Дата актуализации:

Содержание

1. Нормативно-правовая база
2. Кто может выступать в роли консультанта
3. Порядок оформления перехода
4. Необходимый пакет документов
5. Типичные ошибки и как их избежать
6. Часто задаваемые вопросы

С 1 января 2024 года в России действует Электронная трудовая книжка (ЭТК), которая заменяет традиционную бумажную форму. Переход на ЭТК обязателен для всех работодателей, однако процесс оформления требует точного соблюдения процедур, особенно в части внесения записи в трудовую книжку о переходе.

В статье мы рассмотрим, как консультант (юрист, специалист по кадровому делопроизводству или внешний эксперт) может помочь сотруднику и работодателю правильно оформить запись о переходе, какие документы нужны и какие подводные камни часто встречаются.

Нормативно-правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 71, 73, 74) – определяет порядок ведения трудовой книжки и её замену.
• Федеральный закон № 273-ФЗ от «Об электронных трудовых книжках» – регламентирует создание, хранение и передачу ЭТК.
• Приказ Минтруда России № 5н от – утверждает форму записи о переходе в электронную трудовую книжку.
• Приказ ФНС № ММВ-7-9/1055@ от – порядок взаимодействия с оператором ЭТК (Госуслуги).

Кто может выступать в роли консультанта

Консультировать по переходу на ЭТК может:

1. Внутренний кадровый специалист, прошедший обучение у оператора ЭТК.
2. Внешний юридический консультант, имеющий лицензию на предоставление юридических услуг.
3. Аудитор по трудовому праву, аккредитованный Федеральной службой по труду.

Важно, чтобы консультант имел доступ к личному кабинету работодателя в системе «Госуслуги» и мог проверять статус ЭТК у сотрудника.

Порядок оформления перехода

Шаг 1. Подготовка заявления сотрудника

Сотрудник подаёт письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку; Образец заявления (по Приказу Минтруда) выглядит так:

Заявление
Я, ФИО, паспорт: серия ___ номер ___, выдан ___, дата ___,
прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат (ЭТК) 
в соответствии с Федеральным законом №273‑ФЗ.
Подпись: __________

Шаг 2. Проверка наличия ЭТК у сотрудника

Консультант в личном кабинете работодателя проверяет, зарегистрирован ли сотрудник в системе ЭТК. Если нет – инициируется регистрация (передача ФИО, даты рождения, ИНН и т.д.).

Шаг 3. Оформление записи в бумажной трудовой книжке

Согласно Приказу Минтруда, в бумажной трудовой книжке делается запись:

• Дата записи – дата фактического перехода.
• Текст записи (пример): «Переведена в электронную трудовую книжку (ЭТК) № __________, дата перехода – __.__.____».
• Подпись работодателя и печать организации.

Запись вносится в раздел «Примечания» (страница 2‑3) и должна быть выполнена чернилами, без исправлений.

Шаг 4. Передача данных в оператор ЭТК

Через портал «Госуслуги» работодатель отправляет запрос на перевод записей из бумажной книжки в ЭТК. Оператор (Госуслуги) автоматически формирует электронную запись и отправляет уведомление сотруднику.

Шаг 5. Подтверждение сотрудником

Сотрудник получает SMS/почтовое уведомление о создании ЭТК и обязан подтвердить получение доступа (пароль, биометрия). После подтверждения система отмечает статус «ЭТК активна».

Шаг 6. Архивирование бумажной трудовой книжки

После успешного перехода бумажную трудовую книжку можно хранить в архиве организации (не менее 5 лет) или вернуть сотруднику с отметкой «Переведена в ЭТК».

Необходимый пакет документов

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи и печати работодателя в записи – запись считается недействительной.
  Решение: проверять наличие подписи до отправки в ЭТК.
• Неправильный формат даты (например, «» вместо «»).
  Решение: использовать шаблон, утверждённый приказом Минтруда.
• Использование исправлений (стерки, наклейки) в трудовой книжке.
  Решение: при ошибке оформить новую запись, а старую зачеркнуть в соответствии с ТК РФ.
• Неактивный аккаунт сотрудника в «Госуслугах».
  Решение: консультант помогает сотруднику пройти регистрацию заранее.
• Отсутствие согласия на обработку персональных данных.
  Решение: включить в пакет документов отдельный бланк согласия.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли отказаться от перехода на ЭТК?

С 2024 года переход обязателен для всех работодателей. Отказ возможен только в случае наличия медицинских противопоказаний (например, невозможность использовать электронные устройства), но требуется подтверждение от врача.

Вопрос 2: Сколько времени занимает процесс перехода?

При корректном оформлении и отсутствии технических сбоев процесс занимает от 3 до 7 рабочих дней. Основная задержка может возникнуть при регистрации нового аккаунта сотрудника.

Вопрос 3: Что делать, если в ЭТК отсутствует запись о предыдущих местах работы?

Необходимо:

1. Собрать справки о трудовой деятельности от прежних работодателей.
2. Подать в оператор ЭТК запрос на «добавление исторических записей» (платная услуга).
3. Консультант оформляет сопроводительное письмо и следит за статусом заявки.

Вопрос 4: Как восстановить доступ к ЭТК, если сотрудник потерял пароль?

Сотрудник обращается в службу поддержки «Госуслуги», предоставляя паспортные данные и согласие работодателя. После подтверждения личности пароль сбрасывается.

Вопрос 5: Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку после перехода?

Да, по ТК РФ бумажную книжку необходимо хранить в архиве организации минимум 5 лет. При этом в ней должна быть пометка о переводе в ЭТК.

Запись в трудовую книжку о переходе на электронную трудовую книжку – важный юридический акт, от которого зависят дальнейшие трудовые права сотрудника. Консультант играет ключевую роль: он обеспечивает правильность оформления заявления, контроль над заполнением записи, своевременную передачу данных в систему ЭТК и минимизацию рисков.

Следуя описанному порядку действий, проверяя соответствие документов нормативным требованиям и избегая типичных ошибок, организация гарантирует законность перехода и сохраняет репутацию ответственного работодателя.

Автор статьи: Консультант по трудовому праву

Контакт для вопросов: consultant@company.ru