Важно! Все записи о переводе вносяться в трудовую книжку строго на основании приказа (распоряжения) работодателя․ Без этого документа запись считается неправомерной․
Ключевое изменение с 2022 года
Согласно новому Порядку ведения и хранения трудовых книжек, в записи о переводе теперь обязательно указывается структурное подразделение, если оно было указано в первоначальном трудовом договоре․ Это разъяснил Роструд․
Подготовительный этап: что нужно сделать до внесения записи
Перевод, это изменение существенных условий трудового договора․ Оформление проходит в три обязательных шага:
- Получение согласия работника․ Даже если перевод инициирует работодатель, требуется письменное согласие сотрудника (заявление)․ Исключение — перевод по инициативе работодателя без согласия, но только в случаях, прямо предусмотренных ТК РФ (например, при производственной необходимости, реорганизации)․
- Издание приказа (распоряжения)․ Это главный документ-основание․ В нём должны быть:
- Полное наименование организации․
- Дата и номер документа․
- ФИО сотрудника, табельный номер․
- Прежняя и новая должность (с указанием структурного подразделения, если оно было)․
- Дата вступления в новую должность․
- Вид перевода: постоянный или временный (с указанием срока, если временный)․
- Размер оплаты труда (если меняется)․
- Основание: ссылка на заявление работника, решение руководства и т․д․
- Ознакомление работника с приказом․ Под роспись․ Один экземпляр приказа выдаётся сотруднику, на втором (у работодателя) ставится отметка о вручении, заверенная подписью работника․
Разные случаи перевода: как это отражается в записи
Перевод на другую должность в том же структурном подразделении
Если в трудовом договоре изначально был указан отдел (цех, управление), то в записи обязательно нужно его указать․
Пример записи:
«Переведён на должность старшего инженера (отдел проектирования) с ․ Приказ от № 152-к»․
Перевод на другую должность в другое структурное подразделение
Указываются оба подразделения: прежнее и новое․
Пример записи:
«Переведён с должности мастера (мебельный цех) на должность начальника смены (сборочный цех) с ․ Приказ от № 201-к»․
Временный перевод
Указывается срок․ Если временный перевод позже становится постоянным, издается новый приказ, а в трудовую книжку вносится дополнительная запись․
Запись о временном переводе:
«Временно переведён на должность ведущего специалиста (отдел логистики) с по ․ Приказ от № 110-к»․
Запись о признании временного перевода постоянным (после нового приказа):
«С временный перевод признан постоянным․ Приказ от № 255-к»․
Критические правила и сроки
- Срок внесения записи: Не позднее 5 рабочих дней (ранее было 1 неделя, но в практике часто применяется 5 рабочих дней) с даты издания приказа о переводе․
- Кто вносит: Запись вносит работодатель (кадровик, уполномоченное лицо) в соответствующую графу трудовой книжки․
- Подпись и печать: Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется)․
- Отметка о вручении: После внесения записи на экземпляре трудовой книжки, выданном работнику, ставится отметка: «Запись о переводе внесена на основании приказа № ․․․ от ․․․»․ Эта отметка также заверяется подписью сотрудника․
Что будет, если не оформить запись?
Невозможно подтвердить фактический допуск к новой работе при проверках․
2; Нарушение порядка ведения трудовых книжек влечёт административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ․
3․ Проблемы с отражением страхового стажа и заработка в СФР (для назначения пенсии)․
Частые вопросы и ответы
Вопрос: Нужно ли указывать новую зарплату в записи?
Ответ: Нет, размер оплаты труда в записи о переводе не указывается․ Эта информация отражается в приказе и впоследствии в платёжных ведомостях․ В трудовой книжке фиксируется только факт перевода на новую должность․
Вопрос: А если перевод без изменения должности, но в другой отдел?
Ответ: Если меняется только структурное подразделение при сохранении должности, это всё равно перевод на другую постоянную работу․ Запись вносится с указанием нового подразделения․ Пример: «Переведён на работу в отдел маркетинга (прежняя должность: инженер)․ Приказ․․․»․
Вопрос: Как оформить перевод по соглашению сторон?
Ответ: Основанием является дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о переводе․ В приказе указывается: «На основании дополнительного соглашения № ․․․ от ․․․ к трудовому договору от ․․․»․ Запись в книжке оформляется как обычно․
Оформление перевода в трудовой книжке — формальная, но юридически значимая процедура․ Главное правило: запись = приказ․ Без документа-основания любая запись ничтожна․ Следите за тем, чтобы в записи были четко указаны новая должность и, если требуется, структурное подразделение․ Не забывайте про отметку о вручении копии приказа работнику и своевременность внесения записи;
Материал подготовлен на основе действующего законодательства РФ и разъяснений контролирующих органов․ При сложных ситуациях рекомендуется консультация с юристом․