Дата актуальности информации: 21:16:24 ().

Нормативная база

Основные положения, регулирующие оформление подписей в трудовой книжке:

• Трудовой кодекс РФ – статьи 22.1, 22.2, 22.3 (положения о электронном документообороте не распространяются на трудовые книжки).
• Инструкция о порядке ведения и хранения трудовых книжек – пункт 2.2 (подпись первой страницы и печать организации).
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек – пункт 36 (повторное заверение записей подписью работодателя или ответственного лица и печатью).
• Правила ведения трудовых книжек – пункт 10 (подпись работодателя, ответственного лица и самого сотрудника).

Кто и где ставит подписи

Подписи ставятся в следующих местах трудовой книжки:

• ьный лист (первая страница) – подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (кадровик, бухгалтер, руководитель кадровой службы) и печать организации (при её наличии).
• Вкладыш к трудовой книжке – оформляется аналогично ьному листу.
• Записи о работе, наградах, поощрениях – каждая запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации.
• При увольнении – все записи о работе, наградах и поощрениях заверяются подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью.
• Выписка из трудовой книжки – каждая страница выписки должна быть подписана, пронумерована и проштампована; в выписке указываются ФИО ответственного лица и данные владельца трудовой книжки.

Подпись самого работника

Согласно пункту 10 Правил ведения трудовых книжек, сотрудник ставит свою подпись на ьном листе (или вкладыше) после ознакомления с внесенными записями. Эта подпись подтверждает, что работник:

• ознакомлен со всеми сведениями, внесенными в трудовую книжку;
• не имеет возражений против их достоверности;
• согласен с тем, что записи отражают его трудовую деятельность.

Возможность электронного оформления

Консультация эксперта от 2023 года указывает, что уведомление о непрохождении испытательного срока можно оформить в электронной форме и подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Однако:

• Положения статей 22.1‑22.3 ТК РФ, регулирующие электронный документооборот, не применяются к трудовым книжкам.
• Поэтому сама трудовая книжка остается обязательно бумажным документом, заверяемым собственноручной подписью и печатью.
• Электронная подпись может использоваться только для сопроводительных документов (приказы, выписки, уведомления), но не заменяет собственноручную подпись на самой трудовой книжке.

Пошаговая инструкция по заверению трудовой книжки

1. Подготовьте трудовую книжку и все необходимые приказы о приеме, переводе, наградах.
2. Внесите записи в соответствующие разделы (должность, период работы, характер работы).
3. Каждую запись заверьте подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печатью организации.
4. После внесения всех записей ознакомьте работника с содержимым трудовой книжки в его присутствии.
5. Попросите работника поставить свою подпись на ьном листе (или вкладыше) рядом с подписью ответственного лица.
6. Поставьте печать организации (кадровой службы) рядом с подписями.
7. При необходимости оформите выписку: каждую страницу пронумеруйте, подпишите ответственным лицом, поставьте печать, укажите ФИО ответственного и данные владельца.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли использовать фасимиле вместо собственноручной подписи? Нет, законодательство требует собственноручной подписи ответственного лица и работника.
• Нужна ли печать, если организация является ИП без печати? В случае отсутствия печати допускается заверение только подписью ответственного лица (ИП) и работника.
• Как быть с электронными трудовыми книжками? На сегодняшний день электронные трудовые книжки не заменяют бумажный вариант; они используются лишь для внутреннего учета.
• Можно ли подписать трудовую книжку дистанционно через ЭДО? Подпись самого документа должна быть собственноручной; электронный документооборот может применяться только к сопроводительным документам.

Подписи в трудовой книжке выполняют важную юридическую функцию: они подтверждают достоверность внесенных сведений, ознакомление работника с ними и легитимность записей. Соблюдение требований по подписанию ьного листа, записей, выписок и использования печати (или её отсутствия у ИП) обеспечивает защиту прав обеих сторон трудового отношения. Несмотря на развитие электронного подписания, трудовые книжки остаются преимущественно бумажным документом, заверяемым собственноручной подписью и печатью.