Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и профессиональный путь работника. В современных реалиях, когда на смену бумажным бланкам пришли электронные трудовые книжки (ЭТК), у многих сотрудников и работодателей возникают вопросы: можно ли открыть новую трудовую книжку, как это сделать правильно и какие существуют риски? В этой статье мы подробно разберем все аспекты оформления новой трудовой книжки с учетом актуальных правил 2026 года.

В каких случаях открывается новая трудовая книжка?

Согласно действующему законодательству, открытие новой трудовой книжки возможно лишь в двух основных случаях:

• Первичное трудоустройство. Если человек устраивается на работу впервые в жизни, трудовую книжку за него оформляет работодатель (ст. 66 ТК РФ).
• Утрата или повреждение. Если трудовая книжка была утеряна, испорчена или пришла в негодность, работник имеет право обратиться к новому работодателю с заявлением о выдаче дубликата (что по сути является открытием нового бланка с переносом старых данных).

Важно: Заводить вторую трудовую книжку «для удобства» (например, чтобы скрыть какой-то период работы или совместительство) не рекомендуется. Хотя прямого запрета на наличие двух книжек нет, это может привести к проблемам при расчете пенсии, так как Пенсионный фонд будет вынужден сводить данные из разных источников, что часто вызывает ошибки в подсчете стажа.

Оформление трудовой книжки при первичном приеме на работу

Если вы устраиваетесь на работу впервые, обязанность по оформлению документа лежит на работодателе. При этом необходимо соблюдать строгие сроки и правила:

1. Срок оформления. Оформить бумажную трудовую книжку работодатель обязан не позднее 5 рабочих дней после фактического допуска сотрудника к работе.
2. Заполнение ьного листа. На ьном листе указываются ФИО работника, дата рождения, образование и профессия. Данные должны строго соответствовать паспорту и документам об образовании.
3. Внесение первой записи. В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается кадровое мероприятие — ПРИЕМ, а также должность, профессия с указанием квалификации. В графе 4 проставляются реквизиты приказа о приеме на работу (или трудового договора, если приказ не издавался).

Электронная (ЭТК) и бумажная трудовая книжка: как они сочетаются?

Новые правила оформления трудовых книжек действуют с . Сегодня ведение стажа может осуществляться в двух форматах одновременно. Здесь есть критически важный нюанс:

Если в бумажной трудовой книжке работника нет закрывающей записи о переходе на ЭТК, работодатель обязан продолжить ведение бумажной книжки параллельно с подачей электронных отчетов в ПФР.

Для самого работодателя трудовая книжка остается важнейшим документом при приеме сотрудника на работу: именно по ней можно достоверно удостовериться в опыте соискателя, а не просто доверять тому, что указано в резюме.

Правила заполнения в 2026 году по новым стандартам

Независимо от того, в каком виде ведется трудовая книжка, вносить записи в нее следует в строгом соответствии с правилами Минтруда (в частности, с учетом правил, утвержденных приказом Минтруда № 320н). При заполнении новой книжки или внесении записей учитывайте следующие актуальные требования:

• Реквизиты договоров. В трудовой книжке необходимо указывать реквизиты трудового договора. Например: «Трудовой договор от № 15».
• Совместительство и перевод. Если работник принимается в порядке перевода от другого работодателя или как совместитель (внешний/внутренний), используются специальные формулировки. Образец оформления трудовой книжки в порядке перевода совместителя у нового работодателя можно скачать на специализированных правовых порталах.
• Заверение записей. Записи о работе заверяются подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей) однократно — до внесения записи о приеме на работу к нанимателю, который оформляет дубликат или новую книжку.

Выдача трудовой книжки на руки

В 2026 году действуют обновленные правила взаимодействия с работником. Если сотрудник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления. С этого момента ответственность за сохранность бумажного документа несет сам работник.

Что делать, если старая книжка утеряна?

Если вы обнаружили потерю трудовой книжки, вам не нужно выкупать чистый бланк в магазине, продажа бланков гражданам запрещена. Вы имеете право обратиться к своему текущему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Работодатель соберет документы с предыдущих мест работы (или вы предоставите справки, выписки из архивов, договоры) и внесет общий стаж в новую трудовую книжку.

Открытие новой трудовой книжки — процедура, которая строго регламентирована законом. Будь то ваше первое трудоустройство или восстановление утерянного стажа, главное правило — соблюдение сроков и достоверность вносимых данных. Помните, что бумажная и электронная формы сейчас работают параллельно, и пока вы не сделали выбор в пользу ЭТК официально, работодатель обязан вести ваш бумажный стаж. Внимательно следите за записями и храните документ бережно!