Оформление первой записи в трудовой книжке – один из самых ответственных этапов работы кадрового отдела․ Ошибки в этом документе могут привести к проблемам при последующей оплате труда, оформлении отпусков и другим кадровым процедурам․ В этой статье подробно разберём, что необходимо помнить при оформлении первой записи, какие требования предъявляет законодательство и как правильно оформить её в 2026 году․

Общие требования к первой записи

Согласно Трудовому кодексу РФ и Приказу Минтруда № 320н, при приёме сотрудника в филиал организации в его трудовую книжку вносится запись о приёме на работу от головной организации․ Фактически филиал не является работодателем, поэтому в графе 1 указывается полное наименование головной организации․

Порядковый номер записи

Нумерация записей в трудовой книжке должна быть сквозной․ При оформлении первой записи в книжке её номер ставится как 1․ При последующих записях (перевод, увольнение, переход на электронную форму и т․д․) номер увеличивается на 1․

Срок внесения записи

Работодатель обязан внести запись в трудовую книжку не позднее пяти рабочих дней с даты подписания приказа о приёме на работу․ Это требование установлено ТК РФ и закреплено в Приказе Минтруда № 320н․

Как правильно оформить запись

Ниже приведены основные элементы, которые должны быть заполнены в первой записи:

• Графа 1 – наименование организации‑работодателя (головной организации)․
• Графа 3 – сведения о полном и кратком наименовании организации, в которой будет осуществляться работа (если они отличаются от графы 1)․
• Графа 4 – дата и номер приказа о приёме, а также дата начала работы․
• Графа 5 – должность, тарифная ставка, форма занятости (полная, частичная)․
• Графа 6 – сведения о месте работы (филиал, отдел и т․д․)․

Пример оформления первой записи:

Графа 1: Общество с ограниченной ответственностью «ГлавныйКонтур»

Графа 3: ОАО «ГлавныйКонтур» (КГБ)

Графа 4: Приказ № 123 от г․

Графа 5: Специалист по кадрам, ставка 45 000 ₽, полная занятость

Графа 6: Филиал в г․ Москва, отдел кадров

Особенности при приёме одновременно с заявлением о переходе на электронную форму

Если сотрудник в день приёма одновременно подаёт заявление о переходе на электронную трудовую книжку, порядок заполнения остаётся тем же․ Сначала в бумажную книжку вносится запись о приёме (первая запись – номер 1)․ Затем, после получения подтверждения от работодателя, в электронную форму вносится вторая запись – переход на электронную форму․

Таким образом, в бумажной книжке первая запись имеет номер 1, а в электронной – будет отдельной записью с собственным номером․

Частые ошибки и как их избежать

1. Указание наименования филиала вместо головной организации․ В графе 1 необходимо всегда указывать название головной организации․
2. Пропуск сквозной нумерации․ При первой записи номер должен быть «1», даже если в книжке уже есть другие записи (например, из предыдущего места работы)․
3. Омиссивные сроки․ Запись должна быть сделана в течение пяти рабочих дней с даты подписания приказа․
4. Неправильное заполнение графа 3․ Если место работы отличается от организации‑работодателя, в графе 3 указываются оба наименования․

Практические рекомендации для кадровых специалистов

• Подготовьте образец записи заранее и храните его в шаблонах․
• Проверьте, что в приказе о приёме указаны все необходимые реквизиты (номер, дата, должность, ставка)․
• Убедитесь, что в графе 1 указана полная юридическая фирменная аббревиатура головной организации․
• Сохраните копию записи в электронном виде для контроля сроков внесения․
• При переходе сотрудника на электронную форму оформите отдельную запись с указанием даты перехода․

Первая запись в трудовой книжке – фундаментальный документ, который фиксирует начало трудовых отношений сотрудника․ Правильное оформление этой записи гарантирует соблюдение требований ТК РФ, упрощает дальнейшее ведение кадрового учёта и исключает риск ошибок при расчёте заработной платы и социальных выплатах․ Следуя описанным выше правилам, кадровые специалисты смогут без проблем оформить первую запись и избежать большинства типовых ошибок․