Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её оформление — не просто формальность, а юридически значимое действие, от которого зависят будущие пенсионные выплаты, отпуска и другие гарантии. В этой статье подробно разберем, когда и как работодатель обязан завести новую трудовую книжку, какие существуют форматы и на что обратить особое внимание в 2025-2026 годах.
Что такое трудовая книжка и её виды
Трудовая книжка (ТК) — это документ, в котором фиксируются сведения о работе, стаже, награждениях и увольнениях сотрудника. Сегодня существует два основных формата:
- Бумажная (традиционная) — физический booklet с вклеенными страницами, скрепленный печатью и подписью работодателя.
- Электронная (ЭТК) — цифровой аналог, ведущийся в государственной информационной системе (ГИС «Труд»). С 1 января 2026 года переходный период на ЭТК завершается.
Когда работодатель обязан завести новую трудовую книжку?
Согласно ст. 65 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан оформить трудовую книжку в следующих случаях:
- При приеме на работу впервые в жизни. Если у человека никогда не было трудовой книжки (например, выпускник вуза или человек, ранее не работавший официально), первая книжка заводится именно первым работодателем.
- При утрате, порче или отсутствии документа. Если у сотрудника была бумажная книжка, но она утеряна, испорчена или была оформлена с нарушениями, работодатель вправе оформить новую. При этом стаж не теряется — его нужно восстановить по документам.
- При переходе на электронный формат. С 2026 года все новые трудовые книжки будут оформляться исключительно в электронном виде. Работодатель обязан завести ЭТК и внести в неё все сведения.
Важный срок: не позднее 7 дней
Работодатель должен оформить новую трудовую книжку не позднее 7 календарных дней с момента издания приказа о приеме на работу (или иного основания, например, восстановлении стажа). Запись о приеме на работу вносится в тот же срок.
Пошаговая инструкция: как завести новую трудовую книжку в 2025 году
Шаг 1: Получение заявления от работника
Для оформления новой книжки от сотрудника требуется письменное заявление (образец можно утвердить локально). В заявлении указывается просьба о заведении новой трудовой книжки и причина (первое трудоустройство, утрата и т.д.).
Шаг 2: Подготовка документов
Необходимые документы:
- Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
- СНИЛС.
- ИНН (при необходимости).
- Документы об образовании (если работа требует специальной подготовки).
- При утрате, справка из МВД об утере или решение суда о восстановлении стажа.
Шаг 3: Издание приказа и внесение записи
На основании заявления и документов издается приказ о приеме на работу и заведении трудовой книжки. В течение 5 рабочих дней с даты приказа (п. 9 Порядка № 320н) в книжку вносятся:
- Дата заведения.
- ФИО, дата рождения.
- Запись о приеме на работу: наименование должности, структурного подразделения, дата начала работы.
- Подпись ответственного лица и печать организации.
Шаг 4: Выдача книжки работнику
Оформленная трудовая книжка вручается сотруднику под расписку в журнале учета движения документов. Копия приказа и заявления хранятся в личном деле.
Особенности оформления электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 1 января 2026 года все новые трудовые книжки будут оформляться только в электронном виде. Процесс отличается:
- Работодатель обязан зарегистрироваться в ГИС «Труд» и создать электронный кадровый документ.
- Все сведения (прием, увольнение, награждения) вносятся в систему в течение 5 рабочих дней.
- Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК на бумаге через портал «Госуслуги» или в МФЦ.
- Если у сотрудника уже есть бумажная книжка, она продолжает действовать. Новые записи будут вноситься и в бумажный, и в электронный документ (при наличии ЭТК у работодателя).
Частые вопросы и ответы
Вопрос: Можно ли отказать в заведении новой книжки?
Нет. Если у работника нет трудовой книжки и он устраивается на работу более чем на 5 дней, работодатель обязан её завести. Отказ нарушает ст. 65 ТК РФ и влечет административную ответственность.
Вопрос: Что делать, если сотрудник работает по совместительству?
По желанию работника сведения о работе по совместительству также вносятся в трудовую книжку. Запись делается по месту основной работы или по месту совместительства — по выбору сотрудника.
Вопрос: Какие санкции за несвоевременное оформление?
За нарушение сроков внесения записей (более 5 дней) или за отказ в заведении книжки работодатель может получить предписание от ГИТ и быть оштрафованным по ст. 5.27 КоАП РФ (для юрлиц — до 50 тыс. руб., для ИП, до 5 тыс. руб.).
Оформление новой трудовой книжки — строго регламентированная процедура. Ключевые моменты, которые нужно помнить:
- Обязанность завести книжку лежит на работодателе при первом трудоустройстве сотрудника.
- Сроки — не позднее 7 дней на оформление, не позднее 5 дней на внесение записи.
- Электронный формат становится обязательным с 2026 года для всех новых случаев.
- Все действия должны быть документально подтверждены (заявление, приказ, расписка).
Соблюдение этих правил защищает и работника (гарантия стажа), и работодателя (избежание штрафов). В случае сомнений всегда уточняйте актуальные требования в локальных нормативных актах организации или у кадрового консультанта.