Для работников, которые впервые приступают к работе, оформление трудовой документации имеет свои особенности. В 2026 году основной упор делается на электронную форму трудовой книжки, однако в ряде случаев всё ещё требуется подать бумажное заявление на её выдачу. Ниже – подробный разбор требований, формы и процедуры.
Когда требуется заявление?
Заявление на выдачу первой трудовой книжки необходимо, если:
- Работник оформляется в организации впервые (подписание трудового договора);
- Работник утратил прежнюю книжку и требует её замену;
- Работодатель ведёт бумажный учёт и формирует новую книжку вручную.
В случае, когда в организации используется электронная трудовая книжка (ЭТК), заявление может быть заменено отчётом ЕФС‑1, а вместо бумажного документа выдаётся справка СТД‑Р или СТД‑СФР.
Содержание заявления
Форма заявления может быть произвольной, но обычно в него включают следующие элементы:
- Шапка документа – название организации, отделение, подразделение.
- Данные работника – ФИО, дата рождения, паспортные данные, ИНН.
- Цель выдачи – указание, что документ выдаётся впервые (или в связи с потерей предыдущей книжки).
- Подпись работника и дата.
Пример типового заявления (2025‑2026 гг.)
Заявление о выдаче первой трудовой книжки Я, _______________________________ (ФИО), паспорт: ___________, выдан ____________, прошу выдать мне первую трудовую книжку в связи с тем, что я впервые принимаюсь к работе в вашей организации. Подпись: __________________________
Если требуется заявление на выдачу копии (например, при утере), в тексте добавляют указание на факт утери и просят оформить дубликат.
Где и как подавать заявление?
Заявление может быть подано в одном из следующих мест:
- Личное дело работника (если оно ведётся в бумажном виде);
- Электронный архив кадровой службы (при оформлении ЭТК);
- Отдел кадров/персонал организации.
После подачи заявления работодатель:
- Ведет трудовую книжку (бумажную или электронную);
- Заполняет титульный лист данными работника;
- Осуществляет печать и подпись ответственного лица.
Особенности оформления в 2026 году
Согласно актуальной информации (2026 год), для новых сотрудников:
- Бумажную книжку не оформляют – вместо неё формируется электронный документ;
- При приёме на работу заполняется отчёт ЕФС‑1, после чего система автоматически генерирует ЭТК;
- Работник может получить справку СТД‑Р или СТД‑СФР в Социальном фонде, если требуется подтверждение стажа.
Если же организация всё ещё использует бумажный документ, то оформление происходит по следующей схеме:
- Подготовка заявления (см. пункт 2).
- Получение новой книжки из архива или печатью организации.
- Заполнение первой страницы (тituliarnyj листок) данными работника.
- Подпись и печать ответственного лица.
Примеры и шаблоны
Для удобства работников в открытом доступе доступны готовые шаблоны:
- Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки (2023‑05‑11).
- Заявление работника о выдаче трудовой книжки – пример заполнения (2026).
- Шаблоны в форматах Word и PDF можно скачать с портала «Моё дело» (обновление от ).
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли подписывать заявление? – Да, подпись работника обязательна.
- Можно ли оформить заявление в электронном виде? – Да, при использовании электронных кадровых систем.
- Что делать, если старая книжка утеряна? – В заявлении указать причину утери и потребовать оформить новую.
- Какие документы требуются для подтверждения стажа? – Справка СТД‑Р/СТД‑СФР из Соцфонда или копия старой трудовой книжки.
Заявление на выдачу первой трудовой книжки – обязательный документ при первом устройстве на работу или при замене утерянной книжки. В 2026 году всё больше организаций переходят на электронную форму, однако в случае бумажного оформления важно правильно оформить заявление, указать цель выдачи и предоставить необходимые подписи и дату. Использование готовых образцов и онлайн‑шаблонов упрощает процесс и минимизирует ошибки.
Для получения более подробной информации рекомендуется обратиться в отдел кадров вашей организации или в региональный отдел Федеральной службы по труду и занятости.