Оформление отпуска по уходу за ребенком и связанных с ним кадровых процедур — важный участок работы любой кадровой службы. Одним из самых частых вопросов является правильное внесение записей в трудовую книжку. В этой статье мы подробно разберем, как оформляются записи для основного работника, уходящего в такой отпуск, и для временного сотрудника, принимаемого на его место.
Делается ли запись в трудовую книжку основного работника?
Согласно действующему трудовому законодательству (в частности, Правилам ведения и хранения трудовых книжек), отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет не вносится в трудовую книжку работника. В этот раздел вносятся только сведения о самой работе, переводах, квалификации и увольнении.
Однако на практике встречаются ситуации, особенно в некоторых странах СНГ (например, в Республике Беларусь, где действуют специфические нормы), когда кадровики делают отметку о нахождении в таком отпуске. Но для большинства работодателей на территории РФ такая запись является нарушением инструкции по заполнению трудовых книжек.
Как подтвердить нахождение в отпуске?
Поскольку запись в трудовой книжке не делается, период нахождения в отпуске по уходу за ребенком подтверждается:
- Приказом работодателя о предоставлении отпуска;
- Выпиской из приказа;
- Справкой с места работы.
Справка о неиспользовании отпуска
Часто требуется подтвердить, что один из родителей не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает соответствующее пособие, чтобы второй родитель мог оформить его на себя. В этом случае выдается справка с места работы. Типовой образец такой справки включает следующие данные:
«Настоящая справка выдана [ФИО работника], [должность работника], в том, что он/она с [дата] г. работает в [наименование организации] и по состоянию на [дата] г. отпуск по уходу за своей дочерью/сыном [ФИО, возраст ребенка] не использует, ежемесячное пособие по уходу за ребенком по месту работы за неё/за него не получает.»
Прием временного работника на период декретного отпуска
Совершенно иная ситуация складывается с работником, которого принимают по срочному трудовому договору на время отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком основного сотрудника.
Обязан ли работодатель внести запись?
Краткий и однозначный ответ: Да, работодатель ОБЯЗАН внести запись в трудовую книжку работника, принятого по срочному трудовому договору для замещения сотрудницы, находящейся в декретном отпуске. Трудовой кодекс требует внесения записей о приеме на работу для всех сотрудников, проработавших свыше 5 дней, в т.ч. и по срочным договорам.
Какую формулировку следует использовать?
При приеме временного работника важно правильно сформулировать запись в графе 3 раздела «Сведения о работе». Недопустимо писать просто «принят на декретное место».
Правильные варианты записи о приеме:
- «Принят(а) в [наименование отдела] на должность [наименование должности] на время отпуска по беременности и родам [ФИО основного работника]».
- «Принят(а) в [наименование отдела] на должность [наименование должности] на время отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет [ФИО основного работника]».
- «Принят(а) на время исполнения обязанностей [ФИО основного работника], находящегося в отпуске по уходу за ребёнком».
Образец записи о приеме временного работника:
В графе 3:
«Принята в отдел продаж на должность менеджера по продажам на время отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет Ивановой Марии Петровны».
Выход на работу и увольнение временного сотрудника
Когда основной работник решает прервать отпуск и выйти на работу (например, на условиях неполного рабочего времени без прерывания отпуска или на полный день), срочный трудовой договор с временным работником расторгается.
В этом случае в трудовую книжку временного работника вносится запись об увольнении:
«Трудовой договор расторгнут в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
В некоторых случаях (особенно это актуально для законодательства Республики Беларусь, где предусмотрено продолжение трудовых отношений) может оформляться запись о продолжении трудовых отношений. Если работник, принятый на время отсутствия основного сотрудника, переводится или продолжает работу в связи с выходом основного работника на условиях неполного рабочего времени, кадровая служба может внести соответствующую отметку.
Образец записи о продолжении трудовых отношений:
«Трудовые отношения продолжены на время нахождения основного работника [ФИО] в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет».
Отражение информации в отчетности
Не стоит забывать, что даже если работница находится в отпуске по уходу за ребенком и запись в трудовую книжку не вносится, она продолжает состоять в трудовых отношениях с работодателем. Это влияет на сдачу отчетности.
Например, при формировании отчета Д1 (для плательщиков единого налога) на такую работницу формируется строка без суммовых показателей, но с указанием количества календарных дней в трудовых отношениях в графе 14. А в графе 23 «Ознака наявності спецстажу» (признак наличия специального стажа) указывается признак «1» — «так» (да).
Краткие итоги
- Основному работнику: запись об уходе в отпуск по уходу за ребенком в трудовую книжку НЕ вносится.
- Временному работнику: запись о приеме на работу ОБЯЗАТЕЛЬНО вносится с указанием, что прием осуществляется на время отпуска по уходу за ребенком (или по беременности и родам) основного сотрудника.
- Для пособий: второй родитель предоставляет справку с места работы о том, что отпуск не используется и пособие не получается.
- При увольнении временного работника: делается стандартная запись об увольнении по истечении срока трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
Соблюдение этих простых правил позволит избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечит юридическую чистоту кадрового документооборота в вашей организации.