Кадровые перемещения внутри организации — частое явление, особенно когда речь идет о повышении квалифицированного сотрудника. Одной из таких ситуаций является перевод специалиста (например, ведущего бухгалтера) на руководящую позицию. В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись в трудовой книжке, если сотрудник переведен на должность начальника отдела, и какие нюансы при этом нужно учитывать.
Виды переводов и их юридическое значение
Прежде чем вносить какую-либо запись в трудовую книжку, необходимо четко понимать, какой именно перевод осуществляеться, так как от этого зависит порядок оформления.
- Постоянный перевод: сотрудник бессрочно занимает новую должность, а его прежняя позиция освобождается.
- Временный перевод: сотрудник занимает вышестоящую должность на определенный срок (например, на время отпуска или болезни основного начальника) или до наступления определенного события.
Особенности временного перевода
Часто возникает вопрос: может ли основной сотрудник, занимающий должность ведущего бухгалтера, быть переведен временно на должность начальника отдела? Да, безусловно. По соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, работник может быть временно переведен на другую работу. Однако важно помнить: согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, записи о временном переводе в трудовую книжку не вносятся. Такая информация фиксируется только в личной карточке сотрудника (форма Т-2) и хранится в личном деле.
Оформление постоянного перевода
Если перевод на должность начальника отдела носит постоянный характер, запись в трудовую книжку вносится обязательно. Процесс оформления состоит из нескольких обязательных шагов:
- Предложение о переводе: работодатель направляет работнику уведомление или предложение о переходе на новую должность.
- Согласие работника: сотрудник пишет заявление о согласии на перевод.
- Издание приказа: на основании допсоглашения издается приказ о переводе по унифицированной форме Т-5 (или по форме, утвержденной в организации).
- Внесение записи в трудовую книжку: запись делается на основании приказа в течение недели со дня фактического перевода.
Как правильно сделать запись в трудовой книжке
Запись о переводе вносится в раздел «Сведения о работе». Важно соблюдать хронологию и правила заполнения граф:
Пошаговое заполнение граф
- Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер записи.
- Графа 2 (Дата): Указывается дата перевода арабскими цифрами (например, ).
- Графа 3 (Сведения о работе): Вносится сама формулировка. Если наименование структурного подразделения не менялось, достаточно написать: «Переведен на должность начальника отдела». Если меняется подразделение: «Переведен в финансовый отдел на должность начальника отдела».
- Графа 4 (Основание): Указывается документ-основание — приказ работодателя. Запись выглядит так: «Приказ от № 45-к».
Пример заполнения
Предположим, ведущий бухгалтер Иванов И.И. переведен на постоянной основе на должность начальника финансового отдела. В трудовой книжке это будет выглядеть следующим образом:
Раздел «Сведения о работе»
- № записи: 12
- Сведения о приеме на работу…: Переведен на должность начальника финансового отдела
- Основание: Приказ от № 45-к
Частые ошибки и важные нюансы
При оформлении перевода на руководящую должность кадровики часто допускают типичные ошибки. На что стоит обратить особое внимание?
- Зачеркивание предыдущих записей: В разделе «Сведения о работе» ничего зачеркивать нельзя. Прежняя должность (например, ведущий бухгалтер) остается в истории записей, а новая просто добавляется ниже.
- Внесение записи о временном переводе: Как уже упоминалось, запись о временном замещении должности начальника отдела в трудовую книжку не вносится; Если работник захочет подтвердить этот опыт в будущем, ему потребуется предоставить копии приказов о временном переводе.
- Несоответствие дат: Дата перевода в трудовой книжке должна совпадать с датой, указанной в приказе и дополнительном соглашении.
- Использование аббревиатур: В трудовой книжке не допускаются сокращения вроде «нач. отд.» или «пр. №». Все слова должны быть написаны полностью.
Что делать, если перевод стал постоянным?
Иногда временный перевод (например, на время декретного отпуска основного начальника) превращается в постоянный. Если изначально срок перевода был ограничен, но впоследствии работник остался на этой должности и прежний начальник не вернулся, необходимо:
- Заключить новое дополнительное соглашение о том, что перевод становится бессрочным.
- Издать новый приказ (или подписать соглашение об изменении условия о сроке).
- Внести запись о постоянном переводе в трудовую книжку с указанием реквизитов нового приказа.
Фраза «Переведен на должность начальника отдела» в трудовой книжке — это важная веха в карьере сотрудника, подтверждающая его профессиональный рост и расширение полномочий. Главное для кадрового специалиста, четко разграничивать временный и постоянный переводы, соблюдать сроки внесения записей и не допускать сокращений в формулировках. Грамотно оформленная трудовая книжка защитит как интересы работника, так и репутацию работодателя.