Оформление перевода сотрудника с основного места работы на совместительство — один из самых частых вопросов, с которым сталкиваются кадровики. Ситуация осложняется тем, что в Трудовом кодексе РФ нет четких и однозначных инструкций или прямых запретов касательно того, как именно должна выглядеть запись в трудовой книжке в этом случае. Из-за этого на практике возникают ошибки и путаница.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить переход сотрудника на совместительство (как внутреннее, так и внешнее), какие документы для этого необходимы и как грамотно внести записи в бумажную трудовую книжку и электронный отчет СЗВ-ТД.
Что говорит закон: можно ли «перевести» в совместители?
С точки зрения трудового законодательства, понятие «перевод с основной работы на совместительство» не совсем корректно. Основная работа и работа по совместительству — это два разных трудовых договора. Простой перевод (изменение трудовой функции или условий договора) не может превратить основного работника в совместителя автоматически.
Чтобы сотрудник стал совместителем, необходимо пройти процедуру:
- Увольнение с основного места работы (по собственному желанию, соглашению сторон или по инициативе работодателя).
Однако на практике многие кадровики стремятся оформить эту процедуру как единый процесс, избегая лишних бумаг, и делают запись о «переводе». Насколько это правомерно и как всё оформить без ошибок?
Внутреннее совместительство: перевод в рамках одной организации
Внутреннее совместительство — это когда сотрудник продолжает работать у того же работодателя, но основная работа прекращается, а по другой должности (или этой же) он переходит на статус совместителя.
Пошаговый алгоритм оформления
- Расторжение основного трудового договора. Сотрудник пишет заявление об увольнении с основного места, издается приказ об увольнении.
- Издание приказа. Выпускается приказ о приеме на работу по совместительству.
Как сделать запись в трудовой книжке?
Поскольку работодатель не меняется, именно он продолжает вести трудовую книжку сотрудника. В бумажной трудовой книжке делается следующее:
- Сначала вносится запись об увольнении с основного места работы (со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ).
- Затем вносится запись о приеме на работу по совместительству. При этом в графе 3 обязательно нужно указать, что работа является совместительством.
Важное уточнение: Некоторые кадровики делают запись: «Переведен на работу по внутреннему совместительству». Хотя Трудовой кодекс не содержит прямого запрета на такую формулировку, инспекторы ГИТ часто трактуют это как нарушение, так как юридически это не перевод, а смена статуса через увольнение и прием. Безопаснее использовать классическую схему: «Уволен» → «Принят в качестве совместителя».
Внешнее совместительство: переход к другому работодателю
Если сотрудник увольняется от одного работодателя и устраиваеться на работу по совместительству в другую организацию, ситуация иная.
Правила внесения записей
Здесь действует железное правило: в трудовой книжке делают только запись об увольнении с основного места работы. Запись о внешнем совместительстве вносит основной работодатель (если у сотрудника позже появится новая основная работа).
Работодатель, к которому сотрудник пришел внешним совместителем, не имеет права вносить записи в его трудовую книжку, так как она хранится у основного работодателя.
Обратный процесс: с совместительства на основную работу
Не менее актуален и обратный вопрос: как оформить запись, если совместитель становится основным работником без увольнения?
Согласно официальным рекомендациям Роструда, если запись о совместительстве уже была внесена в трудовую книжку, то при переходе на основную работу:
- В графе 2 указывается дата, с которой работа стала для сотрудника основной.
- В графе 3 вносится запись примерно следующего содержания: «Работа по должности [наименование должности] стала основной».
Если же запись о совместительстве ранее не вносилась, то после записи об увольнении с прошлого основного места работы, текущий работодатель может внести записи блоком (сразу и о приеме на работу по совместительству, и о том, что работа стала основной) или в хронологическом порядке на основании подтверждающих документов (справок с прошлых мест работы).
Кто вносит записи о совместительстве по общему правилу?
По закону запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку по желанию работника. И делает это основной работодатель.
Для этого сотрудник, работающий по внешнему совместительству у другого работодателя, должен предоставить по основному месту работы подтверждающий документ (например, заверенную копию приказа о приеме на работу или справку). Только на основании этого документа основной работодатель внесет запись в бумажную трудовую книжку.
Электронная отчетность: СЗВ-ТД
Не стоит забывать, что с 2020 года работодатели обязаны сдавать отчет СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. При переводе сотрудника на совместительство или приеме на работу совместителя необходимо корректно отразить это в электронном отчете.
В графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении» отчета СЗВ-ТД при приеме совместителя необходимо обязательно вписать код: 1-совместитель. Это позволит ПФР корректно учитывать трудовой стаж и статус работника.
Подводим итоги
Оформление перехода работника на совместительство требует внимательности и соблюдения хронологии. Главное правило, не путать перевод с изменением типа договора.
- Переход с основной работы на совместительство юридически оформляется через увольнение и новый прием.
- При внутреннем совместительстве работодатель сначала делает запись об увольнении, затем — о приеме как совместителя.
- При внешнем совместительстве новый работодатель ничего не вписывает в трудовую книжку до тех пор, пока эта работа не станет для сотрудника основной.
- Запись о совместительстве вносится основным работодателем исключительно по просьбе сотрудника и при наличии подтверждающих документов.
- В электронном отчете СЗВ-ТД обязательно указывается статус «1-совместитель».
Соблюдение этих несложных правил позволит избежать штрафов от трудовой инспекции и гарантирует, что трудовой стаж сотрудника будет учтен корректно.