Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить покупку бланков трудовых книжек (вкладышей) в системе 1С, от выбора поставщика до отражения операции в бухгалтерском и кадровом учете.

Правовые основы и терминология

Трудовая книжка – документ, фиксирующий трудовую историю работника. В России с 2022 года вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК), однако бумажные бланки (вкладыши) остаются обязательными для тех сотрудников, которые выбрали традиционный способ ведения.

• Трудовая книжка состоит из основной части (оформляется работодателем) и вкладышей – листов‑бланков, в которые вносятся записи.
• Покупка бланков относится к прочим расходам организации (пункт 20 «Прочие расходы» в Плане счетов).
• Согласно ТК РФ, каждый работник обязан оформить заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная/электронная).

Подготовительный этап

Сбор заявлений от сотрудников

1. Разослать всем сотрудникам форму заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.
2. Получить подписи и сформировать список сотрудников, которым нужны бумажные вкладыши.
3. Занести информацию в справочник «Сотрудники» в 1С (поле «Форма трудовой книжки»).

Определение потребности

Для расчёта количества бланков учитываем:

• Текущее количество сотрудников, использующих бумажные книжки.
• Среднее количество записей за год (примерно 2‑3 записи);
• Запас (10‑15 %) на случай потери или повреждения.

Выбор поставщика

При выборе поставщика следует проверить:

• Соответствие бланков требованиям ГОСТ Р 7.0.12‑2016.
• Наличие сертификата качества.
• Условия доставки и оплаты.

Оформление закупки в 1С

Создание заявки на закупку

1. Открыть «Закупки → Заявки на закупку».
2. Нажать «Создать» и заполнить реквизиты:
   • Контрагент – выбранный поставщик.
   • Дата – текущая дата.
   • Склад – склад, куда будет поступать товар (обычно «Склад канцелярских товаров»).
   • Товар – «Бланк трудовой книжки (вкладыш)», указать код номенклатуры.
   • Количество – рассчитанное в пункте 2.2.
   • Сумма – цена за единицу * количество.
3. Сохранить документ и отправить на согласование (если включено согласование в конфигурации).

Оформление договора и счета

После одобрения заявки оформляем договор в разделе «Документы → Договоры». В договоре указываем:

• Наименование товара.
• Объём поставки.
• Условия оплаты (обычно 30 дней).
• Сроки поставки.

Получив счет от поставщика, регистрируем его в 1С:

1. «Закупки → Поступление товаров и услуг» → «Создать».
2. Выбрать договор и добавить позицию «Бланк трудовой книжки».
3. Указать количество и цену, автоматически сформируется начисление НДС (если поставщик – плательщик НДС).
4. Провести документ – это отразит поступление товара на склад и сформирует бухгалтерскую запись.

Бухгалтерские проводки

При проведении Поступления товаров и услуг в бухгалтерском учете формируются следующие проводки (пример для 1С:Бухгалтерия):

Для учета в учете расходов используется субсчет 20 «Прочие расходы»:

Дт 20.01 «Прочие расходы» – Сумма без НДС
Кт 41 «Товары» – Сумма без НДС

Регистрация получения и распределение бланков

Приёмка на склад

1. В документе «Поступление товаров и услуг» нажать кнопку «Приёмка».
2. Указать фактическое количество полученных бланков.
3. При необходимости оформить акт приёма‑передачи (вкладка «Документы»).

Выдача бланков сотрудникам

Для выдачи бланков используется документ «Внутреннее перемещение» (или «Списание со склада» в случае, если бланк сразу передаётся в отдел кадров).

1. Открыть «Склад → Внутренние перемещения» → «Создать».
2. В качестве получателя указать «Отдел кадров» (или конкретного сотрудника, если используется отдельный склад «Книжки сотрудников»).
3. Указать количество и провести документ.

Регистрация в кадровом учете

В 1С:Зарплата и Управление Персоналом (или 1С:Бухгалтерия + модуль «Кадры») необходимо:

1. Открыть карточку сотрудника.
2. В разделе «Трудовая книжка» выбрать «Выдать бумажный вкладыш».
3. Указать дату выдачи, номер вкладыша (если нумеруются) и прикрепить скан‑копию заявления сотрудника.

Переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК)

Если часть сотрудников переходит на электронный формат, процесс покупки бланков меняется:

• Не требуется закупать бумажные вкладыши.
• В 1С необходимо включить модуль «Электронные трудовые книжки», настроить интеграцию с сервисом Госуслуги (или другим аккредитованным провайдером).
• Для каждого сотрудника в карточке указывается «ЭТК – активна», а в журнале кадров фиксируется дата активации.

Отчетность и контроль

Отчет «О наличии и движении бланков трудовых книжек»

В 1С создаётся пользовательский отчет (или используется готовый в конфигурации «Учёт бланков ТК»):

• Показатели: остаток на складе, выдано сотрудникам, списано (повреждено, утеряно).
• Фильтры: дата, подразделение, тип бланка.

Инвентаризация

Проводится раз в полугодие:

1. Сравнить фактическое наличие бланков с данными 1С.
2. Оформить документ «Инвентаризация» → «Списание недостачи» (если есть).
3. Сделать запись в бухгалтерском учете: Дт 20.01 «Прочие расходы», Кт 41 «Товары».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Как отразить в бухгалтерском учете затраты на покупку бланков?
   Затраты учитываются на субсчете 20.01 «Прочие расходы». При списании бланков (утрата, порча) – Дт 20.01, Кт 41.
2. Нужно ли начислять НДС при покупке бланков?
   Да, если поставщик является плательщиком НДС. НДС отражается в субсчете 68 «Расчеты по налогам и сборам».
3. Можно ли использовать один документ «Поступление товаров» для нескольких поставщиков?
   Нет. Каждый поставщик оформляется отдельным документом, чтобы правильно вести взаиморасчеты.
4. Как оформить утерянный бланк?
   Составить акт утери, оформить документ «Списание со склада» (Дт 20.01, Кт 41) и в карточке сотрудника отметить «Утеря бланка».
5. Что делать, если сотрудник хочет перейти с бумажной книжки на ЭТК?
   Получить от него заявление, в 1С изменить статус «ЭТК – активна», оформить возврат бумажного вкладыша (списание) и передать данные в сервис ЭТК.

Лучшие практики

• Регулярно обновляйте список сотрудников, выбирающих бумажный формат. Это избавит от излишних закупок.
• Ведите отдельный склад для бланков трудовых книжек. Это упрощает контроль и инвентаризацию.
• Автоматизируйте процесс создания заявлений. Используйте шаблоны в 1С:Документооборот.
• Контролируйте сроки годности печати. Некоторые поставщики предоставляют бланки с ограниченным сроком использования.
• Сохраняйте сканы всех актов приёма‑передачи. Это упрощает проверку в случае аудита.

Покупка и учёт бланков трудовых книжек в 1С – процесс, который требует внимательного планирования, правильного оформления документов и строгого контроля складских остатков. Следуя описанным шагам, вы сможете:

• Сократить издержки за счёт точного расчёта потребности.
• Обеспечить соответствие требованиям Трудового кодекса.
• Поддерживать чистый и проверяемый бухгалтерский и кадровый учёт.
• Бесшовно перейти к электронным трудовым книжкам, когда это будет необходимо.

Помните: правильная настройка справочников и автоматизация процессов в 1С – залог минимизации ошибок и экономии времени.

Статья актуальна на . Для получения более детальных инструкций с скриншотами рекомендуется обращаться к официальной документации 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата и Управление Персоналом.