Перевод сотрудника на другую должность или в другое структурное подразделение часто сопровождается как постоянным, так и временным изменением условий труда. При этом важно правильно оформить соответствующую запись в трудовой книжке, а при дальнейшем увольнении – зафиксировать переход в статусе «увольнение по переводу». Ниже – подробный разбор требований, примеров и типичных ошибок.

Нормативная база

Основными документами, регулирующими порядок внесения сведений о переводе и последующее увольнение, являются:

• Трудовой кодекс РФ, ст. 72.1 – определение перевода как постоянного или временного изменения трудовой функции;
• Правила оформления и ведения трудовых книжек (приказ Минтруда № 320н от 2022 г.) – порядок заполнения граф;
• КонсультантПлюс, статья «Кадровые процедуры с мобилизованными: замещение, перевод, увольнение» (Каблучков А., Залюбовский К., 2022);
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек 2022 г. – требования к оформлению записей о переводе.

Все записи о переводе вносятся не позднее недели с даты подписания приказа (распоряжения) о переводе.

Что именно фиксируется в книжке?

В зависимости от характера перевода (постоянный / временный) в графе 3 «Сведения о работе» вносятся следующие данные:

1. Наименование новой должности;
2. Структурное подразделение, в которое переводят;
3. Дата начала работы по новой должности;
4. Основание – номер и дата приказа (распоряжения) о переводе;
5. При необходимости – указание предыдущего работодателя (если перевод происходит из другой организации).

Если перевод был временным, в книжке указывается срок его действия. При переходе в постоянный режим необходимо оформить новое основание и внести соответствующую запись.

Как оформить запись при увольнении по переводу?

Увольнение, вызванное переводом сотрудника в другое подразделение или организацию, оформляется в трудовой книжке как «Увольнение по переводу». Пример оформления:

Запись в трудовой книжке:
Основание: Приказ № 123 от «О переводе Ивана Ивана Иванова в отдел продаж».
Запись: Уволен в связи с переводом в другой отдел (структурное подразделение) – отдел продаж.

Важно указать точную дату окончания трудовых отношений в текущем подразделении и основание (приказ о переводе). Если перевод происходит в другую организацию‑работодателя, в книжке фиксируется только факт увольнения, а перенос в новую организацию оформляется отдельным приказом того работодателя.

Пошаговый алгоритм оформления

1. Подготовка приказа о переводе (подпись руководителя, печать, дата).
2. Внесение записи о переводе в трудовую книжку сотрудника (графа 3).
3. Оформление увольнения – подготовка приказа об увольнении, подпись и печать.
4. Запись об увольнении в трудовую книжку (дата, основание, вид увольнения).
5. Проверка соответствия с требованиями ТК РФ и локальными нормативными актами.
6. Хранение документации – оригиналы приказов и трудовых книжек – в кадровом отделе в течение установленного срока.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие указания основания – запись должна содержать номер и дату приказа, иначе инспектор может посчитать её недействительной.
• Неправильный тип перевода (временный вместо постоянного) – приводит к неверному расчёту стажа и выплачиваемых выплат.
• Отсрочка записи более чем на 7 дней – нарушение п. 10 Правил оформления трудовых книжек.
• Неуказание нового подразделения – в книжке должно быть указано полное наименование структурного подразделения.
• Путаница с датой окончания отношений – дата увольнения должна совпадать с датой окончания действия трудового договора в текущем подразделении.

Чтобы избежать ошибок, рекомендуется:

• Вести журнал контроля за заполнением трудовых книжек;
• Проводить внутреннюю проверку перед подписанием приказов;
• Обучать HR‑специалистов актуальным нормативным документам.

Примеры оформления записей

Постоянный перевод в том же подразделении

Запись:

Основание: Приказ № 45 от «О переводе Петровой А.В. на должность ведущего аналитика».
Запись: Перевод в отдел аналитики (постоянный перевод). С – ведущий аналитик.

Временный перевод с дальнейшим переходом в постоянный

Запись о временном переводе:

Основание: Приказ № 12 от «О временном переводе Сидорова П.П. в отдел маркетинга на срок 6 месяцев».
Запись: Временный перевод в отдел маркетинга до .

Через 6 месяцев при переходе в постоянный режим вносится новая запись:

Основание: Приказ № 78 от «О переходе Сидорова П.П. в отдел маркетинга в постоянном режиме».
Запись: С – постоянный перевод в отдел маркетинга, должность менеджер по маркетингу.

Увольнение по переводу в другую организацию

Запись об увольнении:

Основание: Приказ № 210 от «Об увольнении Иванова И.И. в связи с переводом в ООО «Новая компания»».
Запись: Уволен в связи с переводом в ООО «Новая компания» (с ).

Правильное оформление записи в трудовой книжке при переводе и последующем увольнении – гарантия соответствия Трудовому кодексу РФ и требованиям контролирующих органов. Соблюдайте сроки внесения записей, указывайте полные сведения о приказах и новых должностных распределениях, а также фиксируйте дату окончания отношений в текущем подразделении. Тщательное соблюдение этих правил избавит ваш отдел кадров от риска ошибок и штрафов.

Для более детального ознакомления с примерами и образцами записей рекомендуем обратиться к официальным материалам КонсультантПлюс, а также к публикациям БУХ.1С – сайт для современного бухгалтера и Портал Кадровик‑практик.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению переводов и увольнений, оставляйте комментарий или обратитесь к нашему HR‑консультанту.