С 2021 года в России произошли значительные изменения в порядке оформления трудовых книжек при их утрате или порче․ Многие кадровые работники до сих пор ошибочно считают, что можно выдать «дубликат» трудовой книжки — однако на практике это уже недопустимо․ Вместо дубликата работодатель обязан оформить новую трудовую книжку․ В этой статье мы подробно разберём, как правильно действовать в случае утери или повреждения трудовой книжки, какие документы требуются, как оформить новую книжку и почему дубликаты больше не выдаются․

Почему дубликаты трудовых книжек больше не выдаются?

Ранее, согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утв․ Постановлением Правительства РФ от № 695), при утрате или порче трудовой книжки работнику выдавался дубликат — то есть копия с сохранением всех ранее сделанных записей․ Однако с 2021 года вступили в силу поправки в Трудовой кодекс РФ (статья 65, часть 5), которые изменили подход:

• Дубликат трудовой книжки больше не выдаётся работодателем, даже если работник пришёл с просьбой о его оформлении․
• Вместо дубликата работодатель обязан оформить новую трудовую книжку — с нуля, на основании представленных документов․
• Если работник ранее получал дубликат у предыдущего работодателя — это не даёт права на повторное оформление дубликата у нового работодателя․

Такое изменение было введено для упрощения учёта, снижения рисков подделок и перехода к цифровой системе учёта трудового стажа — включая электронные трудовые книжки (ЭТК)․

Что делать, если работник пришёл с утерянной или испорченной трудовой книжкой?

Если при приёме на работу сотрудник сообщает, что его трудовая книжка утеряна, повреждена или украдена, не паникуйте․ Действуйте по чёткому алгоритму:

1. Попросите письменное заявление от работника о том, что трудовая книжка утеряна (или пришла в негодность)․ Форма заявления не строго регламентирована, но желательно указать: ФИО, дату, причину утраты («утеряна», «повреждена», «сгорела», «похищена» и т․п․), а также просьбу о выдаче новой трудовой книжки․
2. Запросите документы, подтверждающие трудовой стаж․ Это могут быть:
   • Справки с предыдущих мест работы (с печатью и подписью)
   • Выписки из архивов (если организация ликвидирована)
   • Копии приказов о приёме и увольнении
   • Выписки из лицевых счётчиков, трудовых договоров
   • Сведения из Пенсионного фонда РФ (через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуг)
3. Оформите новую трудовую книжку — используйте бланк нового образца (с 2021 года)․ Внесите в неё все подтверждённые сведения о трудовой деятельности, начиная с первого места работы․ Записи оформляются в хронологическом порядке․
4. Укажите в новой книжке примечание: «Трудовая книжка выдана взамен утраченной (повреждённой)»․ Эта запись делается в графе «Сведения о трудовой деятельности» — в самом начале, после записи о приёме на работу в текущую организацию․

Пример записи в новой трудовой книжке:

Запись № 1: «Принят на работу в ООО «Пример» в качестве менеджера по продажам․»

Запись № 2: «Трудовая книжка выдана взамен утраченной․»

Запись № 3: «Работал в ОАО «Альфа» с по в должности продавца-консультанта․»

Запись № 4: «Работал в ИП «Бета» с по в должности старшего продавца․»

Важно: все записи о предыдущей трудовой деятельности вносятся на основании подтверждённых документов․ Если документы отсутствуют — запись не вносится․ Не допускается внесение информации «на слово» работника․

Что делать, если работник уже получил дубликат у предыдущего работодателя?

Если работник ранее получил дубликат трудовой книжки у своего предыдущего работодателя — это не даёт ему права на получение ещё одного дубликата․ Новый работодатель не имеет права выдавать дубликат повторно․

В этом случае:

• Работник должен предоставить дубликат, полученный ранее․
• Новый работодатель не вносит записи из дубликата в новую трудовую книжку, он должен сверить информацию с документами из ПФР и архивов․
• Если в дубликате есть ошибки или несоответствия, они исправляются только через ПФР и архивы, а не через новую трудовую книжку․

Важно: дубликат, выданный ранее, не является основанием для отказа в оформлении новой трудовой книжки․ Он просто передаётся работнику как документ, подтверждающий его стаж, но не включается в новую книжку․

Как оформить новую трудовую книжку: пошаговая инструкция

1. Получите заявление от работника о выдаче новой трудовой книжки․
2. Соберите документы, подтверждающие трудовой стаж (справки, приказы, выписки из ПФР)․
3. Заполните бланк новой трудовой книжки (форма № Т-2, утверждённая Минтрудом)․
4. Внесите запись о приёме на текущую работу (это первая запись)․
5. Сделайте запись: «Трудовая книжка выдана взамен утраченной (повреждённой)» — как вторую запись․
6. Внесите все подтверждённые записи о предыдущей трудовой деятельности в хронологическом порядке․
7. Заверьте книжку печатью (если организация использует печать) и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя)․
8. Выдайте книжку работнику под расписку в журнале учёта трудовых книжек․

Что делать, если работник не может предоставить документы о стаже?

Если работник не может подтвердить трудовой стаж, это не повод отказывать в трудоустройстве․ В этом случае:

• В новую трудовую книжку вносяться только те сведения, которые подтверждены документально․
• Если стаж не подтверждён — он не вносится в книжку․
• Работник может самостоятельно обратиться в ПФР или архив для восстановления сведений — и позже предоставить их для внесения в книжку․
• Важно: отказ в трудоустройстве из-за отсутствия трудовой книжки или её документов — незаконен (ст․ 64 ТК РФ)․

Электронные трудовые книжки (ЭТК): что изменяется?

С 2020 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек․ Если работник выбрал ЭТК, то бумажная книжка ему не выдаётся — все сведения хранятся в базе ПФР․

Если работник пришёл с утерянной бумажной книжкой, но уже оформил ЭТК — то:

• Новая бумажная книжка ему не нужна․
• Все сведения о трудовой деятельности уже есть в электронном виде․
• Работодатель должен внести запись о приёме в ЭТК, и больше ничего не оформлять․

Если работник ещё не выбрал ЭТК, но потерял бумажную книжку, ему нужно оформить новую бумажную книжку, как описано выше․ Он может в любой момент позже подать заявление на переход на ЭТК․

Частые ошибки кадровиков

• Ошибка 1: Выдача «дубликата» вместо новой книжки — это нарушение ТК РФ и может повлечь штрафы от Государственной инспекции труда․
• Ошибка 2: Внесение записей без документов — это риск при проверке ПФР или трудовой инспекцией․
• Ошибка 3: Отказ в трудоустройстве из-за отсутствия трудовой книжки — нарушение ст․ 64 ТК РФ․
• Ошибка 4: Использование старых бланков трудовых книжек — с 2021 года используются только новые бланки с водяными знаками и защитой от подделок․

В 2026 году правила однозначны:

• Дубликат трудовой книжки больше не выдаётся работодателем!
• Всегда оформляйте новую трудовую книжку при утрате или порче предыдущей․
• Записи вносятся только на основании подтверждённых документов — не верьте на слово․
• Обязательно делайте запись: «Трудовая книжка выдана взамен утраченной (повреждённой)», это требование закона․
• Не отказывайте в трудоустройстве — работник имеет право на труд даже без книжки, если предоставит документы․

Помните: ваша задача, не «восстановить» старую книжку, а создать новую, законную и достоверную на основе подтверждённых данных․ Это защитит и работника, и вашу организацию от рисков в будущем — при проверках, пенсиях и судебных спорах․

Если сомневаетесь — обращайтесь в Пенсионный фонд РФ или в региональное управление труда и социальной защиты․ Лучше перестраховаться, чем нарушить закон․

Важно! С 2025 года все новые трудовые книжки (включая выдаваемые взамен утраченных) должны быть оформлены только на бланках с защитой от подделок, утверждённых Минтрудом РФ․ Убедитесь, что вы используете актуальные формы․