Перевод сотрудника в другой отдел при сохранении его той же должности – типичная процедура, требующая чёткого оформления в трудовой книге. Правильно составленная запись помогает избежать недоразумений с налоговыми, страховыми и кадровыми органами, а также защищает интересы как работодателя, так и сотрудника.

Нормативно‑правовая база

В России порядок оформления переводов регулируется:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 28, 30, 33).
• Постановление Правительства РФ № 530 «Об утверждении Положения о порядке оформления переводов работников».
• Коллективный договор организации (если он предусмотрен).

Ключевой принцип – перевод в другую структурное подразделение не меняет занимаемой должности, поэтому в трудовой книге вносится лишь сведения о месте работы, а не о смене должности.

Что именно фиксируется в трудовой книге

В трудовой книге в соответствующей графе вносятся данные, отражающие изменение места работы. При переводе в другой отдел (но в той же должности) в графе «Место работы» указывается новое подразделение.

Пример заполнения

Для наглядности ниже представлен образец записи, который можно использовать в качестве шаблона.

Запись № ___
ФИО сотрудника: Иванов Иван Иванович
Должность: Инженер‑конструктор (код должности 01‑01)
Трудовой стаж: 5 лет 3 месяца

Место работы (до перевода): отдел разработки продуктов, г. Москва, ул. Ленина, д. 10
Место работы (после перевода): отдел маркетинга, г. Москва, ул. Советская, д. 5

Приказ о переводе: № 156 от «__» __________ 2026 г.
Основание перевода: реорганизация подразделения, необходимость расширения функций отдела маркетинга.

Подпись руководителя: ______________________ / ______________________
Подпись сотрудника: ______________________

Шаги оформления перевода

1. Подготовка приказа о переводе. В приказе указываются:
   • номер и дата приказа;
   • ФИО сотрудника;
   • его текущая должность;
   • новое место работы;
   • основание перевода (по соглашению сторон, реорганизации и т.п.).
2. Согласование с сотрудником. Перевод оформляется только после получения письменного согласия сотрудника (если иное не предусмотрено коллективным договором).
3. Внесение изменений в трудовую книжку. После подписания приказа вносятся сведения о новом месте работы.
4. Уведомление профильных органов (если требуется) – например, в случае переводов, связанных с изменением условий охраны труда.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильное указание должности – при переводе в другой отдел должность остаётся прежней, поэтому её не нужно менять.
• Отсутствие даты приказа – без даты приказ считается недействительным.
• Неучёт нового адреса – в графе «Место работы» необходимо указать полный адрес нового подразделения.
• Отсутствие подписи сотрудника – подпись подтверждает согласие на перевод.

Пример полного оформления записи в трудовой книге

Ниже – полностью готовый шаблон, который можно скопировать в форму трудовой книги:

Запись № 27
ФИО: Петров Алексей Сергеевич
Должность: Системный администратор (код должности 03‑04)
Трудовой стаж: 7 лет 2 месяца

Место работы (до перевода): ИТ‑отдел, г. Санкт‑Петербург, пр. Неваский, д. 12
Место работы (после перевода): Отдел поддержки пользователей, г. Санкт‑Петербург, ул. Марата, д. 27

Приказ о переводе: № 89 от «12» августа 2026 г.
Основание перевода: реорганизация ИТ‑отдела, необходимость перераспределения ресурсов.

Подпись руководителя: ______________________ / ______________________
Подпись сотрудника: ______________________

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли менять место работы без изменения должности? – Да, это разрешено, если работник согласен и есть основания, предусмотренные локальными нормативными актами.
• Нужно ли оформлять перевод в трудовом договоре? – При изменении места работы в трудовом договоре вносится дополнение, но запись в трудовой книге также подтверждает факт перевода.
• Как отразить перевод, если сотрудник переходит в другой филиал? – В графе «Место работы» указывается новый адрес филиала, а в графе «Подразделение» – название нового отдела.
• Что делать, если перевод был сделан без приказа? – Такое нарушение может привести к признанию перевода недействительным. Необходимо как можно скорее оформить приказ и внести соответствующую запись.

Оформление перевода в трудовой книге – важный юридический акт, требующий внимания к деталям. Правильно составленный образец записи позволяет:

• сохранить юридическую корректность;
• избежать споров при проверке контролирующих органов;
• обеспечить ясность условий труда для сотрудника.

При необходимости всегда рекомендуется проконсультироваться с юристом по трудовому праву или с HR‑специалистом организации, чтобы убедиться, что все документы соответствуют текущему законодательству и внутренним нормативным актам.