Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональную деятельность работника. Правильное оформление последней записи имеет особое значение, поскольку от неё зависит корректность дальнейшего учёта стажа, возможность получения пенсии и другие социальные гарантии. Ниже представлен подробный руководство по заполнению последней страницы трудовой книжки в соответствии с действующим порядком их ведения и хранения (Порядок ведения трудовых книжек, утверждённый Приказом Минтруда России № … от …).

Когда требуется запись на последней странице?

• При увольнении сотрудника (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.).
• При переходе на электронную трудовую книжку – в бумажном варианте делается отметка о переходе.
• При завершении трудовой деятельности (выход на пенсию, инвалидность и т.п.).
• При изменении фамилии, имени, отчества – вносится запись о смене персональных данных.
• При заполнении всех свободных строк текущего листа и необходимости продолжения записи на следующем (вкладыше);

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок заполнения трудовой книжки:

1. Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – форма и ведение трудовой книжки.
2. Приказ Минтруда России от  № … «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек» (в редакции, действующей с ).
3. Федеральный закон № 27‑ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации» (в части электронной трудовой книжки).

Общие требования к оформлению записей

• Дата записывается арабскими цифрами: день и месяц – двузначными, год – четырёхзначными (например, ).
• Записи вносятся подряд, без оставления пустых строк между ними. Если строка оказалась незаполненной, следующая запись делается сразу после последней заполненной строки под новым порядковым номером.
• Исправлять пропущенные строки не нужно – просто продолжаем нумерацию.
• Все записи делаются черной или синей пастой, разборчивым почерком.
• На каждой странице трудовой книжки указывается порядковый номер листа (в правом верхнем углу).

Как оформить последнюю запись на бумажном носителе

Шаг 1. Подготовка листа

Если последняя запись расположена в самом низу страницы и места для новой записи недостаточно, необходимо:

1. Сделать ксерокопию следующей за ней пустой страницы (это будет подложкой для продолжения записи).
2. Вывести концы нитки на оборот последнего листа в блоке, опломбировать их.
3. Рядом с опломбированным местом сделать запись:

Пример записи:

Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью 12 листов (укажите точное количество).

Шаг 2. Внесение самой записи

Запись оформляется в соответствии с типом события:

• Увольнение по собственному желанию: Уволен по собственному желанию. Дата: . Подпись работника: __________. Подпись уполномоченного лица: __________. Печать организации.
• Увольнение по инициативе работодателя (прогул): Уволен за прогул (ст. 81 ТК РФ). Дата: . Подпись работника: __________. Подпись уполномоченного лица: __________. Печать организации.
• Переход на электронную трудовую книжку: Перешел на электронную трудовую книжку. Дата: . Подпись уполномоченного лица: __________. Печать организации.
• Завершение трудовой деятельности (выход на пенсию): Уволен в связи с выходом на пенсию. Дата: . Подпись работника: __________. Подпись уполномоченного лица: __________. Печать организации.
• Текущая работа (запись «работает по настоящее время»): Работает по настоящее время в должности __________. ФИО уполномоченного лица: __________. Подпись: __________. Дата заверения: . Печать организации.

Шаг 3. Подпись и печать

После текста записи ставятся:

• Подпись работника (если требуется – например, при увольнении по собственному желанию).
• Подпись уполномоченного лица отдела кадров или руководителя.
• Дата заверения (день, месяц, год).
• Отпечаток печати организации (круглая печать с наименованием предприятия).

Особенности оформления при переходе на электронную трудовую книжку

С в России действует возможность выбора между бумажной и электронной формой трудовой книжки (ст. 66, 66.1 ТК РФ). При выборе электронного варианта:

1. Сотрудник подаёт письменное заявление в бухгалтерию или отдел кадров.
2. В день подачи заявления работнику выдаётся бумажная трудовая книжка.
3. В книжке делается специальная запись о переходе на электронный формат (см. пример выше).
4. Оригинал бумажной книжки остаётся у работника, а электронный ведётся в единой информационной системе ПФР.

Что делать, если трудовая книжка заполнена полностью?

Когда все страницы текущего экземпляра заполнены, трудовая книжка дополняется вкладышем по тому же порядку, что и основная книга:

• На первой странице вкладыша указывается: «Вкладыш к трудовой книжке № _____».
• Далее продолжается нумерация строк и записей.
• После заполнения вкладыша он остаётся в отделе кадров компании‑работодателя.
• При необходимости (изменение фамилии, переход на электронный формат и т.д.) вкладыш актуализируется.

Частые ошибки и как их избежать

Пример полной последней записи (увольнение по собственному желанию)

№ 45
 Уволен по собственному желанию.
 Подпись работника: ______________________
 Подпись уполномоченного лица: ______________________
 Печать организации: [круглая печать]

Правильное оформление последней записи в трудовой книжке – залог законности трудового стажа и защиты прав работника. Соблюдение установленных норм (формат даты, последовательность записей, наличие подписей и печатей, опломбирование ниток при необходимости) позволяет избежать споров при обращении в Пенсионный фонд, суде или при трудоустройстве на новое место.

Следуя рекомендациям, изложенным выше, вы сможете безошибочно заполнить последнюю страницу трудовой книжки как в бумажном, так и в электронном варианте, а также грамотно оформить переход между форматами в соответствии с изменениями законодательства 2026 года.