Перевод сотрудника в другое подразделение организации – одна из самых часто встречающихся кадровых операций. Правильное оформление такой операции в трудовой книжке имеет решающее значение как для самого работника, так и для работодателя, поскольку от этого зависит подтверждение continuity занятости, сохранение условий труда и возможность последующего расчёта при увольнении.

Нормативно‑правовая база

При оформлении записи о переводе в другое отделение следует руководствоваться рядом нормативных актов:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 70, 71, 73)
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. от )
• Письменные разъяснения Роструда (по состоянию на 2023‑2025 гг.)
• Типовые формы, опубликованные в системе КонсультантПлюс (2025‑2026 гг.)

Особый акцент делается на пункте 10 Правил ведения трудовых книжек: все записи о переводе на постоянную работу вносятся на основании соответствующего приказа (распоряжения) не позднее недельного срока после его подписания.

Когда требуется запись в трудовой книжке?

Запись обязана быть сделана, если:

1. Сотрудник переводится в другое структурное подразделение (отдел, филиал, представительство) организации.
2. Перевод является постоянным (т. е. не временным или служебным)
3. В трудовом договоре указано место работы, включающее конкретное подразделение.

Если перевод не меняет должность и обязанности, но лишь меняет структурное подразделение, запись всё равно обязана быть сделана – это подтверждает изменение места работы.

Как правильно оформить запись

Структура записи в трудовых книжках по новым правилам выглядит следующим образом:

• Номер записи (последовательный номер в книжке).
• Дата записи (в формате ДД.ММ.ГГГГ).
• Основание – указание на приказ/распоряжение (№, дата).
• Наименование подразделения, в которое переводят сотрудника.
• Должность (при необходимости уточняется новая должность).
• Сведения о сохранении условий труда (если они меняются).

Пример оформления (по образцу 2025 г.):

Запись № 12 от г.
Основание: Приказ № 145-р от г.
Перевод в отдел «Маркетинг» (структурное подразделение) с должности «Специалист по продажам» на должность «Менеджер по маркетингу».
Условия труда не изменены.

Если перевод временный (например, на срок до 6 месяцев), в трудовой книжке такие сведения не указываются – они фиксируются в отдельном приказе о временном назначении.

Образцы и формы

Для удобства работодателей в системе КонсультантПлюс подготовлены готовые шаблоны:

• Форма: Трудовая книжка (фрагмент). Перевод работника на другую должность в том же отделе (структурном подразделении).
• Образец записи о переводе в другое подразделение.
• Приказ о переводе на другую работу – образец заявления и приказа.

Эти шаблоны можно скачать в разделе «Акты, образцы, формы, договоры» (2025‑2026 гг.) и использовать как основу для заполнения.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли указывать название отдела в записи?

Да. По разъяснениям Роструда, если в трудовом договоре место работы указано с уточнением конкретного структурного подразделения, перевод в другое подразделение обязателен к отражению в трудовой книжке с указанием нового отдела.

Дублирование записи о наименовании подразделения?

В случае, когда в книжке уже есть запись о прежнем подразделении, при переводе в новое подразделение следует оставить прежнюю запись нетронутой и добавить новую запись о текущем месте работы. Дублирование не требуется.

Как оформить перевод на другую должность в том же подразделении?

Запись о переводе на другую должность в том же подразделении оформляется аналогично, только вместо названия другого подразделения указывается «в том же отделе», а в строке «Наименование подразделения» оставляеться прежнее.

Нужно ли вносить запись о переходе в другое предприятие?

Перевод в другую организацию считается изменением работодателя. В этом случае в текущей организации вносится запись о приёме на работу (или об увольнении), а новый работодатель вносит запись о приёме на работу. Перевод внутри одной организации, но в другое предприятие‑участник группы, оформляется как перевод в другое подразделение, если договором предусмотрено указание конкретного места работы.

Практические рекомендации для HR‑специалистов

1. Сформируйте приказ о переводе за 7 дней до его ввода в силу – это позволит успеть в срок оформить запись в книжке.
2. Проверьте, указано ли в трудовом договоре место работы с уточнением подразделения.
3. При оформлении записи используйте актуальные шаблоны из КонсультантПлюс – они учитывают последние изменения в Порядке ведения трудовых книжек.
4. Сохраняйте копию приказа в личном деле сотрудника – это упростит проверку при внутренних и внешних аудитах.
5. Если перевод временный, оформите отдельный приказ о временном назначении и зафиксируйте его в отдельном документе, а не в основной записи.

Запись в трудовой книжке о переводе в другое отделение – это не просто формальность, а важный документ, фиксирующий изменения в структуре организации и сохраняющий права сотрудника. Правильное оформление согласно действующим нормативным актам и использование готовых образцов из КонсультантПлюс позволяют избежать ошибок, ускорить кадровый процесс и обеспечить прозрачность для всех участников.

При соблюдении рекомендаций, изложенных выше, HR‑специалисты смогут уверенно и без риска оформлять переводы, а работники получат корректные сведения о своей занятости.