С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что теперь большинство работодателей используют электронный формат, однако в некоторых организациях всё ещё применяются бумажные трудовые книжки. В любом случае, перевод сотрудника на должность директора – важное событие, которое должно быть надёжно зафиксировано в трудовой книжке.
Содержание статьи
- Правовая база и нормативные акты
- Оформление в бумажной трудовой книжке
- Оформление в электронной трудовой книжке (ЭТК)
- Пошаговая инструкция для работодателя
- Типичные ошибки и как их избежать
- Часто задаваемые вопросы
Правовая база и нормативные акты
Для правильного оформления перевода на должность директора необходимо опираться на следующие документы:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 62, пункт 2, определяющий порядок внесения записей о переводе, повышении или понижении в должности.
- Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от № 123н – регламентирует переход к электронным трудовым книжкам и порядок их ведения.
- Постановление Правительства РФ от № 345 – устанавливает требования к заполнению раздела «Должность» в ЭТК.
- Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных» – гарантирует конфиденциальность сведений о должностных изменениях.
Оформление в бумажной трудовой книжке
Где делается запись?
Запись вносится в раздел «Должность, квалификация, разряд, условия труда», который находится на страницах 3‑4 (в зависимости от модели книжки).
Какой текст записи?
Стандартный образец записи выглядит так:
2026-03-15 перевод на должность директора (директор) с 1‑й категории, с окладом 250 000 руб., с испытательным сроком 3 месяца, без изменения условий труда.
Элементы записи:
- Дата – дата приказа о переводе (в формате ГГГГ‑ММ‑ДД).
- Наименование должности – «директор» (можно уточнить, если в организации несколько видов директоров, например, «директор по развитию»).
- Квалификационная категория – если в компании предусмотрены категории (1‑я, 2‑я и т.д.).
- Размер оклада – указывается в рублях, без копеек.
- Испытательный срок – указывается, если он предусмотрен.
- Условия труда – обычно «без изменения», но может быть указано «с изменением условий труда» (например, смена графика).
Кто подписывает запись?
Запись в бумажной трудовой книжке подписывается:
- руководителем организации (или уполномоченным лицом);
- свидетелем – сотрудником отдела кадров.
Оформление в электронной трудовой книжке (ЭТК)
Платформа и доступ
ЭТК реализуется через государственный портал Госуслуги. Работодатель получает доступ к системе через Личный кабинет организации, а сотрудник – через Личный кабинет гражданина.
Как ввести запись?
- Войти в Личный кабинет организации на портале Госуслуг.
- Выбрать раздел «Трудовые книжки» → «Управление записями».
- Нажать кнопку «Добавить запись» и выбрать тип записи «Перевод на другую должность».
- Заполнить форму:
- Дата приказа (ГГГГ‑ММ‑ДД).
- Новая должность – «директор» (можно уточнить подразделение).
- Квалификационная категория (если применимо).
- Размер оклада.
- Испытательный срок.
- Условия труда.
- Прикрепить скан/фото приказа о переводе (PDF, JPG, PNG, не более 5 МБ).
- Подтвердить запись электронной подписью руководителя (или квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица).
- Система автоматически отправит уведомление сотруднику о внесённой записи.
Что происходит после внесения?
Запись появляется в личном кабинете сотрудника в течение 24 часов. Сотрудник может распечатать подтверждающий документ, если потребуется (например, при подаче в Пенсионный фонд).
Пошаговая инструкция для работодателя
Подготовительный этап
- Соберите пакет документов: приказ о переводе, заявление сотрудника (если требуется), справку о заработной плате.
- Уточните, в каком виде ведётся трудовая книжка у конкретного сотрудника (бумажная или электронная).
Оформление в бумажной трудовой книжке
- Составьте приказ о переводе (шапка организации, дата, номер приказа, подпись руководителя).
- Подпишите приказ и приложите к нему копию трудовой книжки.
- Внесите запись в трудовую книжку согласно пункту 2.2.
- Подпишите запись и поставьте печать организации.
- Передайте сотруднику заполненную книжку.
Оформление в электронной трудовой книжке
- Загрузите приказ в личный кабинет организации.
- Создайте электронную запись (см. пункт 3.2).
- Подтвердите запись квалифицированной электронной подписью.
- Убедитесь, что сотрудник получил уведомление и подтвердил получение записи.
После оформления
- Обновите внутренние кадровые системы (1С:Зарплата, SAP HR и др.).
- Сообщите бухгалтерии о новом окладе и условиях труда.
- Если у директора предусмотрены дополнительные выплаты (премии, бонусы), оформите соответствующие документы.
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Указание неверной даты приказа | Сомнения в юридической силе записи, возможные проблемы при проверке в ПФР | Проверять дату в оригинальном приказе дважды перед вводом |
| Отсутствие указания испытательного срока | Неясность статуса сотрудника, возможные споры о праве на отпуск | Если испытательный срок предусмотрен, обязательно указывать его длительность |
| Неправильный формат оклада (без указания валюты) | Недоразумения при расчёте налогов и страховых взносов | Указывать «руб.» или «₽» после суммы |
| Отсутствие подписи руководителя в бумажной книжке | Запись считается недействительной | Подписать запись сразу после её внесения, при необходимости поставить печать |
| Не прикрепить скан приказа в ЭТК | Запись может быть отклонена модератором | Загружать документ в требуемом формате и проверять размер файла |
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли менять запись о предыдущей должности?
Нет. В трудовой книжке сохраняются все изменения: сначала записывается прежняя должность, затем – перевод на новую. Это формирует непрерывную трудовую историю.
Как оформить перевод, если у директора несколько должностей одновременно?
В таком случае в записи указывают основную должность (директор) и в скобках добавляют уточнение, например: «директор (директор по маркетингу)». При необходимости можно добавить отдельную запись о совмещении должностей.
Можно ли оформить перевод без испытательного срока?
Да, если коллективный договор или внутренние нормативные акты организации не требуют испытательного срока для руководящих должностей. В этом случае в записи пишут «без испытательного срока».
Что делать, если сотрудник уже имеет запись о «директор» в ЭТК, а теперь переводится на другую руководящую позицию?
Создаётся новая запись с указанием новой должности и датой перехода. Предыдущая запись остаётся в истории.
Как быстро отразятся изменения в пенсионных начислениях?
После внесения записи в ЭТК или бумажную книжку, бухгалтерия обязана обновить сведения в ПФР в течение 30 дней. При задержке сотрудник может обратиться в отдел кадров за подтверждающим документом.
Перевод сотрудника на должность директора – важный кадровый процесс, который требует точного и своевременного оформления в трудовой книжке, будь то бумажный вариант или электронный (ЭТК). Соблюдение нормативных требований, правильный подбор формулировок и использование квалифицированной электронной подписи позволяют избежать юридических рисков и обеспечить корректный учёт трудового стажа.
Помните, что с 1 января 2026 года электронные трудовые книжки стали основной формой учёта, однако многие организации всё ещё используют бумажные книги. Поэтому важно знать правила оформления в обоих вариантах и быть готовым к переходу полностью на ЭТК в ближайшие годы.
Дата публикации: