Оформление перевода работника с совместительства на основное место работы — частая кадровая процедура, которая вызывает множество вопросов․ Дело в том, что в Трудовом кодексе РФ этот процесс четко не регламентирован, из-за чего у специалистов отдела персонала возникают затруднения․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись в трудовой книжке при переводе совместителя в основной штат, какие существуют варианты оформления и на что обратить внимание․
Что такое совместительство и где хранится трудовая книжка?
Прежде чем говорить о записях, важно вспомнить базовые правила․ Совместительство — это регулярная оплачиваемая работа, которую сотрудник выполняет в свободное от основной работы время․ Оно бывает внутренним (у того же работодателя) и внешним (у другого)․
Главное правило: трудовая книжка работника всегда хранится у работодателя по основному месту работы․ Работодатель по совместительству не имеет права забирать себе трудовую книжку․ Однако по желанию работника запись о работе по совместительству может быть внесена в трудовую книжку основным работодателем на основании подтверждающих документов․
Перевод совместителя в основные работники: общие правила
Если компания решает перевести совместителя в основные работники, необходимо правильно это оформить․ В приказе должно быть указано, что работник, занимавший с такого-то числа такую-то должность на условиях совместительства, признается занимающим эту должность в качестве основного работника с такого-то числа․
Так как работа становится для работника основной, в трудовую книжку необходимо внести сведения о ней в обязательном порядке (ст․ 66 ТК РФ)․ При переводе на другую постоянную работу у текущего работодателя запись в трудовую книжку вносится в обязательном порядке․
Варианты оформления перевода
На практике существует два основных варианта перевода совместителя на основную работу:
- Через увольнение и прием заново․ С работником расторгается трудовой договор по совместительству (например, по соглашению сторон или по собственному желанию) и заключается новый трудовой договор уже как с основным работником․
- Через перевод (без увольнения)․ Оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором меняется условие о характере работы: совместительство становится основной работой․
Вариант 1: Если ранее запись о совместительстве НЕ вносилась
Часто бывает так, что человек работал по внутреннему совместительству, а запись об этом в трудовую книжку не вносилась (так как это право, а не обязанность)․ Если он становится основным работником на эту же должность, необходимо отразить это в трудовой книжке․
В этом случае в графе 3 раздела «Сведения о работе» необходимо указать:
«Принят на работу (наименование должности и при необходимости структурного подразделения) с (дата начала работы по совместительству)»․
Таким образом, работодатель как бы ретроспективно фиксирует факт работы сотрудника, начиная с момента его первого приема по совместительству․
Вариант 2: Если запись о совместительстве УЖЕ есть в трудовой книжке
Если ранее запись о работе по совместительству уже была внесена в трудовую книжку, алгоритм действий будет иным․ В этом случае не нужно дублировать информацию о приеме․
Порядок заполнения граф:
- В графе 2 укажите дату, когда сотрудник приступил к основной работе (дата перехода/перевода)․
- В графе 3 напишите факт изменения характера работы․ Например: «Работа по совместительству на должности (наименование должности) стала основной»․
- В графе 4 укажите реквизиты приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесена запись․
Особенности при внешнем совместительстве
Если сотрудник сначала был принят на условиях внешнего совместительства, а потом уже по основному месту работы к этому же работодателю, ситуация имеет свои нюансы․
Записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении можно вносить в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и об увольнении) после ухода из каждой организации на основе документа с данными о трудоустройстве и о прекращении трудового договора․
Если работник переходит с внешнего совместительства на основную работу к тому же работодателю, и запись о совместительстве ранее внесена не была, работодатель вносит запись о приеме на основную работу с даты, когда работа стала основной․ Если же запись о внешнем совместительстве была сделана предыдущим основным работодателем, то текущий работодатель при переводе делает отметку о том, что данная работа стала основной․
Важные нюансы и советы кадровикам
- Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, о награждениях вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока․
- Если совместитель увольняется с основного места работы и переходит на работу по совместительству в ту же компанию, делается только запись об увольнении с основного места работы, а запись о внешнем совместительстве внесет новый основной работодатель (если работник предоставит подтверждающие документы)․
- При заполнении трудовой книжки строго соблюдайте хронологию и правила ведения раздела «Сведения о работе»․
Перевод работника с совместительства на основную работу требует внимательного подхода к документальному оформлению․ Главное, определить, была ли ранее внесена запись о совместительстве, и на этом основании выбрать правильную формулировку: либо признать работу основной с определенной даты, либо зафиксировать прием на работу задним числом (с даты фактического начала работы по совместительству)․ Грамотное оформление записей в трудовой книжке защитит как работодателя, так и работника при будущих проверках или расчете пенсионного стажа․