начала трудовой деятельности и т.д.).

Когда возникает обязанность оформить новую книжку?

1. У работника нет бумажной трудовой книжки при приёме на работу (утрата, порча, отсутствие).
2. Работник подал письменное заявление о выдаче новой книжки (в т.ч. дубликата) по любой причине.
3. Работник переходит с бумажной версии на электронную (ЭТК) или наоборот – в этом случае требуется закрывающая запись в одной форме и открывающая в другой.
4. Работник впервые трудоустраивается после 1 января 2025 года – в этом случае по умолчанию ведётся только электронная трудовая книжка (пункт 8 ст. 2 Закона 439‑ФЗ).

Какой документ нужен от работника?

Ключевым доказательством отсутствия трудовой книжки является письменное заявление работника с указанием причины её отсутствия (утрата, порча, отсутствие с начала трудовой деятельности). Заявление должно содержать:

• ФИО работника;
• Дата рождения;
• Серия и номер (если есть) прежней трудовой книжки;
• Подробное описание причины отсутствия (утрата, повреждение, «не было» и т.п.);
• Подпись работника и дату.

Если работник желает перейти на электронную трудовую книжку, в заявлении указывается «заявление о переходе на электронную трудовую книжку».

Порядок оформления новой трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка

1. Получение заявления – работодатель принимает письменное заявление.
2. Подготовка бланка – согласно правилу ведения и хранения трудовых книжек (п. 44) работодатель обязан иметь в наличии достаточное количество бланков и вкладышей.
3. Заполнение первой записи – в присутствии работника в течение 5 рабочих дней (за исключением особых случаев) вносятся сведения о приёме на работу: дата, должность, наименование организации, условия труда.
4. Выдача книжки – после заполнения первой записи работнику вручаеться книжка, подписывается акт приёма‑передачи.
5. Регистрация в реестре – сведения о новой книжке и её владельце вносятся в реестр СФР (социальный фонд России) в соответствии с 439‑ФЗ.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

1. Работник подаёт заявление о переходе на ЭТК (может быть электронным письмом, если это предусмотрено внутренними регламентами).
2. Работодатель формирует выписку из базы СФР, заверенную электронной цифровой подписью (ЭЦП) ведомства.
3. В системе «Электронная трудовая книжка» создаётся запись о приёме на работу, после чего работнику отправляется уведомление с доступом к ЭТК.
4. Если у работника уже есть бумажная книжка, в ней делается закрывающая запись (указание даты перехода, причины, подписи сторон).
5. Работнику предоставляется возможность скачать/распечатать выписку из ЭТК для предъявления в другие организации.

Обязанности работодателя после оформления

• Вести трудовую книжку (бумажную и/или электронную) в соответствии с законодательством.
• Регулярно (не реже одного раза в квартал) отчитываться перед СФР о движении персонала, изменениях в трудовых договорах, переводах и увольнениях.
• Сохранять копии всех заявлений работников о выдаче/замене книжки в течение 5 лет.
• Обеспечить конфиденциальность персональных данных, содержащихся в трудовой книжке.

Последствия несоблюдения обязанности

Если работодатель не оформит новую трудовую книжку в установленный срок, к нему могут быть применены следующие меры:

• Штраф в размере от 5 000 до 30 000 рублей за нарушение требований ТК РФ (п. 5 ст. 5.27 КоАП РФ).
• Отказ в регистрации трудовых отношений в Пенсионном фонде, что может привести к задержкам в начислении страховых взносов.
• Уголовная ответственность в случае умышленного сокрытия сведений о трудовом стаже (ст. 144.1 УК РФ).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли подавать заявление, если у меня нет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки?

Да. По статье 65 ТК РФ работодатель обязан оформить новую книжку только по письменному заявлению работника, в котором указана причина отсутствия документа.

Можно ли сразу получить электронную трудовую книжку без бумажного аналога?

Да. С 2025 года новые сотрудники могут сразу оформить ЭТК. Для этого достаточно подать заявление о переходе на электронный вариант.

Что делать, если моя трудовая книжка была утеряна, а я уже работаю в компании?

Необходимо написать заявление о выдаче дубликата и передать его работодателю. Работодатель оформит новую книжку (или дубликат) в течение 5 рабочих дней.

Как оформить дубликат, если у меня была старая книжка, но я её потерял?

Работодатель оформит новый вкладыш в новую книжку, а в старой (если она найдена) сделает закрывающую запись «Утеря». При этом в системе СФР будет создана новая запись о трудовом стаже.

Обязан ли работодатель вести обе версии – бумажную и электронную?

Если работник выбрал вести бумажную книжку, работодатель обязан вести её по прежним правилам и одновременно вести электронную запись в СФР. Если выбран только электронный вариант, бумажная книжка не требуется.

Практический чек‑лист для работодателя

Оформление новой трудовой книжки – обязательный процесс, регулируемый Трудовым кодексом РФ и рядом федеральных законов. Работодатель обязан выполнить его в установленный срок, получив от работника письменное заявление, независимо от причины отсутствия документа. С 2025 года большинство новых сотрудников переходят на электронную форму, однако право выбора остаётся за работником, и в этом случае работодатель обязан вести обе версии.

Соблюдение всех процедур гарантирует корректный учёт трудового стажа, своевременное начисление страховых взносов и отсутствие штрафных санкций для организации.

Дата актуализации статьи: