Трудовая книжка – это один из самых важных документов, подтверждающих ваш трудовой стаж и историю работы. В 2026 году правила оформления и ведения трудовой книжки получили ряд изменений, которые необходимо учитывать как работодателю, так и сотруднику. В этой статье мы разберём, какие документы нужны для оформления трудовой книжки впервые, какие сведения необходимо вносить, а также как работать с электронной трудовой книжкой.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности гражданина: даты приёма на работу, увольнения, перевода на другую должность, изменения в должности и т.д. Она используется работодателями, пенсионными фондами, при оформлении кредитов и во многих других случаях.

Бумажная и электронная трудовая книжка

• Бумажная трудовая книжка – традиционный формат, который хранится у сотрудника. Работодатель вносит записи в неё в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог бумажной. В 2026 году она стала обязательной для всех новых сотрудников, а также доступна для тех, у кого уже есть бумажная книга.

Какие документы нужны при оформлении трудовой книжки впервые?

Ниже приведён список документов, которые необходимо предоставить работодателю при приёме на работу и оформлении первой записи в трудовой книжке.

Документы, подтверждающие личность

• Паспорт гражданина РФ (серия и номер, дата выдачи, кем выдан).
• Иные документы, удостоверяющие личность (например, загранпаспорт, водительские права), если паспорт недоступен.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность

• Трудовая книжка (если она уже была оформлена до 2021 года) – в этом случае работодатель принимает её и вносит записи.
• Сведения о трудовой деятельности (если трудовой договор заключается впервые) – это может быть справка от предыдущего работодателя, если вы переходите с другой работы, либо заявление о приёме на работу.

Дополнительные документы

• Согласие на обработку персональных данных (если требуется).
• Справка о налоговом резидентстве (для некоторых отраслей).
• Сертификаты и дипломы, подтверждающие квалификацию (если они обязательны для работы).

Порядок оформления трудовой книжки впервые

Ниже описан алгоритм действий как для работодателя, так и для сотрудника.

Для работодателя

1. Получить от сотрудника все необходимые документы (паспорт, справки, согласие).
2. Проверить наличие бумажной трудовой книжки. Если её нет, оформить новую.
3. Заполнить запись о приёме на работу в соответствии с статьей 65 Трудового кодекса РФ:
• Дата приёма.
• Форма занятости (полная, неполная, совместительство).
• Должность, место работы.
• Приказ о приёме (полностью вписать, даже если место ограничено).
4. Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, внести запись о приёме в неё.
5. Если работник хочет перейти на электронную трудовую книжку, оформить переход через портал Госуслуг.

Для сотрудника

1. Подготовить копии всех документов (паспорт, справки, согласие).
2. Проверить, есть ли у вас бумажная трудовая книжка. Если нет, попросите работодателя оформить новую.
3. Подписать заявление о приёме на работу и предоставить его работодателю.
4. Если вы переходите на электронную трудовую книжку, зайдите в личный кабинет на gosuslugi.ru и следуйте инструкциям по получению ЭТК.

Как оформить электронную трудовую книжку (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной, который хранится в системе Федеральной службы по труду и занятости (ФСТЗ). Она доступна в любое время через портал Госуслуг и позволяет работодателю вносить записи без бумажных носителей.

Пошаговый процесс оформления ЭТК

1. Перейдите в личный кабинет сотрудника на сайте gosuslugi.ru.
2. Выберите раздел «Трудовая книжка» и нажмите «Получить электронную трудовую книжку».
3. Заполните форму с данными о приёме на работу (дата, должность, место работы).
4. Подтвердите данные с помощью электронной подписи или смс-кода.
5. После проверки ФСТЗ выдаст электронную трудовую книжку, которую можно скачать в формате PDF.

Внесение записей в ЭТК

• Работодатель вносит записи о переводе, увольнении, изменении должности через портал ФСТЗ.
• Сотрудник может просматривать сведения в любой момент, используя свой личный кабинет.
• При необходимости можно запросить выписку из ЭТК в МФЦ, ПФР или через Госуслуги.

Что изменилось в правилах оформления в 2026 году?

Ниже перечислены ключевые изменения, которые вступили в силу в 2026 году:

• Запись о приёме, увольнении и переводе должна вноситься полностью, даже если место в книге ограничено. Это правило касается как бумажной, так и электронной трудовой книжки;
• Для новых сотрудников обязательна электронная трудовая книжка. Бумажная книга остаётся только для тех, у кого она была до 2021 года.
• Возможность перехода на ЭТК для сотрудников, которые ранее имели бумажную книгу, осуществляется через портал Госуслуг и ФСТЗ.
• Указаны более чёткие требования к заполнению ьного листа и записи о совместительстве и вахтовом методе работы.

Как получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из ЭТК можно получить несколькими способами:

1. Через портал Госуслуг – в личном кабинете можно скачать PDF‑версию.
2. В МФЦ – запросить выписку в отделе кадров.
3. В Пенсионном фонде РФ – при оформлении пенсионных документов.
4. Через работодателя – он может предоставить копию записи.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли получить новую трудовую книжку через Госуслуги? – Да, через портал Госуслуги можно оформить новую электронную трудовую книжку, если у вас её нет.
• Что делать, если у меня нет бумажной трудовой книжки? – Работодатель оформит новую бумажную книгу, а затем вы можете перейти на электронную через Госуслуги.
• Нужны ли записи о совместительстве в трудовой книжке? – Да, они обязательны, но в отдельном разделе, если это предусмотрено законодательством.
• Как быстро получить выписку из ЭТК? – Обычно в течение 1–2 рабочих дней после запроса.

Оформление трудовой книжки – это важный процесс, который требует точного соблюдения всех правил и предоставления необходимых документов. В 2026 году правила стали более строгими: записи в книге должны вноситься полностью, электронная трудовая книжка обязательна для новых сотрудников, а бумажная книга сохраняется только для тех, кто имел её до 2021 года. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете быстро и без ошибок оформить трудовую книжку и вести её в актуальном виде.

Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров вашего работодателя или в службу поддержки на портале Госуслуг.