Оформление перевода работника — один из самых ответственных процессов в кадровом делопроизводстве. Ошибка в записи может привести к проблемам при расчете пенсии, получению кредитов или даже к судебным спорам. В данной статье мы подробно разберем, как сделать запись в трудовой книжке по переводу, опираясь на актуальные нормы законодательства и Приказ Минтруда России от № 320н.
Главное правило: постоянный или временный?
Прежде чем брать в руки трудовую книжку, необходимо определить характер перевода. Согласно действующему порядку ведения трудовых книжек:
- Постоянный перевод — вносится в трудовую книжку обязательно. Это изменение должности, структурного подразделения или места работы на неопределенный срок.
- Временный перевод, в трудовую книжку не вносится. Сведения о временных переводах фиксируются только в личных карточках сотрудников и внутренних приказах организации.
Важно помнить: если временный перевод впоследствии становится постоянным, то именно в этот момент вносится соответствующая запись в трудовую книжку.
Документальное основание для записи
Любая запись в трудовой книжке не может появиться «из ниоткуда». Основанием для внесения сведений о переводе является приказ (распоряжение) работодателя о переводе работника на другую работу. В трудовой книжке обязательно указываются реквизиты этого документа (номер и дата).
Также важно учитывать состояние здоровья сотрудника. Запрещено оформлять перевод на работу, которая противопоказана сотруднику по медицинским показаниям, даже если он дает свое письменное согласие.
Алгоритм внесения записи при переводе внутри одной организации
Если сотрудник переходит на другую должность или в другой отдел, оставаясь у того же работодателя, запись вносится в раздел «Сведения о работе». Она оформляется по аналогии с записью о приеме на работу.
Пошаговая инструкция заполнения граф:
- Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер записи (сквозная нумерация в рамках раздела).
- Графа 2 (Дата): Указывается дата перевода (обычно совпадает с датой приказа или первым днем работы на новой должности). Формат: ДД.ММ.ГГГГ.
- Графа 3 (Сведения о работе):
- Если название организации в этом разделе еще не указано (новая вкладка или первый раз), пишем полное и сокращенное наименование работодателя.
- Пишем фразу: «Переведен в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности]».
- Если менялся только оклад или функционал без смены названия должности, формулировка может быть иной, но суть должна отражать суть изменений.
- Графа 4 (Документ-основание): Указываем вид документа, его номер и дату. Пример: «Приказ от № 45-к».
Пример записи (внутренний перевод):
В графе 3: «Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» (ООО «Вектор»). Переведен в отдел маркетинга на должность старшего менеджера».
В графе 4: «Приказ от № 12/т».
Перевод в другую организацию
Ситуация с переводом в другую компанию (к другому юридическому лицу) требует участия обоих работодателей. Здесь процесс делится на два этапа:
Действия прежнего работодателя
В трудовой книжке сотрудника делается запись об увольнении. В основании увольнения указывается: «Уволен в порядке перевода в [наименование новой организации]». Ссылка на пункт статьи ТК РФ (обычно п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) обязательна.
Действия нового работодателя
Новая организация вносит запись о приеме на работу. Особенность этой записи в том, что в графе 3 указывается, что сотрудник принят в порядке перевода.
Образец записи нового работодателя:
- Графа 3: «Принят в отдел логистики на должность начальника склада в порядке перевода из ООО «Старт»».
- Графа 4: «Приказ от № 89-к».
Важно: новый работодатель вносит запись о приеме, а не о переводе как таковом, но обязательно упоминает предыдущее место работы, чтобы сохранить непрерывность стажа и обосновать отсутствие записи об увольнении от старого работодателя (так как она уже есть выше).
Нюансы: перевод совместителя на основную работу
Частый вопрос: как оформить перевод внешнего или внутреннего совместителя на основную работу без увольнения?
Согласно рекомендациям Роструда и сложившейся практике:
- Если запись о работе по совместительству в трудовой книжке не велась (что разрешено для совместителей), то новый статус основного работника просто фиксируется новой записью о приеме на работу (или дополнительным соглашением, если меняются условия), но специальной записи «переведен с совместительства» делать не нужно, если не менялась должность.
- Если же запись о совместительстве была внесена (сотрудник просил), то необходимо закрыть эту запись увольнением с должности совместителя и открыть новую запись о приеме на основную работу. Однако, чтобы избежать разрыва стажа в одной организации, часто оформляют дополнительное соглашение о изменении условий труда (с совместительства на основное), и в трудовую книжку вносится запись о переводе на основную работу с указанием новой должности или режима времени.
Типичные ошибки при заполнении
Чтобы запись считалась valid (действительной), избегайте следующих ошибок:
- Использование сокращений: Все слова (должность, отдел, вид документа) должны быть написаны полностью.
- Отсутствие печати: Хотя с 2023 года требование о печати для ИП и некоторых ООО смягчено, для организаций наличие печати на записях (если она есть у организации) остается хорошей практикой, особенно в графе 3 или на ьном листе при первой записи. Однако, главное — подпись ответственного лица.
- Запись о временном переводе: Никогда не вносите в трудовую книжку сведения о временных переводах.
- Несоответствие приказу: Дата и номер приказа в трудовой должны на 100% совпадать с оригиналом документа.
Что делать, если допущена ошибка?
Если запись сделана неверно, ее нельзя зачеркивать или замазывать корректором. Ошибочная запись признается недействительной путем внесения новой записи с правильными данными и указанием, какая именно запись (с номером) признается недействительной.
Правильное оформление трудовой книжки — это гарантия защиты прав работника и спокойствия работодателя. Следуя этим правилам и опираясь на приказы Минтруда, вы обеспечите юридическую чистоту кадровых документов вашей компании.