Оформление перевода сотрудника на другую должность, в другое структурное подразделение или к другому работодателю — ответственная процедура для кадрового специалиста. Любая неточность в трудовой книжке может привести к проблемам при назначении пенсии или подтверждении стажа. В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись о переводе, какие формулировки использовать и на что обратить особое внимание.

Что признается переводом, а что — перемещением?

Прежде чем вносить какую-либо запись, важно понимать разницу между переводом и перемещением. Это частая ошибка, из-за которой в трудовую книжку вносятся лишние или, наоборот, отсутствуют нужные записи.

• Перевод — это изменение трудовой функции работника (должности), переход в другое структурное подразделение (если оно указано в трудовом договоре) или перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод всегда требует письменного согласия сотрудника и обязательно отражается в трудовой книжке.
• Перемещение — это изменение рабочего места без смены должности и трудовой функции (например, сотрудник перешел за другой стол в том же отделе или поменял станок), если это не влечет изменений условий трудового договора. Запись о перемещении в трудовую книжку не вносят!

Документальное основание для записи

До того как внести запись о переводе в трудовую книжку, необходимо правильно оформить сопутствующие документы. Без них запись будет незаконной. К таким документам относятся:

1. Дополнительное соглашение к трудовому договору, подписанное обеими сторонами.
2. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу по унифицированной форме (например, Т-5) или по форме, принятой в организации.

Именно реквизиты приказа (дата и номер) будут указаны в графе 4 трудовой книжки как основание для внесенной записи.

Пошаговая инструкция: как написать «Переведена» в трудовой книжке

Запись о постоянном переводе вносится в раздел «Сведения о работе». В графе 3 формулировка должна звучать так: «Переведена на должность [название новой должности]» или «Переведена в [наименование структурного подразделения] на должность [название должности]».

Разберем заполнение по графам:

Графа 1: № записи

Указывается порядковый номер записи в продолжение нумерации раздела «Сведения о работе». Нумерация должна быть сквозной.

Графа 2: Дата перевода

Ставится дата, с которой сотрудник фактически приступает к работе в новой должности (или дата, указанная в дополнительном соглашении и приказе). Формат: ДД.ММ.ГГГГ.

Графа 3: Сама формулировка перевода

Здесь важно соблюдать точность. Возможные варианты:

• Внутренний перевод на другую должность: «Переведена на должность главного бухгалтера».
• Перевод в другое подразделение: «Переведена в отдел маркетинга на должность менеджера по рекламе».
• Временный перевод: Запись о временном переводе (например, для замещения временно отсутствующего работника) в трудовую книжку не вносится! Вносятся только записи о постоянном переводе.

Графа 4: Основание

Указывается документ-основание. Обычно это приказ о переводе. Запись выглядит так: «Приказ от № 24-к». Слово «Приказ» можно не писать, но на практике его обычно указывают для ясности.

Особенности увольнения в порядке перевода

Отдельного внимания заслуживает ситуация, когда работник переходит на постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию). В этом случае текущий работодатель увольняет сотрудника, а новый — принимает.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» при увольнении необходимо указать, в каком порядке осуществляется перевод:

• По просьбе работника: «Уволена в связи с переводом работника по его просьбе на работу к другому работодателю, пункт 5 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• С согласия работника: «Уволена в связи с переводом работника с его согласия на работу к другому работодателю, пункт 5 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

В этой же графе обязательно указывается наименование организации (или ИП), куда переводится работник.

Перевод совместителя на основное место работы

Если сотрудница работала по совместительству, а теперь это место стало для нее основным, порядок внесения записей зависит от того, были ли ранее внесены сведения о работе по совместительству в трудовую книжку:

1. Если сведения о совместительстве уже были (запись делалась по основному месту работы на основании справки): необходимо просто сделать запись о переводе на основную должность (например: «Переведена на основную работу в качестве старшего редактора»).
2. Если сведений о совместительстве в трудовой книжке не было: сначала вносится запись о приеме на работу по совместительству (с пометкой «принята на работу по совместительству»), а затем — запись о переводе на основную работу.

Что делать, если запись о переводе забыли внести?

Если по каким-то причинам кадровик упустил момент и забыл внести запись о постоянном переводе, это необходимо исправить. Исправление вносится по текущему месту работы на основании приказа работодателя, у которого была допущена ошибка (или на основании официального документа этого работодателя, если сотрудник уже уволился).

Пропущенная запись не зачеркивается и не исправляется путем зачеркивания! В пустой строке (с новым порядковым номером) указывается текущая дата внесения исправления, а в графе 3 пишется: «Запись за номером [номер старой записи] недействительна. Переведена на должность [название должности] с [дата фактического перевода]».

Краткий чек-лист для кадровика

• Убедитесь, что это постоянный перевод (временный не фиксируем).
• Проверьте, что это именно перевод, а не перемещение.
• Получите согласие работника и подпишите доп. соглашение.
• Издайте приказ о переводе.
• Внесите запись в трудовую книжку: «Переведена на должность…» (без сокращений слов).
• Убедитесь, что в графе 4 указаны реквизиты приказа.
• Ознакомьте работника с записью под подпись в личной карточке или книге учета движения трудовых книжек.

Соблюдение этих простых правил и строгих формулировок, установленных нормативными документами, позволит вам избежать ошибок и гарантировать работнику правильное отражение его трудового пути.