Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Вопрос о возможности оформить новую трудовую книжку возникает в различных ситуациях: утеря, повреждение, первый приём на работу после введения электронных трудовых книжек, необходимость дубликата и др. Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, порядок действий и особенности оформления новой трудовой книжки в 2024‑2026 гг.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 65 (оформление трудовой книжки при приёме на работу), ст. 66.1 (формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде).
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ – внес изменения в ТК РФ, установив, что с сведения о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после , формируются исключительно в электронном виде; бумажные трудовые книжки для таких сотрудников не оформляются.
- Пояснения Минтруда и ПФР (разъяснения 2022‑2026 гг.) – уточняют порядок выдачи дубликата при утрате или повреждении бумажной книжки.
Когда можно оформить новую трудовую книжку?
Утрата или повреждение существующей бумажной трудовой книжки
Если работник потерял или повредил свою трудовую книжку, работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника (с указанием причины отсутствия) оформить новую трудовую книжку – дубликат. Для этого необходимы:
- заявление работника о утере/повреждении;
- документы, подтверждающие трудовой стаж (справки с предыдущих мест работы, выписки из ПФР, приказы о приёме/увольнении и т.д.);
- приказ о приёме на работу (если оформление происходит при новом приёме).
Дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, и заполняется с учётом всех ранее внесённых записей.
Первый приём на работу после (отсутствие трудового стажа)
Согласно ст. 66.1 ТК РФ и закону № 439‑ФЗ, если гражданин впервые поступает на работу после и у него нет трудового стажа, бумажная трудовая книжка не оформляется. Сведения о его трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде в системе ПФР.
Переход с электронной на бумажную форму (по желанию сотрудника)
Если работник уже перешёл на электронную трудовую книжку, но желает иметь бумажный дубликат, он может подать заявление о выдаче дубликата. Работодатель оформляет новую бумажную трудовую книжку на основании электронных данных, предоставленных ПФР.
Замена устаревшего бланка (с )
С 1 января 2023 года введен новый образец трудовой книжки. При утрате или повреждении бланка старого образца работодатель обязан оформить новую трудовую книжку нового образца (не дубликат старого бланка).
Порядок оформления новой трудовой книжки
- Получить письменное заявление от работника с указанием причины отсутствия книжки (утрата, повреждение, первый приём и т.д.).
- Проверить и собрать подтверждающие документы о трудовой деятельности (справки, выписки из ПФР, приказы).
- Составить приказ о выдаче новой трудовой книжки (или о выдаче дубликата).
- Заполнить новую трудовую книжку:
- титульный лист (ФИО, дата рождения, образование, профессия);
- раздел «Сведения о работе» – внести все записи согласно предоставленным документам;
- раздел «Награды» (при наличии).
- Поставить печать организации и подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель).
- Выдать книжку сотруднику под расписку.
- Внести сведения о выдаче новой книжки в внутренний учёт кадров (журнал выдачи трудовых книжек).
Особенности оформления в 2024‑2026 гг.
- Электронные трудовые книжки стали основным способом учёта для лиц, впервые принятых на работу после . Для них бумажная книжка оформляется только по желанию сотрудника (как дубликат).
- Если у сотрудника было две бумажные трудовой книжки и одна потеряна, работодатель не вправе отказать в принятии оставшейся книжки и не может просто завести новую без подтверждения стажа.
- Запрещено вести одновременно две бумажные трудовые книжки у одного работника; при наличии нескольких мест работы сведения вносятся в одну книжку.
- Старую трудовую книжку, признанную недействительной (утрачена, повреждена, заменена новым образцом), можно уничтожить только после оформления нового документа и внесения всех сведений в него.
Что делать, если сотрудник утверждает, что потерял трудовую книжку?
Следует:
- Потребовать письменное заявление о утере с указанием обстоятельств.
- Попросить предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж (справки с предыдущих работ, выписки из ПФР).
- Если документы недостаточны, направить запрос в ПФР для получения выписки о трудовой деятельности.
- После получения подтверждения оформить новую трудовую книжку (дубликат) в соответствии с пунктом 3.
Можно ли оформить новую трудовую книжку и выбросить старую?
Да, но только после того, как новая книжка полностью заполнена всеми сведениями о трудовой деятельности и работник получил её на руки. Старую книжку (если она признана недействительной из‑за утраты или повреждения) можно утилизировать, соблюдая внутренние правила организации по уничтожению документов.
- Оформить новую трудовую книжку можно в случаях утраты, повреждения, первого приёма на работу после (если нет стажа – электронный учёт), перехода с электронной на бумажную форму по желанию сотрудника, а также при замене устаревшего бланка.
- Основание – письменное заявление работника и документы, подтверждающие трудовой стаж.
- Для лиц, впервые принятых на работу после и не имеющих стажа, бумажная книжка не оформляется; сведения ведутся исключительно в электронном виде.
- Дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал; после его выдачи старую книжку можно уничтожить.
- Важно соблюдать порядок оформления, чтобы избежать споров с сотрудниками и штрафов со стороны контролирующих органов.
Соблюдая указанные нормы и процедуры, работодатель сможет корректно решить вопрос о выдаче новой трудовой книжки и обеспечить законный учёт трудовой деятельности своих сотрудников.