Одним из ключевых и часто вызывающих вопросы у кадровых специалистов является оформление подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Неправильное заверение записей может привести к признанию трудового стажа неучтенным. В данной статье разберем все нюансы на основе действующего законодательства.
Законодательная основа
Основными нормативными актами, регулирующими этот вопрос, являются:
- Трудовой кодекс РФ (часть 5 статьи 84.1).
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Постановлением Правительства РФ от № 622), в частности пункты 3, 15, 17, 21, 36.
- Инструкция по ведению трудовых книжек (п. 2.2).
Кто такой «ответственный за ведение трудовых книжек»?
Это сотрудник кадровой службы (или иное уполномоченное лицо), на которого в соответствии с приказом (распоряжением) работодателя возложены обязанности по:
- Ведению (заполнению) трудовых книжек и вкладышей к ним.
- Их хранению и учету.
- Выдаче работникам при приеме на работу и при увольнении.
Назначение такого ответственного является обязательным для работодателя.
Где и когда ставится подпись ответственного?
ьный лист (первая страница) трудовой книжки
Это самый дискуссионный момент, особенно с введением новых бланков образца 2021 года.
- По старым бланкам (до 2021 г.): на ьном листе была отдельная строка «Подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки». Подпись ставилась после заполнения всех сведений о работнике (ФИО, дата рождения, образование и т.д.) и перед первой записью о работе.
- По новым бланкам (с ): строки для отдельной подписи ответственного на ьном листе нет. Вместо этого в разделе «Сведения о работнике» есть графа «Подпись работника». Согласно официальным разъяснениям, на новом бланке не требуется отдельная подпись ответственного за ведение на ьном листе; Его функции выполняются подписью в записях об увольнении и печатью.
Записи об увольнении (основное место применения)
Это самое важное и обязательное условие. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя (в первую очередь — запись об увольнении), обязательно заверяются:
- Подписью работодателя (руководителя организации или уполномоченного лица) ИЛИ
- Подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
Запись делается без сокращений. Подпись ставится после текста записи. Подпись должна быть разборчивой и содержать фамилию и инициалы ответственного лица.
Вкладыши к трудовой книжке
Правила аналогичные. Каждая запись на вкладыше заверяется подписью ответственного за ведение (или работодателя) и печатью организации (при наличии).
Роль печати
Печать (печать кадровой службы) ставится рядом с подписью (после нее или под ней).
- При наличии печати — она обязательна для заверения записи об увольнении.
- При отсутствии печати (что законно, если в организации она не предусмотрена уставом) — достаточна только подпись ответственного лица или работодателя.
Как правильно оформить приказ о назначении ответственного?
Для назначения ответственного издается приказ (распоряжение) работодателя. Примерная структура:
- «Приказ (распоряжение)».
- Дата и номер.
- Заголовочная часть: «В целях организации ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек…».
- Распорядительная часть:
- Назначить [должность, ФИО] ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним в организации.
- Обязать [должность, ФИО] вносить все записи в трудовые книжки работников, заверять их своей подписью и печатью организации (при наличии).
- В период отсутствия (отпуск, болезнь) [должность, ФИО] обязанности ответственного возлагать на [должность, ФИО заместителя/исполняющего обязанности].
- Контроль за исполнением: возложить на [должность, ФИО руководителя, например, главного бухгалтера или директора].
- Подпись руководителя (директора, генерального директора) с расшифровкой (ФИО).
Типичные ошибки и спорные моменты
- Одинаковые подписи на ьном листе и в записях. На старых бланках подпись ответственного на ьном листе и подпись в записи об увольнении могут быть одинаковыми (одно и то же лицо). Это не ошибка.
- Подпись неразборчива. Подпись должна быть четкой, чтобы можно было идентифицировать лицо, ее поставившее.
- Сокращения в записях. Запрещены. Например, нельзя писать «Уволен по согл. ст. 84.1 ТК РФ». Нужно полное название основания увольнения.
- Забытая печать. Если печать в организации есть, ее отсутствие в заверенной записи может быть основанием для претензий.
- Подпись не того лица. Заверять записи может только назначенный ответственный или сам работодатель (руководитель). Другие сотрудники кадрового отдела, не назначенные приказом, не имеют права ставить такую подпись.
Практические рекомендации
- Убедитесь, какой бланк трудовой книжки используется. Это определяет необходимость подписи на ьном листе.
- Назначьте ответственного официальным приказом. Это защитит вас и работодателя.
- Все записи, особенно об увольнении, делайте без сокращений.
- Ставьте подпись ответственного (или работодателя) и печать (при наличии) на каждой записи, вносимой за период работы в вашей организации.
- Храните копию приказа о назначении ответственного в личном деле работника и в кадровом деле организации.
Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, — это не формальность, а юридически значимое действие, удостоверяющее достоверность сведений о трудовом стаже работника. Соблюдение простых правил:
- назначение ответственного приказом;
- заверение всех записей (особенно об увольнении) подписью и печатью (при наличии);
- использование правильного бланка и соответствующего ему оформления ьного листа;
позволит избежать проблем как для работника при оформлении пенсии или пособий, так и для работодателя при возможных проверках.
Статья составлена на основе анализа текстовых данных от . Для получения наиболее актуальной информации рекомендуется сверяться с действующими редакциями нормативных правовых актов.