Перевод сотрудника на другую должность – одно из самых распространённых кадровых действий в организации. Оно может быть связано с реорганизацией подразделений, повышением квалификации, изменением условий труда или инициативой самого работника. В любом случае важно правильно оформить данное событие в трудовой книжке (как бумажной, так и электронной), иначе возникают риски споров с сотрудником, штрафов от трудовой инспекции и проблем при последующем трудоустройстве.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие перевод на другую должность и внесение записи в трудовую книжку, содержатся в:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 72.1 – перевод на другую работу, ст. 66 – ведение трудовых книжек);
• Федеральный закон № 439-ФЗ от «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования и Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (требования к электронной трудовой книжке);
• Постановление Правительства РФ № 225 от «О ведении трудовых книжек» (форма и порядок заполнения);
• Приказ Минтруда России № 18н от «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её ведения».

Когда требуется перевод на другую должность?

Перевод возможен в следующих ситуациях:

1. По инициативе работодателя – реорганизация, сокращение штата, изменение технологического процесса (например, присоединение отдела А к отделу В, как указано в фрагменте из интернета).
2. По инициативе работника – желание сменить профессию, повысить квалификацию, перейти на более удобный график.
3. По соглашению сторон – взаимное согласие на изменение условий труда (например, переход на дистанционную работу или неполный рабочий день).
4. В связи с обучением или повышением квалификации – направление на стажировку, прохождение курсов с последующим возвратом на прежнюю или новую должность.

Порядок оформления перевода

Подготовка документов

• Приказ о переводе (форма Т-5 или аналогичная внутренняя форма). В приказе указывают: ФИО сотрудника, текущую и новую должность, структурное подразделение, дату вступления в силу, основание (реорганизация, согласие сторон и т.д.).
• Согласие сотрудника на перевод (если требуется по ст. 72.1 ТК РФ).
• Дополнительное соглашение к трудовому договору (изменение условий труда).
• При электронной трудовой книжке – формирование электронного документа о переводе в системе кадрового учёта (например, 1С:ЗУП, «Контур.Труд» и др.).

Издание приказа и ознакомление сотрудника

Приказ подписывается руководителем организации и кадровой службой. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под роспись не позднее трёх рабочих дней с даты его издания.

Внесение записи в трудовую книжку

Запись делается в разделе «Сведения о работе» (или в электронном виде – в соответствующем поле ЭТК). Формат записи:

Дата – Номер записи – Сведения о работе – Основание

Пример записи при переводе из отдела А в отдел В (по реорганизации):

 – 15 – Переведён с должности специалист отдела А на должность специалист отдела В в связи с реорганизацией отдела А и его присоединением к отделу В.
Основание: Приказ № 123 от .

В электронной трудовой книжке запись формируется автоматически после загрузки приказа в систему; сотрудник получает уведомление в личном кабинете на портале «Госуслуги» или в корпоративном ЕСИА.
Хранение документов

Приказ о переводе хранится в личном деле сотрудника не менее 50 лет (по ст. 89 ТК РФ).
Копия приказа и согласия сотрудника передаются в бухгалтерию для начисления заработной платы по новой должности.
При использовании ЭТК – данные сохраняются в едином государственном реестре электронных трудовых книжек (ЕГРЭТК) и доступны работодателю и сотруднику через личный кабинет на портале «Госуслуги».

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2021 года электронная трудовая книжка является основной формой ведения трудовых записей для новых сотрудников, а с 2023 года – обязательной для всех работников, если работодатель перешёл на ЭТК. Основные преимущества при переводе:

Скорость оформления – запись появляется в системе сразу после загрузки приказа.
Минимизация ошибок – система проверяет корректность заполнения обязательных полей (дата, номер записи, основание).
Доступность – сотрудник может в любой момент посмотреть свою трудовую историю в личном кабинете.
Снижение риска утери или повреждения документа.

Однако важно помнить, что если у сотрудника сохраняется бумажная трудовая книжка (например, он не перешёл на ЭТК по собственному желанию), то запись должна быть сделана и в бумажном варианте, иначе будет считаться, что трудовая книжка не ведётся.
Частые ошибки при оформлении перевода и как их избежать
Отсутствие согласия сотрудника (когда оно необходимо)
Согласно ст. 72.1 ТК РФ, согласие требуется, если перевод влечёт изменение условий труда (например, снижение заработной платы, изменение графика). Решение: всегда получать письменное согласие, даже если перевод кажется «формальным».
Неправильная формулировка записи
Запись должна быть чёткой, без сокращений, которые могут быть неоднозначно истолкованы. Пример плохой записи: «Переведён в другой отдел». Лучше: «Переведён с должности инженера отдела А на должность инженера отдела В».
Пропуск указания основания (приказа)
Основание – обязательный элемент записи. Без него запись считается неполной и может быть оспорена. Решение: в поле «Основание» указывать номер и дату приказа, а при необходимости – название документа (например, «Решение о реорганизации отдела А»).
Несвоевременное внесение записи
Запись должна быть сделана не позднее трёх рабочих дней с даты вступления приказа в силу. Задержка влечёт штрафы от трудовой инспекции (ст. 5.27 КоАП). Решение: зафиксировать срок в внутреннем регламенте кадровой службы и контролировать его исполнение.
Неучёт электронной трудовой книжки при наличии обеих форм
Если у сотрудника есть и бумажная, и электронная трудовая книжка, запись должна быть внесена в оба варианта. Иначе возникает расхождение данных, которое может привести к проблемам при подтверждении стажа. Решение: вести параллельное ведение или перевести сотрудника полностью на ЭТК с его согласия.
Практический пример: перевод в результате реорганизации
Ситуация: В ООО «Альфа» отдел А планируется реорганизовать и присоединить к отделу В. Часть сотрудников отдела А может быть понижена в должности, часть – переведена на аналогичную позицию в отделе В.
Шаги действий кадровой службы:

Подготовить проект приказа о реорганизации, в котором указать:

какие должности сокращаются, а какие сохраняются;
какие сотрудники переводятся на новые должности;
размеры изменений в окладе (если есть).


Получить согласие сотрудников, которым предлагается понижение или изменение условий труда.
Издать приказ № 45 от «О реорганизации отдела А и присоединении его к отделу В».
Ознакомить сотрудников с приказом под роспись.
Внести записи в трудовые книжки:

Для переведённых на аналогичную должность: «Переведён с позиции ведущего специалиста отдела А на позицию ведущего специалиста отдела В в связи с реорганизацией отдела А и его присоединением к отделу В. Основание: Приказ № 45 от .»;
Для пониженных: «Переведён с позиции ведущего специалиста отдела А на позицию специалиста отдела В (понижение в должности) в связи с реорганизацией отдела А и его присоединением к отделу В. Основание: Приказ № 45 от .»;
Для уволенных по сокращению: запись об увольнении с указанием причины – сокращение штата в результате реорганизации.


Обновить данные в системе электронной трудовой книжки (если используется ЭТК).
Сообщить в ПФР и ФСС о изменениях (через ЕФС-1, если требуется).

Что делать, если запись сделана с ошибкой?
Если обнаружены неточности (неправильная дата, опечатка в названии должности, отсутствие основания), необходимо внести исправление:

Составить дополнительный приказ об исправлении записи в трудовой книжке (форма Т-5а или аналогичная).
Сделать пометку «Запись исправлена» и указать правильные сведения.
Подписать приказ руководителем и кадровой службой, ознакомить сотрудника.
Внести исправление в электронную трудовую книжку (если используется) через функцию «Корректировка записи» в системе кадрового учёта.

Важно: исправления не должны стирать или зачёркивать исходную запись – они добавляются как отдельная строка с пометкой о исправлении.
Ответы на часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли делать запись в трудовой книжке при переводе на дистанционную работу?
Да, если изменяется место выполнения работы (например, переход с офиса на удалённый формат), это считается изменением условий труда и требует оформления приказа и записи в трудовой книжке.
Можно ли отказаться от перевода, если он предложен работодателем?
Сотрудник имеет право отказаться от перевода, если это влечёт ухудшение его положения (снижение зарплаты, изменение графика, ухудшение условий труда). В таком случае работодатель может предложить альтернативную вакансию или начать процедуру сокращения.
Что делать, если сотрудник переведён, но в трудовой книжке запись не сделана?
Это нарушение ст. 66 ТК РФ. Сотрудник может потребовать внесения записи в судебном порядке, а работодатель подвергнется административному штрафу (до 50 000 руб. для должностных лиц, до 200 000 руб. для организаций). Необходимо немедленно исправить ситуацию: издать приказ о переводе (если он не был издан) и внести запись.
Как оформить перевод, если сотрудник совмещает две должности?
Каждая должность считается отдельным местом работы. При переводе на другую основную должность запись делается в разделе «Сведения о работе» для соответствующей должности. Если меняется только совмещение, запись делается в разделе «Совмещение» (или в соответствующем поле ЭТК).
Нужно ли уведомлять Пенсионный фонд при переводе?
Уведомление ПФР требуется только при изменении основания для начисления страховых взносов (например, переход на неполный рабочий день, изменение оклада, который влияет на размер взносов). В остальных случаях достаточно внутреннего оформления приказа и записи в трудовой книжке.
Перевод с одной должности на другую – routine‑процедура, но требующая строгого соблюдения законодательства и внутренних регламентов организации. Правильное оформление приказа, получение согласия сотрудника (при необходимости), своевременное и точное внесение записи в трудовую книжку (бумажную и/или электронную) гарантируют законность кадровых действий, защищают права работника и минимизируют риски для работодателя.
Следуя представленным рекомендациям и используя примеры из практики, кадровая служба сможет эффективно управлять процессами перевода, избегать типичных ошибок и обеспечивать прозрачность трудовых отношений в компании.